La gestion du savoir dans un contexte juridique

Test Google "kit du traducteur"

2010-05-24T12:21:00.000-07:00

J'avais aujourd'hui à préparer une traduction d'un document technique et j'en ai profité pour tester le module "kit du traducteur" de Google. Tout simplement incroyable pour un outil gratuit!

Le module en question vous permet de télécharger un document, ensuite vous propose automatiquement une traduction dans la langue désirée, puis phrase par phrase, vous offre de confirmer ou retoucher la traduction qu'il vous propose. Les deux documents (l'original et votre document de travail) sont affichés un à côté de l'autre, ce qui vous permet de construire votre traduction étape par étape.

Le module "kit du traducteur" offre également la possibilité de conserver vos documents de façon à pouvoir reprendre plus tard une traduction que vous n'auriez pu compléter.

Pour accéder à ce module, vous devez toutefois avoir un compte Google. Une fois connecté, sélectionner l'option "Plus" en haut à gauche >> traduction >> "kit du traducteur"...

Bonne traduction!!!

8 Nouvelles collections de décisions sur Canlii

2010-05-24T12:00:00.001-07:00

Pour en nommer que quelques unes:

-Québec:

Conseil des services essentiels

Commission de la santé et de la sécurité du travail

-Fédéral:

Cours Martiales (tribunaux militaires)

Commission des oppositions des marques de commerce

Association canadienne des courtiers de fonds mutuels

Pour en savoir plus:

http://www.canlii.org/fr/blog/index.php?/archives/43-Recents-ajouts-de-collections-sur-CanLII.html

...du nouveau sur le site du Ministère de la justice du Canada

2010-05-08T14:46:00.000-07:00

Deux nouveautés intéressantes sur le site du Ministère de la justice du Canada:

-Une codification officielle des lois à compter du 1^er juin 2009 [texte complet] est maintenant accessible en ligne (en version PDF bilingue côte-à-côte)

-l'accès aux modifications non en vigueur et aux dispositions connexes

http://laws.justice.gc.ca/fra

Nouveau moteur de recherche juridique Nomus

2010-04-23T17:54:00.000-07:00

www.nomus.ca ...

qui semble reprendre essentiellement le même contenu que Canlii mais avec certaines fonctions qui lui sont propres:

- Tri par niveau de Cour:

- Possibilité de mettre des décisions au panier (Notons toutefois que Concerto du CAIJ lui offre le multi-panier)

...

Malheureusement, il ne semble pas y avoir de la surbrillance dans les documents.

Recherche de doctrine!!! Enfin!

2010-04-17T07:23:00.000-07:00

Repérer des articles de périodiques dans le catalogue de bibliothèques du CAIJ

pour en savoir plus:

http://www.caij.qc.ca/pages/apropos/repererdesarticlesdeperiodiquesdanslecataloguede.aspx?lang=FR-CA

Recueil des décisions des Cours fédérales en ligne!

2010-04-09T16:01:00.000-07:00

Et oui, À l'adresse suivante: http://recueil.fja-cmf.gc.ca/fra/ et sous la section:

Recueil des décisions des Cours fédérales

...vous trouverez maintenant en ligne et gratuitement accessible les Recueil des décisions des Cours fédérales version bilingue! Pour ceux et celles qui pratiquent devant cette Cour, fini les photocopies page par page des Recueils papiers pour mettre la copie officielle dans votre cahier d'autorités. Vous pouvez maintenant accéder aux différents recueils en version PDF et n'imprimer que les pages de la décision que vous souhaitez citer.

Les Canadiens ont maintenant accès à un Portail linguistique

2009-10-10T18:39:00.001-07:00

Le 8 octobre 2009

Le gouvernement du Canada lance aujourd'hui le Portail linguistique du Canada, le premier site Web d'envergure nationale qui présente l'expertise canadienne dans le domaine de la langue...

http://www.noslangues-ourlanguages.gc.ca

Conférence importante cette semaine à Montréal

2009-09-12T12:33:00.000-07:00

Le 15 et 16 septembre 2009 à Hôtel Hyatt Regency:

GESTION DE L'INFORMATION ÉLECTRONIQUE AU SEIN DU SECTEUR PUBLIC

Codification administrative des lois fédérales en ligne

2009-08-27T19:24:00.000-07:00

Je viens de remarquer une nouveauté intéressante sur le site du Ministère de la justice du Canada. Les codifications administratives des lois fédérales sont maintenant disponibles en format PDF bilingue. Très utile pour dépôt à la Cour...

http://laws.justice.gc.ca/fr/BrowseTitle

Partir un Wiki

2009-07-20T15:01:00.001-07:00

Un truc simple pour partir un wiki dans une entreprise ou une organisation: Ne le partez pas vide, mettez-y un contenu de départ. Le gens seront davantage portés à collaborer en modifiant un contenu existant plutôt qu'être la première personne à risquer d'écrire un contenu nouveau.

Un "search entreprise" ou un "système de gestion du savoir"

2009-07-18T06:19:00.000-07:00

Il est difficile de s'y retrouver aujourd'hui face à l'offre du marché parce que toutes les compagnies prétendent qu'ils peuvent TOUT faire. Un exemple parmi tant d'autres en page d'accueil:

http://www.autonomy.com/

Mais une fois installé, ce n'est plus aussi simple... Il est important à mon avis de différencier deux grandes catégories d'outil:

-Les moteurs d'indexation: qui permettront d'indexer (pour permettre une recherche en plein texte) des contenus divers, situés dans divers locations et de divers formats (.doc, mail, .PPT, PDF...)> Ici le document électroniques est au centre de ce système; Lorsque commence un projet de gestion du savoir, on réalise rapidement qu'il faudra y greffer une base des données et c'est là qu'on commencera a discuter de programmation... Mais ne vous y trompez pas, la programmation d'une base de données spécialisée en gestion du savoir prendra plusieurs années en développement. En fait, la base de donnée spécialisée est plus importante que l'indexeur dans ce type de projet. Cette technologie permettra d'offrir un "Search enterprise" (une page de recherche) mais difficilement à mon avis, "un outil de gestion du savoir" permettant de "gérer" votre information.

Lire aussi ce billet et la suite concernant les moteurs d'indexation.

-Un outil de gestion du savoir: Est d'abord un système qui permet de gérer des informations, que ce soit des documents électronique ou autres. Ici, la gestion de votre information via une base de données spécialisée, est au coeur de ce système. C'est selon nous, ce qu'un gestionnaire du savoir a besoin pour offrir un service de "gestion du savoir" dans une entreprise ou une organisation. Cet outil est souvent proposé avec un indexeur pour permettre aussi la recherche plein texte dans le documents électronique qui seront archivés au système. Cet outil permettra facilement de créer des fiches ou notices sans nécessairement y archiver des documents électroniques (Les formations à venir, les profils experts, les nouvelles, les nouvelles publications...). Également, cet outil devra permettre la création d'une fiche ou notice, et y archiver plusieurs documents électroniques dans la même fiche. L'information et son classement (descripteur, thésaurus...) est au coeur de ce système et non le document lui-même.

