mercredi 10 décembre 2008

REFLEX un nouvel outil très intéressant pour nos projets de GS

Lexum / Canlii vient d'annoncer la mise en ligne de son nouvel outil REFLEX qui permet de faire la conversion de vos documents juridiques (.doc > .htm) en y ajoutant des liens sur les décisions dans Canlli lorsque le système en question y reconnaît les références. Ce qui permettra donc d'enrichir vos documents avec une valeur ajoutée qui pourrait être fort appréciée. L'utilisateur, une fois ce nouveau document ajouté dans votre système, pourra facilement naviguer dans vos documents vers les décisions citées...En plus, Lexum propose une version pouvant s'intégrer à votre architecture (je devrais en savoir plus sous peu).

Reste la question de la sécurité bien entendu pour nos documents juridiques internes. On peut lire à ce sujet sur le site du projet:

Mis à part le nom des fichiers, LexUM s’engage à ne conserver aucune donnée issue des documents ou des textes soumis par les utilisateurs, qu’elle soit à caractère personnelle ou non, une fois que le traitement du document ou du texte est terminé. Si pour une raison technique, un document ou un texte ne serait pas supprimé immédiatement après son traitement, toutes traces du passage des documents dans nos systèmes informatiques ou autres est détruite dans un délai maximal de 24 heures.

mercredi 26 novembre 2008

Nouveauté sur le CAIJ

Les Développements récents maintenant en ligne et sans frais !
Le CAIJ innove en rendant maintenant accessibles en ligne et sans frais sur son site Internet les Développements récents du Barreau du Québec. Cet ajout confirme le rôle du CAIJ de favoriser l’accès à l’information juridique pour tous les membres de la profession au Québec. En effet, le partenariat entre le Barreau du Québec et le CAIJ vous permet de consulter les textes intégraux des Développements récents à partir des outils de recherche développés par le CAIJ
...

http://www.caij.qc.ca/doctrine/index.html

lundi 29 septembre 2008

Un premier pas vers le 2.0 avec JD Supra

On connaissait déjà les sites généraux spécialisés dans l'archivage des documents électroniques, tel que Humyo, Scribd, ou encore le site français oboulo.

Un site américain JD Supra, complètement gratuit, propose maintenant aux juristes un équivalent uniquement spécialisé dans la publication de leurs propres documents de nature juridique pour mieux se faire connaître (procédures, doctrine, formulaires). Le service en question permet d'y ajouter son profil d'expertise et d'obtenir ainsi de la visibilité par le biais de ce profil et des écrits de l'auteur. Le site propose une certaine catégorisation de l'information qui représente les grands domaines du droit américain, et qui permet par le fait même, de rechercher des profils ou des documents en sélectionnant parmi un ou plusieurs de ces domaines.

C'est un début intéressant de web 2.0 dans le monde juridique et qui pourrait permettre aussi dans quelques années d'offrir, à mon avis, une plateforme de collaboration entre petites firmes qui n'ont pas les ressources des grands cabinets. À quand une initiative canadienne de la sorte?

samedi 20 septembre 2008

Sharepoint et la gestion du savoir...

Je n'aime pas traiter directement des technologies dans mes billets, mais parfois il semble qu'il y a des mouvances qui abaissent la vigilance des différents professionnels oeuvrant dans ce domaine. Pour dire les choses comme elles sont, ces professionnels prétendent souvent ne plus s'y bien se retrouver dans les nouvelles technologies, et ce faisant, le terrain est libre pour se faire imposer des choix douteux.

Plusieurs intervenants du milieu m'informent aujourd'hui de l'intention de leur département informatique de migrer leur projet vers Sharepoint mis en marché par Microsoft.

À ce jour, je n'ai pas encore eu la chance de découvrir un projet bien abouti avec cette technologie mais quelques projets semblent être dans un mode de démarrage ou transition.

Pour avoir fait un peu le tour de la question, m'être documenté récemment, et avoir joué avec la dernière version de ce système, je n'ai pas très bien compris la relation qu'il pouvait y avoir entre Sharepoint et la gestion du savoir. En fait, Sharepoint m'est apparu davantage comme un système pouvant faire tout et n'importe quoi, s'adressant à tous les besoins de l'organisation à la fois. La solution enfin totale...cela fait du bon marketing...

Après avoir discuté de ce sujet avec des techniciens, cela dit avec respect, je réalise que le fait qu'un système prétend proposer une "intégration" dans un environnement Microsoft semble créer un vif intérêt de la part de nos départements informatiques.