Cet outil doit vous offrir toute la puissance et la souplesse, pour travailler et modifier en lot des informations. Les contextes changent, évoluent et votre outil doit permettre de faire refléter cette réalité. Ce n'est pas qu'au moment de la saisie initiale d'un document dans le système que l'on connaîtra parfaitement son classement ou l'informations a y ajouter. Il faut être en mesure de facilement revenir en arrière sur des lots d'information sans devoir passer par le département informatique.

Aussi, souvent les indexeurs prétendent être en mesure de générer automatiquement une taxonomie...Ce que j'ai pu voir comme résultat m'a laissé un peu perplexe...Je suis curieux, y a t-il des personnes qui ont réussi a obtenir un résultat satisfaisant avec cette composante? Mon point est le suivant, ne perdez du temps et une belle occasion d'impliquer vos experts pour créer une ou plusieurs taxonomies. Si vous décidé de créer une taxonomie, cette étape est importante pour impliquer vos clients et faire en sorte qu'ils sentent que c'est aussi leur projet...Dans un projet collaboratif, il ne faudrait pas oublier d'impliquer "les personnes" à qui s'adressera votre service.

Un Search enterprise ou un système de gestion du savoir? Encore une fois, ça dépendra de vos besoins. Partager et mettre vos documents importants dans un répertoire, puis les indexer pour permettre une recherche plein texte, est un projet simple mais qui offrira aussi un résultat limité (Search enterprise). Gérer et maîtriser votre information, dans le cadre d'un projet de gestion du savoir, est plus complexe à mettre en place mais offrira des avantages et possibilités d'avenir tout autre (système de gestion du savoir).

Quelques critères de sélection d'un outil de gestion du savoir:

-Multi thesaurus

-Multilingue

-Multi-contextes ou Multi-projet

-Gestion Électronique des documents (GED) et Gestion des emprunts

+composantes 2.0 (wiki, Blog...)

Faites vos recherches à partir de votre mobile!

2009-04-22T17:03:00.000-07:00

Nouveauté du CAIJ, on peut lire sur leur site:

Les avocats et avocates pourront désormais utiliser les outils de recherche JuriBistroMD à partir de leur mobile. Le CAIJmobile permet de rechercher la législation, la jurisprudence et la doctrine avec CONCERTO ainsi que de repérer et faire livrer un document avec le catalogue BIBLIO. De plus, la version mobile donne accès aux Développements récents et autres publications du Barreau, aux actualités législatives et aux formations par sujet de droit dans THEMA, de même qu'à la foire aux questions juridiques de TOPO.

Avec votre mobile accéder à cette adresse:

http://m.caij.qc.ca/

Deux jours au Leg@l.IT 3.0 à Montréal

2009-04-21T17:29:00.000-07:00

Deux journées intéressantes. Je retiens que Lexum et le CAIJ cette année désire maintenant offrir leur expertise aux secteurs privés et publiques. Effectivement, les deux entités ont développé une expertise incroyable ces dernières années chacun dans leur domaine respectif.

Le CAIJ propose un partenariat technologique pour vous permettre de créer votre propre catalogue de bibliothèque en ligne en utilisant leur technologie mais surtout en vous offrant la possibilité de dupliquer leurs notices afin de vous faire épargner la saisie des ouvrages que vous avez achetés. Deux potentiels ici d'économie très important lorsque le sait combien coûte l'acquisition d'une telle technologies mais aussi les coûts non négligeables pour saisir un à un les ouvrages pour la mise à jour de votre catalogue....Effectivement, pourquoi ne pas réutiliser la notice créée par le CAIJ pour un ouvrage récemment achetée et bénéficier par le fait même de l'expertise de cette équipe?

voir cette notice à titre d'exemple:

Ce qui n'a pas été dit mais qui serait techniquement possible aussi (mais je ne veux surtout pas parler pour le CAIJ...) puisque leur système permet de communiquer dans la norme z3950, est d'obtenir seulement une entente pour dupliquer leurs notices selon vos besoins, tout en conservant sa propre technologie. Effectivement, normalement les systèmes de catalogage peuvent communiquer dans cette norme et possède la plupart du temps une fonction "dupliquer la notice". Le libraire n'aurait pas à changer nécessairement de technologie mais pourrait tout de même regarder pour réduire les coûts. Notez qu'il existe bien d'autres catalogues accessible en z3950 et cela gratuitement.

Voici un exemple pour une autre technologie similaire:

1) questionner une catalogue compatible à la norme Z3950:

2) Puis dupliquer une notice pour son propre catalogue:

...et on saisie encore des notices à la main? Il serait plutôt logique à mon avis de faire des ententes et laisser les experts s'en occuper...

La luminosité de l'écran...

2009-04-20T14:47:00.000-07:00

J'étais aujourd'hui au Leg@l.IT 3.0 et revenait une discussion sur la difficulté de lire à l'écran en comparaison avec la lecture sur papier.

C'est un détail un peu insignifiant mais qu'on ne dit jamais. Par défaut, la luminosité d'un écran est telle, qu'il est effectivement difficile pour les yeux d'y lire un texte sur une longue période de temps. Pourquoi ne pas tout simplement ajuster le contrôle "Brithness" à la baisse...véritablement cela fait une différence.

voir aussi:

http://gestiondusavoir.blogspot.com/2007/04/un-virage-90-degrs.html

La gestion d'un projet informatique, quelques conseils

2009-03-07T06:54:00.000-08:00

Je viens à l'instant de lire Petit guide de conception des plateformes juridiques en ligne — Recommandations en matière d’ergonomie, conception graphique et mise en page à destination des concepteurs de plateformes et bases de données juridiques en ligne , billet fort intéressant et qui me donne envie d'élaborer aussi un peu sur le même sujet suivant mes expériences:

1) Le développement ou l'achat d'un produit:

Un développement pure vous laissera seul à faire évoluer et tester votre produit. Cette charge, si votre produit est moindrement complexe, sera extrêmement lourde et onéreuse. Partez de la prémisse que, règle générale, on sous-estime la complexité d'un projet informatique. S'il existe un produit sur le marché, privilégier son achat plutôt qu'un développement complet de système.

Il faut d'abord prendre le temps d'analyser les outils disponibles sur le marché ainsi que leurs réalisations concrètes si possible. Il y a toujours de nombreux nouveaux outils venant avec la promesse qu'ils savent tout faire...Faites attention aux grands noms du monde informatique, vous croyez prendre moins de risques parce que vous choisissez un grand nom...pas si certain, nous en rediscuterons ultérieurement. Préférez le service, la compétence et la disponibilité d'une entreprise que les promesses d'un grand nom connu sur le marché. À mon avis, plus souvent autrement, les grands noms imposent et changent de main ce sur quoi vous n'aurez aucun contrôle (et ce qui ne sera pas sans impact sur votre projet). Lorsque vous étudiez les systèmes, demandez de voir les choses fonctionner dans l'action auprès du représentant. Si l'on se fie aux vendeurs, aux présentations Powerpoint ou aux documents promotionnels, aujourd'hui tous les systèmes peuvent tout faire...Toutefois, lors de la mise en oeuvre, il pourrait en être autrement...

Assurez-vous de choisir un produit qui minimise le besoin de développement ou de personnalisation. Ensuite, planifiez méthodiquement vos travaux pour que le système puisse coller à vos besoins, ce n'est plus à l'étape de programmation ou personnalisation qu'il est temps de faire des modifications ou ajouts à vos plans initiaux.

Aussi, trop ajouter de développement à un produit commercial entraînera aussi des risques de compatibilité avec les versions ultérieures. Bref il faut, dans la mesure du possible, ne pas trop s'éloigner du produit initiale pour minimiser tous les risques de dérive.

Un autre point avant de faire son choix , il faut bien faire la différence entre "une plate forme de développement" et un produit prêt à l'emploi, sans quoi, des petites surprises peuvent vous attendre.

Faites vos choix en fonction de vos ressources actuelles et futures, et assurez-vous que les dépenses seront proportionnelles aux bénéfices escomptés.

Pour la portion "développement", un projet de développement n'est pas chose simple et peu rapidement devenir un cauchemar, assurez-vous d'en avoir les qualifications pour ce type de gestion spécialisée.

2) Maîtriser les besoins de vos utilisateurs:

Bien sûr ça semble évident et facile à dire...Le gestionnaire du projet doit être celui qui connaît le mieux les utilisateurs. Avoir des groupes tests, est nécessaire en début de projet à mon avis. Aussi, il n'y a rien de plus révélateur que de donner la formation soi-même pour se rendre compte ce sur quoi les utilisateurs ont de la difficulté. En effet, être aussi responsable de donner la formation dans votre projet, vous apportera de précieuses informations au sujet du comportement de vos usagers et des idées pour les prochaines phases. Tout est dans les détails dans une interface bien conçue. Inutile de dire qu'il faut viser la simplicité.

Les aspects ergonomiques d'un projet de cette nature sont une science en soi. Un bouton à gauche plutôt qu'à droite peut faire toute la différence. Essayez de reprendre, dans la mesure du possible, les mêmes grands principes que l'on retrouve dans les autres outils que vos utilisateurs sont habitués d'utiliser (voir le billet cité plus haut). À mon avis, il faut un budget spécifique et faire affaire avec des spécialistes pour les aspects graphiques et ergonomiques de votre système.
Vous devez en savoir plus, vous même à l'interne, sur les besoins opérationnels de votre entreprise, que le consultant ou l'entreprise que vous aurez à embaucher pour vous aider dans la mise sur pied de votre projet...C'est vous qui devez gérer le projet. Les rôles de chacun dans l'équipe doivent être bien définis.

3) L'évolution de votre projet:

Améliorez votre système lentement et progressivement. Normalement, les utilisateurs sont assez frileux à l'annonce d'un nouveau système ou d'une nouvelle version d'un système. Lorsque je pense à un juriste, il a normalement autre chose à faire de son temps que de tenter de s'adapter aux technologies. Prenez l'exemple de l'évolution de Google, tout est pensé pour ne pas bouleverser les habitudes des usagers. Toutefois, l'évolution de ce service est tout à fait formidable en arrière plan.

Après avoir investie à former vos usagers, n'allez pas tout rechanger pour créer inutilement de la confusion. Une anecdote, il m'est arrivé de changer un peu la couleur de fond d'un projet web et de recevoir des plaintes comme quoi les gens ne s'y retrouvait plus...

Avoir une architecture de test similaire à l'architecture de production. Avec une équipe de test, tester tout, puis retester tout. Un bug est très mauvais vendeur, des plantages en production, vous ferons perdre des nuits de sommeil.

Adoptez vos changements un à la fois dans une période relativement tranquille pour votre système. Conservez un cahier des changements en production, ainsi que les versions antérieurs du système pour être en mesure de revenir rapidement en arrière en cas de problème.

Assurez-vous qu'un "back up" complet du système et ces données est pris à intervalle régulier. Une fois par an, demandez de simuler concrètement la reprise d'un 'back up" (comme on fait un exercice de feu annuellement).

4) Mesurez la satisfaction de vos usagers:

Par le biais des statistiques d'utilisation, mesurer les progrès dans l'achalandage et contributions. Faites aussi, annuellement un sondage pour mieux comprendre ce qui peut être améliorer. Développez une stratégie de promotion pour votre projet, le bouche à oreille ne suffit pas toujours.

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1) Guide de gestion des risques des projets de développement de système

Une approche de e-learning 2.0 à peu de frais!

2009-02-21T19:33:00.000-08:00

Vous avez du matériel de formation pour les nouveaux employés ou pour la formation continue, (cartables, vidéos etc...) mais toujours rien pour évaluer le niveau d'apprentissage de votre personnel? Ont-ils les connaissances nécessaires pour commencer un travail ou assumer de nouvelles tâches?

Donnons un exemple plus concret, vous avez un "manuel de l'utilisateur" pour un système interne quelconque. Les données dans ce système sont d'une importance capitale et donc les personnes qui y saisissent l'information doivent maîtriser le système, pas de risque inutile à prendre.

Vous demandez à un nouvel employé de prendre connaissance du manuel, mais avant d'autoriser la personne à utiliser ce système, vous voulez vérifier si celle-ci est effectivement prêt à commencer...Vous désirez en fait évaluer ces connaissances. Comment faire sans acheter une plateforme coûteuse ou entrer dans un projet de programmation interminable...

C'est maintenant possible! Voilà, vous pouvez avec ClassMarker créer des évaluations tout en vous permettant d'indiquer au système quelles seront les bonnes réponses. Vos employés passeront le test et le système vous donnera accès aux résultats! Ce qui est brillant, c'est que tout ce système est en ligne, gratuitement, pas d'installation, pas de programmation, reste seulement apprendre comment ça fonctionne (Comme on aime...)...du 2.0 quoi!

Le système est bien vraiment bien conçu mais ne peut pas être plus simple qu'il ne l'est. Il faut prendre un peu de temps pour se familiariser. Mais avec un peu d'imagination, tout le potentiel est là! Au fond, le système est logique.

Dans les grandes lignes:

-Vous devez vous créer un compte de formateur;

-Vous devez créer une (ou plusieurs) classe au quelle vous y attacherez des étudiants;

-Le système générera des identifiants et mots de passe à donner à vos étudiants pour qu'ils puissent accéder à leur classe;

-Vous devez créer ensuite un ou des tests que vous pourrez ensuite assigner à votre classe;

- Ne vous restera qu'à créer un test par type de formation que vous voulez faire passer à vos employés;

- N'oubliez pas d'utiliser la fonction "Help" pour vous guider!

-Pour voir quelques saisies d'écran.

impressionnant....

Il existerait sûrement d'autres plateformes du genre (ex: moodle) mais Classmarker est celle qui m'a permis d'obtenir un résultat relativement rapide.

site bêta de Canlii pour la législation

2009-02-07T19:59:00.000-08:00

Canlii vient de faire l'annonce le 30 janvier dernier de son nouveau site Béta pour la législation. Deux améliorations notoires:

- La possibilité de consulter une version antérieure d'une loi ou d'un règlement;

- Mais surtout...la possibilité de demander à l'outil, de vous fournir une comparaison entre deux versions d'un même texte pour localiser rapidement les modifications...

Cet outil est une véritable révolution. Encore une fois, l'équipe de Lexum est un moteur de changement en droit canadien qui ne cesse de nous impressionner.