Toutefois, c'est toujours lorsque l'on entre dans les détails que l'on déchante. À quoi veut-on s'intégrer au juste? Exemple, Sharepoint permet d'accéder au calendrier Outlook à partir de son interface! ...On peut travailler simultanément plusieurs personnes à la fois sur un même document. Je n'a pas eu l'occasion d'avoir un client me demander ces genres d'option, en fait je soupçonne surtout qu'on invente des besoins.

Pour aller droit au point, Sharepoint ne m'a pas semblé être un système assez spécialisé pour répondre au besoin d'un projet de gestion du savoir et j'y ai analysé, au mieux, un système de gestion documentaire offrant des possibilités plutôt limitées. Mais il semblerait que lorsqu'un produit est connu, tous ont tendance à présumer qu'il est bon, mais peut-il vraiment être bon dans tout? Je ne suis pas certain que Microsoft ce soit déjà démarqué dans la mise en marché d'outils spécialisés. Évidemment, les systèmes spécialisés sont nécessairement moins connus et perçus par le département informatique comme étant "exotique"(c'est vraiment le mot qu'un collègue de la TI a utilisé pour exprimer sa méfiance envers un produit spécialisé...).

Bien sûr, on prétendra ensuite, qu'il est possible de faire développer Sharepoint pour qu'il puisse répondre à vos besoins de GS. Mais attention, ne vous fier pas sur le fait qu'il est "possible" de faire développer et adapter le système en question. En technologie, tout est "possible" avec temps et ressources...(on peut aussi aller sur la lune). Il faut être en mesure d'évaluer les efforts et les investissements pour atteindre la destination souhaitée, pas facile mais absolument nécessaire lorsqu'un nouveau système, à la base, ne répond pas à vos besoins.

Il faut éviter de faire de votre projet un projet informatique plutôt qu'un projet de gestion des connaissances. Il faut s'assurer que les ressources resteront essentiellement allouées pour répondre à vos besoins en GS, plutôt qu'aux besoins des consultants qu'il vous faudra pour mettre le tout en place...Un petit tour des différentes expériences dans ce domaine démontrent rapidement que ce risque est loin d'être théorique.

Ce pas d'être réfractaire aux changements que de vouloir rester responsable de ses propres outils qui font notre spécialité...

Lire aussi sur le même sujet:


dimanche 14 septembre 2008

Lexum annonce la version beta de son CCQ annoté

En juin dernier, l'équipe de Lexum annonçait la sortie de la version beta de son Code civil du Québec annoté. Le service en question contient déjà à ce jour 3365 annotations... Le principe est vraiment bien, et on entre ici définitivement dans le web 2.0.

Pour l'instant et selon ma compréhension, un utilisateur ne pourrait proposer l'ajout d'une nouvelle décision à un article du code, mais il pourrait soumettre un résumé ou un extrait pertinent d'une décision, le tout sujet à approbation par l'équipe. Ce service est mise en ligne via leur plate-forme LexActo.

C'est prometteur, il n'y a rien à dire de plus, le système est en soi ultra simple à utiliser. Tant qu'à effectuer une recherche sur un article du code, pourquoi ne pas collaborer?

vendredi 20 juin 2008

Index SOQUIJ maintenant disponible dans TOPO

Voici une nouvelle intéressante parue sur le site du CAIJ en mai dernier:

"Grâce à une collaboration avec SOQUIJ, le CAIJ ajoute l’option «Mots-clés SOQUIJ» à l’outil de recherche de TOPO. Sensiblement similaire à l’index de BIBLIO, l’accès est toutefois différent puisqu’il se fait par le biais d’une arborescence alphabétique."

http://topo.caij.qc.ca

Ca vaut vraiment la peine d'aller regarder ce service qui était déjà impressionnant, vous avez une idée de la somme de travail...

Vraiment bravo!

samedi 14 juin 2008

La Bibliothèque National du Québec

Bibliothèque et Archives nationales du Québec annonce la mise en ligne de son service permettant de rechercher simultanément dans divers catalogues des bibliothèques du Québec:

http://cbq.banq.qc.ca

samedi 31 mai 2008

Stimuler la contribution documentaire

Voici en vrac quelques idées pour bâtir un corpus documentaire intéressant provenant de vos juristes ou employés:

Comme vous le savez, le problème au départ d'un projet du gestion du savoir est le fait que cela prend quelques mois, voir quelques années, avant d'avoir une base documentaire intéressante à offrir en consultation. Évidemment, si votre projet contient peu de chose, il suscitera aussi peu d'intérêt et les gens ne penseront pas à verser leurs documents d'intérêt.

Si le message de la gestion est clair et que tout le monde collabore naturellement, cela serait l'idéal....mais il y a bien des chances que les plus jeunes aient tendance à hésiter et les séniors, moins enclins à s'intéresser à ce type de projet, oublient simplement... Par où commencer?