Il faut absolument aller voir sur : http://beta.canlii.org/

Merci Lexum pour votre travail remarquable!

Des données plus récentes

2009-02-07T19:14:00.001-08:00

Je mentionnais dans mon billet du 21 mai 2008, être à la recherche de données plus récentes concernant les taux d'échec et de réussite des projets informatiques. Et bien je viens de trouver plus récent. On retrouve dans le document intitulé "Guide de gestion des risques

des projets de développement de système" publié par le Ministère des services gouvernementaux du Québec, un passage citant une étude américaine (Chaos, Standish Group, 2003)paru dans le «Standish Press release» du 25 mars 2003 :

➔ Le taux de succès des projets au augmenté juste un peu au-dessus du tier soit 34% pour l'ensemble des projets. Ceci représente une augmentation de 100% par rapport aux 16% de 1994.

➔ Les projets en échec, pour leur part, ont connu une diminution pour se rendre à 15% soit la moitié de 31% de 1994.

➔ Les autres projets, avec dépassement de coût. Dépassement de calendrier ou diminution des fonctionnalités) obtiennent 51%. 28 % des projets sont abandonnés en cours de développement ;

Pourquoi revenir sur le sujet? Il est déterminant à mon avis de saisir la complexité d'un projet de développement pour bien comprendre dans quoi vous vous embarquerez. De réaliser que l'on parle de "haute-technologie"et que les risques sont non seulement réels, mais probables. Malheureusement, plus souvent qu'autrement au département informatique, on insistera sur la faisabilité du projet, et du simple besoin de personnalisation du nouveau système que vous achèterez.

Il y en aurait long à dire, mais à lire l'actualité, on y découvre une nouvelle dérive chaque semaine. Les échecs sont malheureusement fréquents parce qu'on sous-estime souvent la complexité d'un projet informatique, tel un système de gestion des connaissances. Jusqu'à quel point est-il nécessaire d'entrer dans un projet de développement pour offrir vos services de gestion du savoir?

Les 10 causes d'échec des projets SOA listées par CIO

Créer des rapports de recherche avec WebNotes

2009-02-07T09:05:00.000-08:00

On vient de voir apparaître, dans la vague des nouveaux outils 2.0, WebNotes qui attire notre attention d'une façon toute particulière compte tenu du sujet de notre Blog. Ce service gratuit permet d'organiser vos découvertes sur le web au cours de vos recherches (recherches juridiques sur Canlii entre autre). L'outil en question vous permettra :

-D'organiser dans des répertoires hiérarchiques vos informations trouvées;

-De mettre en surbrillance les passages pertinents tout en conservant l'origine des informations;

-De poser des post-it sur des pages ou documents;

-De rechercher dans vos annotations antérieurs;

-De générer automatiquement des rapport de recherche en PDF (voir image ci-dessous).

L'outil idéal pour le recherchiste...

Si vous avez besoin d'une invitation pour vous inscrire, il m'en reste 9. Laissez-moi un commentaire à cet effet.

Voir aussi sur le même sujet:

http://descary.com/webnotes-un-outil-qui-vous-permet-annoter-et-de-gerer-vos-recherches-web/

La reconnaissance de texte dans les PDF

2009-01-03T12:12:00.000-08:00

Il existe aujourd'hui une multitude de versions et formats de PDF ce qui ne manquera pas de causer des problèmes dans la gestion de votre projet et, plus précisément, dans la publication de ces documents. Comment s'assurer que ces types de documents très répandus seront bien indexés et optimisés dans votre système (KM ou DM) permettant à l'indexeur plein texte de faire son travail et permettant aussi qu'on puisse les retrouver via une recherche plein texte?

Donc en raison de leurs provenances diverses, les PDF qui vous sont transmis peuvent avoir des propriétés parfois très différentes (reconnaissance de texte ou non, poids, qualité...) et il faudra trouver une façon de les uniformiser (temps d'ouverture, réseautique, indexation, possibilité de faire du coller-copier...). Il existe toujours la possibilité de lancer un traitement d'OCR sur chacun des documents de façon manuelle avant l'archivage avec Acrobat Adobe. Toutefois, il sera nettement préférable d'opter pour un outil qui offre des possibilités d'OCR en lot.

La solution idéale sera de coupler et synchroniser votre système de gestion du savoir ou gestion documentaire, avec un outil spécialisé pour effectuer ce travail (ABBYY, Aquaforest, cvision ou autre) et aire en sorte que ce processus devienne transparent (ne nécessite aucune intervention manuelle). Étonnamment, selon nos informations, la solution Acrobat Capture ne semble plus évoluer (il n'y a pas eu de mise à jour depuis longtemps par Adobe) et poserait maintenant certains problèmes avec les nouveaux PDF, donc peu recommandable.

D'un point de vue technique, Il faudra mettre en place un mécanisme automatisé pour que tous les PDF versés dans votre système passent par un répertoire temporaire (appelons-le "IN"). L'outil d'OCR surveillera ce répertoire puis traitera les PDF et les versera dans un second répertoire après traitement, (appelons-le "OUT"), pour être ensuite archivés dans le système. Autrement dit, il s'agira d'introduire un nouveau processus, préalable à l'archivage des PDF, ce qui vous permettra de gagner un temps considérable en traitement et assurera une meilleur qualité de vos documents PDF archivés dans le système.

D'ailleurs, certaines compagnies ont déjà annoncées des partenariats technologiques pour adresser ce besoin.

REFLEX un nouvel outil très intéressant pour nos projets de GS

2008-12-10T17:54:00.000-08:00

Lexum / Canlii vient d'annoncer la mise en ligne de son nouvel outil REFLEX qui permet de faire la conversion de vos documents juridiques (.doc > .htm) en y ajoutant des liens sur les décisions dans Canlli lorsque le système en question y reconnaît les références. Ce qui permettra donc d'enrichir vos documents avec une valeur ajoutée qui pourrait être fort appréciée. L'utilisateur, une fois ce nouveau document ajouté dans votre système, pourra facilement naviguer dans vos documents vers les décisions citées...En plus, Lexum propose une version pouvant s'intégrer à votre architecture (je devrais en savoir plus sous peu).

Reste la question de la sécurité bien entendu pour nos documents juridiques internes. On peut lire à ce sujet sur le site du projet:

Mis à part le nom des fichiers, LexUM s’engage à ne conserver aucune donnée issue des documents ou des textes soumis par les utilisateurs, qu’elle soit à caractère personnelle ou non, une fois que le traitement du document ou du texte est terminé. Si pour une raison technique, un document ou un texte ne serait pas supprimé immédiatement après son traitement, toutes traces du passage des documents dans nos systèmes informatiques ou autres est détruite dans un délai maximal de 24 heures.

Nouveauté sur le CAIJ

2008-11-26T19:22:00.000-08:00

Les Développements récents maintenant en ligne et sans frais !
Le CAIJ innove en rendant maintenant accessibles en ligne et sans frais sur son site Internet les Développements récents du Barreau du Québec. Cet ajout confirme le rôle du CAIJ de favoriser l’accès à l’information juridique pour tous les membres de la profession au Québec. En effet, le partenariat entre le Barreau du Québec et le CAIJ vous permet de consulter les textes intégraux des Développements récents à partir des outils de recherche développés par le CAIJ...

http://www.caij.qc.ca/doctrine/index.html

Un premier pas vers le 2.0 avec JD Supra

2008-09-29T18:01:00.000-07:00

On connaissait déjà les sites généraux spécialisés dans l'archivage des documents électroniques, tel que Humyo, Scribd, ou encore le site français oboulo.

Un site américain JD Supra, complètement gratuit, propose maintenant aux juristes un équivalent uniquement spécialisé dans la publication de leurs propres documents de nature juridique pour mieux se faire connaître (procédures, doctrine, formulaires). Le service en question permet d'y ajouter son profil d'expertise et d'obtenir ainsi de la visibilité par le biais de ce profil et des écrits de l'auteur. Le site propose une certaine catégorisation de l'information qui représente les grands domaines du droit américain, et qui permet par le fait même, de rechercher des profils ou des documents en sélectionnant parmi un ou plusieurs de ces domaines.

C'est un début intéressant de web 2.0 dans le monde juridique et qui pourrait permettre aussi dans quelques années d'offrir, à mon avis, une plateforme de collaboration entre petites firmes qui n'ont pas les ressources des grands cabinets. À quand une initiative canadienne de la sorte?

Sharepoint et la gestion du savoir...

2008-09-20T15:43:00.001-07:00

Je n'aime pas traiter directement des technologies dans mes billets, mais parfois il semble qu'il y a des mouvances qui abaissent la vigilance des différents professionnels oeuvrant dans ce domaine. Pour dire les choses comme elles sont, ces professionnels prétendent souvent ne plus s'y bien se retrouver dans les nouvelles technologies, et ce faisant, le terrain est libre pour se faire imposer des choix douteux.

Plusieurs intervenants du milieu m'informent aujourd'hui de l'intention de leur département informatique de migrer leur projet vers Sharepoint mis en marché par Microsoft.

À ce jour, je n'ai pas encore eu la chance de découvrir un projet bien abouti avec cette technologie mais quelques projets semblent être dans un mode de démarrage ou transition.

Pour avoir fait un peu le tour de la question, m'être documenté récemment, et avoir joué avec la dernière version de ce système, je n'ai pas très bien compris la relation qu'il pouvait y avoir entre Sharepoint et la gestion du savoir. En fait, Sharepoint m'est apparu davantage comme un système pouvant faire tout et n'importe quoi, s'adressant à tous les besoins de l'organisation à la fois. La solution enfin totale...cela fait du bon marketing...

Après avoir discuté de ce sujet avec des techniciens, cela dit avec respect, je réalise que le fait qu'un système prétend proposer une "intégration" dans un environnement Microsoft semble créer un vif intérêt de la part de nos départements informatiques.

Toutefois, c'est toujours lorsque l'on entre dans les détails que l'on déchante. À quoi veut-on s'intégrer au juste? Exemple, Sharepoint permet d'accéder au calendrier Outlook à partir de son interface! ...On peut travailler simultanément plusieurs personnes à la fois sur un même document. Je n'a pas eu l'occasion d'avoir un client me demander ces genres d'option, en fait je soupçonne surtout qu'on invente des besoins.

Pour aller droit au point, Sharepoint ne m'a pas semblé être un système assez spécialisé pour répondre au besoin d'un projet de gestion du savoir et j'y ai analysé, au mieux, un système de gestion documentaire offrant des possibilités plutôt limitées. Mais il semblerait que lorsqu'un produit est connu, tous ont tendance à présumer qu'il est bon, mais peut-il vraiment être bon dans tout? Je ne suis pas certain que Microsoft ce soit déjà démarqué dans la mise en marché d'outils spécialisés. Évidemment, les systèmes spécialisés sont nécessairement moins connus et perçus par le département informatique comme étant "exotique"(c'est vraiment le mot qu'un collègue de la TI a utilisé pour exprimer sa méfiance envers un produit spécialisé...).

Bien sûr, on prétendra ensuite, qu'il est possible de faire développer Sharepoint pour qu'il puisse répondre à vos besoins de GS. Mais attention, ne vous fier pas sur le fait qu'il est "possible" de faire développer et adapter le système en question. En technologie, tout est "possible" avec temps et ressources...(on peut aussi aller sur la lune). Il faut être en mesure d'évaluer les efforts et les investissements pour atteindre la destination souhaitée, pas facile mais absolument nécessaire lorsqu'un nouveau système, à la base, ne répond pas à vos besoins.

Il faut éviter de faire de votre projet un projet informatique plutôt qu'un projet de gestion des connaissances. Il faut s'assurer que les ressources resteront essentiellement allouées pour répondre à vos besoins en GS, plutôt qu'aux besoins des consultants qu'il vous faudra pour mettre le tout en place...Un petit tour des différentes expériences dans ce domaine démontrent rapidement que ce risque est loin d'être théorique.

Ce pas d'être réfractaire aux changements que de vouloir rester responsable de ses propres outils qui font notre spécialité...

Lire aussi sur le même sujet:

http://www.realsoftwaredevelopment.com/why-sharepoint-portal-server-is-terrible/

http://msmvps.com/blogs/mtoo/archive/2009/04/15/l-aventure-sharepoint-wss-continue-mais-est-ce-raisonnable-de-l-utiliser.aspx

http://blogs.msdn.com/asanto/archive/2004/12/30/344585.aspx

http://www.sharepointquebec.org/spqblog/Lists/Categories/Category.aspx?Name=Problèmes%20non-résolus

http://egovau.blogspot.com/2008/06/considering-using-microsoft-sharepoint.html

http://nkilkenny.wordpress.com/2006/11/13/whats-wrong-with-sharepoint/http://www.informit.com/articles/article.aspx?p=391848

http://intranetblog.blogware.com/blog/_archives/2007/1/16/2656328.html

http://www.prescientdigital.com/articles/intranet-articles/advice-to-sharepoint-customers-prospects/

http://pierrelietar.free.fr/wordpress/

http://www.thecontenteconomy.com/2008/04/sharepoint-dream-or-nightmare.html

http://intranetblog.blogware.com/blog/_archives/2007/1/16/2656328.html

http://www.coolweblog.com/bilodeau/archives/003799.html

http://www.coolweblog.com/bilodeau/archives/003800.html

Lexum annonce la version beta de son CCQ annoté

2008-09-14T14:37:00.000-07:00

En juin dernier, l'équipe de Lexum annonçait la sortie de la version beta de son Code civil du Québec annoté. Le service en question contient déjà à ce jour 3365 annotations... Le principe est vraiment bien, et on entre ici définitivement dans le web 2.0.

Pour l'instant et selon ma compréhension, un utilisateur ne pourrait proposer l'ajout d'une nouvelle décision à un article du code, mais il pourrait soumettre un résumé ou un extrait pertinent d'une décision, le tout sujet à approbation par l'équipe. Ce service est mise en ligne via leur plate-forme LexActo.

C'est prometteur, il n'y a rien à dire de plus, le système est en soi ultra simple à utiliser. Tant qu'à effectuer une recherche sur un article du code, pourquoi ne pas collaborer?