-Nous proposions dans un autre billet, de lier l'évaluation d'un employé à sa contribution au projet;

Des façons détournées ou idées pour effectuer du contrôle de qualité:

-Une personne pourrait être responsable de vérifier les dossiers à leur fermeture, pour s'assurer qu'ils ne contiennent pas des documents d'intérêt pour la gestion du savoir, avant leur archivage;

- Une personne du projet pourrait assister aux réunions d'équipe pour s'assurer que rien d'important n'échappe au projet;

- Certains juristes ont probablement constitués leurs propres répertoires de documents d'intérêt;

- Pourquoi ne pas instituer un prix annuel aux contributeurs méritants;

- Afficher dans l'interface du projet: le contributeur du mois!

- Ajouter aux tâches des assistant(e)s, le rôle de transférer certains types de document (ex: tous les assistant(e)s des avocats seniors doivent transférer les opinions et procédures rédigés;

-Une recherche comportant le "nom de votre firme" ou "organisation" dans www.Canlii.org , suivi d'un tri sur date (pour consulter les plus récentes décisions), vous permettrait de connaître les nouvelles décisions rendues dans un de vos dossiers. Et donc, vous pourriez demander les procédures déposés à l'avocat ayant plaidé (figurant au bas de la décision).



Évidemment, s'il y a moyen d'obtenir la procédure avant son dépôt à la cour où le jour de l'audition, c'est encore mieux. L'idée est de trouver une façon d'être informé, et tant mieux s'il y a un moyen interne (ex: un tableau des auditions). Mais parfois, en raison de la taille de l'organisation, ce n'est pas si évident.

- Tenter d'inculquer la notion suivante à vos utilisateurs: à la réception d'un nouveau dossier, une bonne pratique imposerait de prendre 5 minutes, avant de débuter toute rédaction, pour vérifier s'il n'y aurait pas des antécédents dans le projet de gestion du savoir concernant le sujet relatif à ce dossier. Si rien n'est trouvé, c'est que cette rédaction à venir devrait faire l'objet d'une contribution au projet.

mercredi 21 mai 2008

Formation au sujet de la gestion du savoir à Québec

J'assistais la semaine dernière à une formation au sujet de la gestion du savoir à Québec. Ce que j'ai trouvé intéressant, et ce qui est ressorti à quelques reprises, est l'écart devenu important entre les capacités technologiques d'aujourd'hui et les capacités d'utilisation d'un usager régulier.

Je me faisais la réflexion suivante, ces dernières années il y a eu nettement plus de ressources et d'énergie investit à améliorer les technologies, qu'à assister l'utilisateur à maîtriser ces mêmes technologies. Il n'est pas simple défi de rapprocher ces deux mondes...

Dans mon dernier billet, je parlais de la complexité technique à mettre en place ce type de projet. Je cite ici un passage pertinent d'un document datant de 1996 malheureusement (je suis à la recherche de données à jour à ce sujet):

Une récente étude portant sur 8 380 projets menés dans des administrations gouvernementales et dans des entreprises privées aux états-Unis a révélé que 31 p. 100 des projets de technologie de l'information étaient abandonnés en cours d'exécution et que les coûts de 53 p. 100 de ceux qui étaient menés à terme dépassaient en moyenne de 189 p. 100 les estimations originales et incluaient en moyenne seulement 42 p. 100 des caractéristiques et des fonctions proposées au départ. Seulement 9 p. 100 des projets étaient terminés à temps et respectaient les plafonds budgétaires.
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/efm1_f.asp#int

Un des facteurs clés à la réussite sera de s'assurer que le gestionnaire de projet, a une excellente connaissance des besoins opérationnels, mais aussi des capacités technologies dans les détails le plus possible. Les bons choix de départ, en ce qui concerne les technologies, ne sont pas des questions purement "techniques". À mon avis, ll n'y a peu de questions quoi soient purement techniques, et le gestionnaire du projet devrait lui-même maîtriser ces aspects.

La technologie n'est et ne sera que le véhicule, mais comment se rendre à destination si celle-ci n'est pas adaptée?

Encore trop de gestionnaires de projet délèguent complètement cette partie sous prétexte de ne rien comprendre en technologie. D'ailleurs, il y a quelques mois, j'ai lu un article à ce sujet dans le journal des affaires comme quoi la technologie intéressait peu sinon pas la gestion. Et pourtant...

lundi 19 mai 2008

Gérer les informations...

Un projet de gestion des connaissances pour une grande firme ou une grande organisation, comportera deux défis de taille à mon avis:

1) Déterminer pour qui ( individu, groupe ou l'ensemble) une nouvelle information, ou un document, risque d'être pertinent avant publication;

2) Planifier à l'avance la désuétude des informations;

Concernant le premier point, bien évidemment, ce défi se pose particulièrement lorsqu'on s'attend à gérer une masse importante d'information pour une clientèle aussi importante et diversifiée. L'objectif ultime ici, est de ne pas "noyer" un employé d'informations qui ne pourraient d'aucune façon être pertinente à sa pratique. Pour cela, il faudra posséder dans son équipe de gestion des connaissances, une personne ou des personnes, qui ont une compréhension globale des activités de l'entreprise. À mon avis, la meilleur façon de figurer ce point est d'avoir à l'esprit la théorie des ensembles, la portion du centre étant la zone des informations qui seront partagées à tous.

Évidemment, au départ d'un projet semblable, tous étant portés naturellement à vouloir tout partager, ce qui est simple. Mais avec le temps et l'alourdissement de la base, en terme de contenu, il est fort à parier qu'un constat s'impose. Celui de mieux gérer l'information en vue de présenter uniquement l'information pertinente aux besoins d'un utilisateur et son équipe. La gestion des connaissances, ayant comme objectif de rendre l'employé plus efficace, un projet mal géré pourrait facilement atteindre le résultat inverse si l'utilisateur devait chercher trop longtemps pour s'y retrouver. Et c'est là qu'une réelle stratégie de gestion des connaissances pourra s'avérer rentable.

Dès lors que l'on fait le constat qu'il y a trop d'informations non pertinentes, il est difficile de changer les règles de base en cours de route, et faire marche arrière pour ré-analyser ce qui à été fait par le passé. Bref, si l'on sait à l'avance que le projet contiendra un volume important d'informations, peut être aussi bien mettre en place des règles de partage dès le départ, ce qui nous évitera des ennuis plus tard.

Plusieurs systèmes informatiques, proposent d'indexer divers sources d'informations, pour rendre "cherchable" en plein texte ces informations (courriel, ordinateur personnel...). C'est séduisant, et cela semble une alternative économique, mais il faut savoir qu'indexer les informations (en plein texte), n'équivaudra pas à faire un projet de gestion des connaissances. Ce type de technologie atteindra rapidement ces limites même si elle peut techniquement indexer des millions de documents. Il faudra surtout s'assurer que notre technologie soit puissante pour "gérer" facilement les informations tant individuellement qu'en lot.

Aussi, il faudra parfois tenir compte de la localisation de l'utilisateur dans notre gestion de l'information. Par exemple. les règles de droit sont parfois fort différentes d'un système judiciaire à l'autre. Faire ce choix de gérer les informations, n'excluera pas nécessairement le fait que l'on puisse offrir à l'utilisateur une option pour lui permettre de rechercher aussi partout dans le projet.

Pour ce qui concerne le deuxième point, inutile de dire qu'il est plus simple d'ajouter des informations dans une base, que d'en retirer. Pourtant, il faudra à notre avis planifier ce retrait. On sait déjà que le cycle de vie pour la conservation d'un dossier ne répond pas au même exigence qu'en ce qui a trait à la gestion des connaissances.

Pourquoi ne pas attribuer préalablement et d'une façon approximative une durée de vie à un type d'information? Exemple, on pourrait attacher par défaut une durée de vie de 5 ans pour tout type d'opinion ou recherche ajoutée dans le système. Le système pourrait, à l'expiration de ce délai, demander automatiquement à l'auteur de revalider le contenu de son opinion. D'ailleurs, qui sera mieux placé que l'auteur pour pouvoir effectuer cette validation? On pourrait imaginer un mécanisme qui ferait en sorte que le système demanderait une fois par année à un auteur de revalider ces documents qui sont arrivés à échéance. Mais peu de système actuellement on prévu de tel mécanisme, il faudra probablement passé par une personnalisation de son outils pour se faire.

Pourquoi aussi ne pas attribuer préalablement une durée de vie relative à un sujet juridique de classement ou thésaurus? Sachant que certains sujets sont plus stables que d'autres, on pourrait on pourrait y attacher un délai pour forcer une révision de ce qui a été classé sous ce sujet. À ce propos voici un extrait intéressant tiré de l'article "Managing Codified Knowledge" par l'auteur Michael H. Zack:

"Repository lifecycle. Knowledge repositories have a lifecycle that must be managed. Once created, they tend to grow, reaching a point where they begin to collapse under their own weight, requiring major reorganization(32). Their rejuvenation requires deleting obsolete content, archiving less active but potentially useful content, and reorganizing what is left. Content or topic areas may become fragmented or redundant. Reorganizing requires eliminating those redundancies, combining similar contributions, generalizing content for easier reapplication, and restructuring categories as needed. Successful knowledge management organizations proactively manage and reorganize their repositories as an ongoing activity rather than waiting for decline to set in before acting.