Index SOQUIJ maintenant disponible dans TOPO

2008-06-20T18:28:00.000-07:00

Voici une nouvelle intéressante parue sur le site du CAIJ en mai dernier:

"Grâce à une collaboration avec SOQUIJ, le CAIJ ajoute l’option «Mots-clés SOQUIJ» à l’outil de recherche de TOPO. Sensiblement similaire à l’index de BIBLIO, l’accès est toutefois différent puisqu’il se fait par le biais d’une arborescence alphabétique."

http://topo.caij.qc.ca

Ca vaut vraiment la peine d'aller regarder ce service qui était déjà impressionnant, vous avez une idée de la somme de travail...

Vraiment bravo!

La Bibliothèque National du Québec

2008-06-14T08:02:00.000-07:00

Bibliothèque et Archives nationales du Québec annonce la mise en ligne de son service permettant de rechercher simultanément dans divers catalogues des bibliothèques du Québec:

http://cbq.banq.qc.ca

Stimuler la contribution documentaire

2008-05-31T15:18:00.000-07:00

Voici en vrac quelques idées pour bâtir un corpus documentaire intéressant provenant de vos juristes ou employés:

Comme vous le savez, le problème au départ d'un projet du gestion du savoir est le fait que cela prend quelques mois, voir quelques années, avant d'avoir une base documentaire intéressante à offrir en consultation. Évidemment, si votre projet contient peu de chose, il suscitera aussi peu d'intérêt et les gens ne penseront pas à verser leurs documents d'intérêt.

Si le message de la gestion est clair et que tout le monde collabore naturellement, cela serait l'idéal....mais il y a bien des chances que les plus jeunes aient tendance à hésiter et les séniors, moins enclins à s'intéresser à ce type de projet, oublient simplement... Par où commencer?

-Nous proposions dans un autre billet, de lier l'évaluation d'un employé à sa contribution au projet;

Des façons détournées ou idées pour effectuer du contrôle de qualité:

-Une personne pourrait être responsable de vérifier les dossiers à leur fermeture, pour s'assurer qu'ils ne contiennent pas des documents d'intérêt pour la gestion du savoir, avant leur archivage;

- Une personne du projet pourrait assister aux réunions d'équipe pour s'assurer que rien d'important n'échappe au projet;

- Certains juristes ont probablement constitués leurs propres répertoires de documents d'intérêt;

- Pourquoi ne pas instituer un prix annuel aux contributeurs méritants;

- Afficher dans l'interface du projet: le contributeur du mois!

- Ajouter aux tâches des assistant(e)s, le rôle de transférer certains types de document (ex: tous les assistant(e)s des avocats seniors doivent transférer les opinions et procédures rédigés;

-Une recherche comportant le "nom de votre firme" ou "organisation" dans www.Canlii.org , suivi d'un tri sur date (pour consulter les plus récentes décisions), vous permettrait de connaître les nouvelles décisions rendues dans un de vos dossiers. Et donc, vous pourriez demander les procédures déposés à l'avocat ayant plaidé (figurant au bas de la décision).

Évidemment, s'il y a moyen d'obtenir la procédure avant son dépôt à la cour où le jour de l'audition, c'est encore mieux. L'idée est de trouver une façon d'être informé, et tant mieux s'il y a un moyen interne (ex: un tableau des auditions). Mais parfois, en raison de la taille de l'organisation, ce n'est pas si évident.

- Tenter d'inculquer la notion suivante à vos utilisateurs: à la réception d'un nouveau dossier, une bonne pratique imposerait de prendre 5 minutes, avant de débuter toute rédaction, pour vérifier s'il n'y aurait pas des antécédents dans le projet de gestion du savoir concernant le sujet relatif à ce dossier. Si rien n'est trouvé, c'est que cette rédaction à venir devrait faire l'objet d'une contribution au projet.

Formation au sujet de la gestion du savoir à Québec

2008-05-21T21:00:00.000-07:00

J'assistais la semaine dernière à une formation au sujet de la gestion du savoir à Québec. Ce que j'ai trouvé intéressant, et ce qui est ressorti à quelques reprises, est l'écart devenu important entre les capacités technologiques d'aujourd'hui et les capacités d'utilisation d'un usager régulier.

Je me faisais la réflexion suivante, ces dernières années il y a eu nettement plus de ressources et d'énergie investit à améliorer les technologies, qu'à assister l'utilisateur à maîtriser ces mêmes technologies. Il n'est pas simple défi de rapprocher ces deux mondes...

Dans mon dernier billet, je parlais de la complexité technique à mettre en place ce type de projet. Je cite ici un passage pertinent d'un document datant de 1996 malheureusement (je suis à la recherche de données à jour à ce sujet):

Une récente étude portant sur 8 380 projets menés dans des administrations gouvernementales et dans des entreprises privées aux états-Unis a révélé que 31 p. 100 des projets de technologie de l'information étaient abandonnés en cours d'exécution et que les coûts de 53 p. 100 de ceux qui étaient menés à terme dépassaient en moyenne de 189 p. 100 les estimations originales et incluaient en moyenne seulement 42 p. 100 des caractéristiques et des fonctions proposées au départ. Seulement 9 p. 100 des projets étaient terminés à temps et respectaient les plafonds budgétaires.
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/efm1_f.asp#int

Un des facteurs clés à la réussite sera de s'assurer que le gestionnaire de projet, a une excellente connaissance des besoins opérationnels, mais aussi des capacités technologies dans les détails le plus possible. Les bons choix de départ, en ce qui concerne les technologies, ne sont pas des questions purement "techniques". À mon avis, ll n'y a peu de questions quoi soient purement techniques, et le gestionnaire du projet devrait lui-même maîtriser ces aspects.

La technologie n'est et ne sera que le véhicule, mais comment se rendre à destination si celle-ci n'est pas adaptée?

Encore trop de gestionnaires de projet délèguent complètement cette partie sous prétexte de ne rien comprendre en technologie. D'ailleurs, il y a quelques mois, j'ai lu un article à ce sujet dans le journal des affaires comme quoi la technologie intéressait peu sinon pas la gestion. Et pourtant...

Gérer les informations...

2008-05-19T08:06:00.000-07:00

Un projet de gestion des connaissances pour une grande firme ou une grande organisation, comportera deux défis de taille à mon avis:

1) Déterminer pour qui ( individu, groupe ou l'ensemble) une nouvelle information, ou un document, risque d'être pertinent avant publication;

2) Planifier à l'avance la désuétude des informations;

Concernant le premier point, bien évidemment, ce défi se pose particulièrement lorsqu'on s'attend à gérer une masse importante d'information pour une clientèle aussi importante et diversifiée. L'objectif ultime ici, est de ne pas "noyer" un employé d'informations qui ne pourraient d'aucune façon être pertinente à sa pratique. Pour cela, il faudra posséder dans son équipe de gestion des connaissances, une personne ou des personnes, qui ont une compréhension globale des activités de l'entreprise. À mon avis, la meilleur façon de figurer ce point est d'avoir à l'esprit la théorie des ensembles, la portion du centre étant la zone des informations qui seront partagées à tous.

Évidemment, au départ d'un projet semblable, tous étant portés naturellement à vouloir tout partager, ce qui est simple. Mais avec le temps et l'alourdissement de la base, en terme de contenu, il est fort à parier qu'un constat s'impose. Celui de mieux gérer l'information en vue de présenter uniquement l'information pertinente aux besoins d'un utilisateur et son équipe. La gestion des connaissances, ayant comme objectif de rendre l'employé plus efficace, un projet mal géré pourrait facilement atteindre le résultat inverse si l'utilisateur devait chercher trop longtemps pour s'y retrouver. Et c'est là qu'une réelle stratégie de gestion des connaissances pourra s'avérer rentable.

Dès lors que l'on fait le constat qu'il y a trop d'informations non pertinentes, il est difficile de changer les règles de base en cours de route, et faire marche arrière pour ré-analyser ce qui à été fait par le passé. Bref, si l'on sait à l'avance que le projet contiendra un volume important d'informations, peut être aussi bien mettre en place des règles de partage dès le départ, ce qui nous évitera des ennuis plus tard.

Plusieurs systèmes informatiques, proposent d'indexer divers sources d'informations, pour rendre "cherchable" en plein texte ces informations (courriel, ordinateur personnel...). C'est séduisant, et cela semble une alternative économique, mais il faut savoir qu'indexer les informations (en plein texte), n'équivaudra pas à faire un projet de gestion des connaissances. Ce type de technologie atteindra rapidement ces limites même si elle peut techniquement indexer des millions de documents. Il faudra surtout s'assurer que notre technologie soit puissante pour "gérer" facilement les informations tant individuellement qu'en lot.

Aussi, il faudra parfois tenir compte de la localisation de l'utilisateur dans notre gestion de l'information. Par exemple. les règles de droit sont parfois fort différentes d'un système judiciaire à l'autre. Faire ce choix de gérer les informations, n'excluera pas nécessairement le fait que l'on puisse offrir à l'utilisateur une option pour lui permettre de rechercher aussi partout dans le projet.

Pour ce qui concerne le deuxième point, inutile de dire qu'il est plus simple d'ajouter des informations dans une base, que d'en retirer. Pourtant, il faudra à notre avis planifier ce retrait. On sait déjà que le cycle de vie pour la conservation d'un dossier ne répond pas au même exigence qu'en ce qui a trait à la gestion des connaissances.

Pourquoi ne pas attribuer préalablement et d'une façon approximative une durée de vie à un type d'information? Exemple, on pourrait attacher par défaut une durée de vie de 5 ans pour tout type d'opinion ou recherche ajoutée dans le système. Le système pourrait, à l'expiration de ce délai, demander automatiquement à l'auteur de revalider le contenu de son opinion. D'ailleurs, qui sera mieux placé que l'auteur pour pouvoir effectuer cette validation? On pourrait imaginer un mécanisme qui ferait en sorte que le système demanderait une fois par année à un auteur de revalider ces documents qui sont arrivés à échéance. Mais peu de système actuellement on prévu de tel mécanisme, il faudra probablement passé par une personnalisation de son outils pour se faire.

Pourquoi aussi ne pas attribuer préalablement une durée de vie relative à un sujet juridique de classement ou thésaurus? Sachant que certains sujets sont plus stables que d'autres, on pourrait on pourrait y attacher un délai pour forcer une révision de ce qui a été classé sous ce sujet. À ce propos voici un extrait intéressant tiré de l'article "Managing Codified Knowledge" par l'auteur Michael H. Zack:

"Repository lifecycle. Knowledge repositories have a lifecycle that must be managed. Once created, they tend to grow, reaching a point where they begin to collapse under their own weight, requiring major reorganization (32). Their rejuvenation requires deleting obsolete content, archiving less active but potentially useful content, and reorganizing what is left. Content or topic areas may become fragmented or redundant. Reorganizing requires eliminating those redundancies, combining similar contributions, generalizing content for easier reapplication, and restructuring categories as needed. Successful knowledge management organizations proactively manage and reorganize their repositories as an ongoing activity rather than waiting for decline to set in before acting.

Composite applications. Complex knowledge management problems typically require multiple repositories segmented by degree of interactivity, volatility of content, or the structure of the knowledge itself. Each repository may have a different set of processes and roles by which its content is created, refined and stored. Long-cycle knowledge may have a more formal review and approval process, while best practices may receive a more expedited editing, and discussion databases for rapid exchange may have no review process other than after-the-fact monitoring by a forum moderator. Further, use of knowledge repositories typically causes knowledge creation and use to become separated in time and space. Therefore the knowledge must be continually evaluated to ensure that it applies to present context and circumstances. Repositories and their underlying management processes may, therefore, need to be segmented based on the volatility of their context as well as content. For example, the storage structures and processes for managing product knowledge in rapidly changing markets may differ significantly from managing that knowledge in stable markets. Segmenting these repositories and identifying any significant differences in their refinery processes is crucial for successful application, as is their integration to provide seamless access to their knowledge."

Lorsqu'il y a un tournant jurisprudentiel, il faudra prévoir également un mécanisme de révision. Par exemple, depuis la nouvelle décision Dunsmuir de la Cour Suprême, concernant la norme de contrôle dans un contrôle judiciaire, il faudra revoir nos documents internes qui traitent de cette notion (modèles, mémoires...). Pour ce faire, il faudra retrouver nos documents, de là l'importance de bien les classifier...

En terminant, à notre avis, il sera important aussi, lors d'un départ d'un employé pour la retraite ou autre, de revoir avec lui son corpus de documents et revalider ce qui mérite d'être conservé ou ce qui peut être manquant dans le système.

Voilà là encore quelques idées qui pourraient guider le démarrage d'un tel projet.

Évaluation d'un employé

2008-02-23T11:13:00.000-08:00

Pourquoi ne pas intégrer à l'évaluation d'un employé sa participation au projet de Gestion des connaissances? C'est là que les statistiques de votre système pourra vous fournir des informations utiles.

Voici des données qui pourront vous aider:

- Le nombre de consultation (ou connexion) fait par l'employé (l'employé commence-t-il un nouveau dossier par une consultation du travail existant?)

- Le nombre de contribution documentaire;

- Le nombre de participation (wiki, forum...s'il y a lieu...nous y reviendrons quant à leur réel succès);

- Le nombre de fois que le matériel soumis par cet employé a été consulté (donc potentiellement réutilisé ou utile) par des collègues de travail.

- Participation aux réunions d'équipe (présence)

MB

Du nouveau pour le Portail THEMA » CAIJ

2008-02-16T14:05:00.000-08:00

Je réalise à l'instant que le Portail THEMA du site du CAIJ a changé dernièrement. Dans sa version précédente, cette section semblait être une page html classique sans dynamisme. Maintenant son organisation de l'information et son contenu ont été basculé vers le même outil qui est utilisé pour le Portail TOPO du même site (Unicorn). L'uilisation de la même plateforme est une excellente idée puisque cela permet d'uniformiser l'interface pour la navigation et offrir en plus un moteur de recherche.

En plus d'organiser l'information par domaine de droit et offrir plusieurs rubliques intéressantes, vous trouverez sous les mentions 'Banque de données' des stratégies de recherche, pour vous guider dans l'utilisation des différents outils spécialisés (AZIMUT, DCL, CCH, LexisNexis, WestLaw...).

Un travail remarquable et inspirant.