Composite applications. Complex knowledge management problems typically require multiple repositories segmented by degree of interactivity, volatility of content, or the structure of the knowledge itself. Each repository may have a different set of processes and roles by which its content is created, refined and stored. Long-cycle knowledge may have a more formal review and approval process, while best practices may receive a more expedited editing, and discussion databases for rapid exchange may have no review process other than after-the-fact monitoring by a forum moderator. Further, use of knowledge repositories typically causes knowledge creation and use to become separated in time and space. Therefore the knowledge must be continually evaluated to ensure that it applies to present context and circumstances. Repositories and their underlying management processes may, therefore, need to be segmented based on the volatility of their context as well as content. For example, the storage structures and processes for managing product knowledge in rapidly changing markets may differ significantly from managing that knowledge in stable markets. Segmenting these repositories and identifying any significant differences in their refinery processes is crucial for successful application, as is their integration to provide seamless access to their knowledge."


Lorsqu'il y a un tournant jurisprudentiel, il faudra prévoir également un mécanisme de révision. Par exemple, depuis la nouvelle décision Dunsmuir de la Cour Suprême, concernant la norme de contrôle dans un contrôle judiciaire, il faudra revoir nos documents internes qui traitent de cette notion (modèles, mémoires...). Pour ce faire, il faudra retrouver nos documents, de là l'importance de bien les classifier...

En terminant, à notre avis, il sera important aussi, lors d'un départ d'un employé pour la retraite ou autre, de revoir avec lui son corpus de documents et revalider ce qui mérite d'être conservé ou ce qui peut être manquant dans le système.

Voilà là encore quelques idées qui pourraient guider le démarrage d'un tel projet.

samedi 23 février 2008

Évaluation d'un employé

Pourquoi ne pas intégrer à l'évaluation d'un employé sa participation au projet de Gestion des connaissances? C'est là que les statistiques de votre système pourra vous fournir des informations utiles.

Voici des données qui pourront vous aider:

- Le nombre de consultation (ou connexion) fait par l'employé (l'employé commence-t-il un nouveau dossier par une consultation du travail existant?)

- Le nombre de contribution documentaire;

- Le nombre de participation (wiki, forum...s'il y a lieu...nous y reviendrons quant à leur réel succès);

- Le nombre de fois que le matériel soumis par cet employé a été consulté (donc potentiellement réutilisé ou utile) par des collègues de travail.

- Participation aux réunions d'équipe (présence)

MB

samedi 16 février 2008

Du nouveau pour le Portail THEMA » CAIJ

Je réalise à l'instant que le Portail THEMA du site du CAIJ a changé dernièrement. Dans sa version précédente, cette section semblait être une page html classique sans dynamisme. Maintenant son organisation de l'information et son contenu ont été basculé vers le même outil qui est utilisé pour le Portail TOPO du même site (Unicorn). L'uilisation de la même plateforme est une excellente idée puisque cela permet d'uniformiser l'interface pour la navigation et offrir en plus un moteur de recherche.

En plus d'organiser l'information par domaine de droit et offrir plusieurs rubliques intéressantes, vous trouverez sous les mentions 'Banque de données' des stratégies de recherche, pour vous guider dans l'utilisation des différents outils spécialisés (AZIMUT, DCL, CCH, LexisNexis, WestLaw...).

Un travail remarquable et inspirant.

Aussi, j'ai eu la chance la semaine dernière d'aller au LegalTech à New-York (dont la première journée était consacrée à la gestion des connaissances) et je tenterai de faire un petit billet sur ce que j'ai vu d'intéressant. Voici un spécial sur le Blog LegalTechNetwork concnernant cet événement:

http://www.legaltalknetwork.com/modules.php?name=News&file=article&sid=245

http://www.legaltalknetwork.com/modules.php?name=News&file=article&sid=246

MB!

mercredi 23 janvier 2008

petit mot rapide...

Juste un petit mot rapide pour vous dire que je viens de réaliser que les présentations électroniques ont été ajoutées au site de la 8ième conférence internationale internet pour le droit.

Plusieurs de ces présentations étaient très intéressantes pour notre domaine d'intérêt.

Aussi , à écouter : la présentation d'Isabelle Pilon concernant les services du CAIJ, fait dans le cadre de la conférence "Librairies Without Borders" tenue à Toronto récemment.

à bientôt