Aussi, j'ai eu la chance la semaine dernière d'aller au LegalTech à New-York (dont la première journée était consacrée à la gestion des connaissances) et je tenterai de faire un petit billet sur ce que j'ai vu d'intéressant. Voici un spécial sur le Blog LegalTechNetwork concnernant cet événement:

http://www.legaltalknetwork.com/modules.php?name=News&file=article&sid=245

http://www.legaltalknetwork.com/modules.php?name=News&file=article&sid=246

MB!

petit mot rapide...

2008-01-23T20:14:00.000-08:00

Juste un petit mot rapide pour vous dire que je viens de réaliser que les présentations électroniques ont été ajoutées au site de la 8ième conférence internationale internet pour le droit.

Plusieurs de ces présentations étaient très intéressantes pour notre domaine d'intérêt.

Aussi , à écouter : la présentation d'Isabelle Pilon concernant les services du CAIJ, fait dans le cadre de la conférence "Librairies Without Borders" tenue à Toronto récemment.

à bientôt

Trier les décisions par les plus souvent citées

2007-12-07T20:15:00.000-08:00

Nouveauté dans Canlii!!! Vous pouvez désormais trier vos résultats par décision les plus souvent citées...

Cette équipe ne cesse d'impressionner...Ce serait bien un jour de voir apparaître un lien CanliiLabs...

Le nouveau code de procédure en version logiciel

2007-12-05T19:34:00.000-08:00

L'éditeur Wilson Lafleur annonçait la sortie hier de son populaire cartable de formulaires de procédures en version logiciel permettant de générer les procédures en format électronique.

On s'y attendait un peu et il nous semble qu'il y avait définitivement là un marché qui tardait à être comblé.

Je me permet un commentaire: les avocats ont déjà beaucoup de logiciels et d'outils à maîtriser. Installation, maintenance, mise à jour des licences, maîtrise d'un autre logiciel ou CD en provenance d'un éditeur juridique...

Pourquoi ne pas offrir plutôt un site web comme sur ce site (on peut ici créer des mises en demeure), qui permettrait simplement de générer des procédures en format électronique avec l'aide d'un formulaire web?

Mais surtout, pourquoi ne pas simplement vendre les modèles de procédures en format électronique de façon à ce qu'on puisse les publier dans nos outils ou intranet respectifs, le tout pour nous permettre de maîtriser notre façon d'organiser et présenter les informations utiles selon notre pratique (voir mon billet du 28 octobre 2007)?

A mon humble avis, ce type d'offre (logiciel) est de moins en moins d'actualité et passe à côté de certains besoins qui nous semblent évident.

Moteurs d'indexation (suite)

2007-12-04T16:24:00.000-08:00

Pour faire suite à mon billet du 22 novembre dernier, je suis tombé hier sur un article publié dans la revue KmWorld d'août 2007 intitulé "Taking control of the e-discovery process" .

On parle ici de l'utilisation de certaines technologies d'indexation pour préparer une production documentaire, mais aussi pour étudier la production de la partie adverse. Au fond, ce qui n'est pas si bête, en autant que le format des documents électroniques puissent être indexables (ex: image .tif), sans quoi il faudra songer à un tiers logiciel (ex: Acrobat Capture) pour rendre ces documents indexables par l'entremise d'une reconnaissance de texte (OCR).

Je ne veux pas m'entretenir plus longtemps au sujet de la production documentaire en elle-même, mais seulement revenir sur le fait qu'une bonne technologie d'indexation pourra servir potentiellement à plusieurs usages:

1) Offrir un moteur de recherche à vos recherchistes (ou pour tous vos utilisateurs) sur le contenu non-structuré dans votre organisation (ex: répertoires partagés);
2) Devenir une composante à intégrer à votre système de gestion des connaissances pour indexer vos documents (si vous pouvez déterminer le moteur d'indexation pour votre système);
3) Aider à la production ou à l'étude d'une production documentaire dans le cadre d'un litige.

Toutefois, pour l'intégration d'un moteur comme composante à un autre système, il faudra s'assurer que la technologie d'indexation est disponible aussi en version SDK.

Il y a un avantage à cela, chacun des moteurs ne fonctionne pas de la même façon et les utilisateurs doivent savoir les maîtriser tous (en plus de ceux q'on retrouve dans les outils payant comme QL). Par exemple, si dans vos divers projets, les mêmes opérateurs avancés de recherche sont disponibles, via une même technologie, ça me semble un plus pour tout le monde. Cela représente aussi une façon de rentabiliser vos achats informatiques en favorisant l'emploi d'une seule technologie. Parce qu'un moteur d'indexation, c'est un moteur d'indexation, que l'on traite de documents électroniques pour un projet de GS ou pour l'aide à étude d'une production documentaire.

PS: Évidement, à en lire l'article en question on pourrait, avec de tels outils, faire des productions documentaires sans avoir à revoir les documents du tout...bien sûr, bien sûr...mais c'est à vos risques...Encore une fois, la meilleure suggestion qu'on puisse donner est de ne pas confondre technologie et magie ...

Une formation annoncée en gestion des connaissances

2007-12-01T09:23:00.000-08:00

Je viens de trouver une formation qui sera donnée par l'université Laval dans notre domaine d'intérêt, soit en gestion des connaissances. La formation en question sera d'une durée d'une journée et sera offerte à Québec et à Montréal au printemps prochain...

Mise en ligne du catalogue de la bibliothèque Prince Rupert Public Library

2007-11-24T08:09:00.000-08:00

Le 5 novembre dernier, la bibliothèque "Prince Rupert Public Library" de la Colombie-Britannique annonçait la mise en ligne de son catalogue avec le logiciel Open Source Evergreen. Cet ouverture constitue un pilote, les bibliothèques publiques de la Colombie-Britannique ayant adopté un plan sur cinq ans pour l'implantation progressive de cette solution dans tout leur réseau.

L'indexation plein texte des documents

2007-11-22T05:27:00.000-08:00

Je vais entreprendre dans ce billet une petite analyse d'un sujet qui n'est pas simple en soi, mais qu'il faut bien tenter de démêler... Au fur et à mesure que je pourrai approfondir le sujet, j'irai apporter quelques ajouts et modifications à ce texte. Aussi, vos commentaires seraient fortement appréciés .Voici mes découvertes à ce jour:

Il existe divers types de moteurs d'indexation ayant pour but de vous permettre de chercher dans le corps de vos documents:

1) D'abord celui qui est inclut dans le système d'exploitation Windows;
2) Les deskstops;
3) Les composantes d'indexation fournies avec les systèmes de gestion documentaire;
4) Les systèmes d'indexation pour entreprise.

1) Le moteur d'indexation inclut dans votre système d'exploitation Windows

Cliquez sur le bouton droite de la souris lorsque vous êtes sur un répertoire, normalement vous devriez y trouver une fonction recherche, et plus particulièment, une fonction de recherche dans le plein texte. Cette recherche est généralement peu performante et offre peu de capacité, c'est pourquoi il existe d'autres outils plus sophistiqués, bien que Windows ai apporté certaines améliorations à ce niveau avec son dernier système d'exploitation Vista.

2) Les deskstops;

Voici trois grands acteurs dans ce domaine:

-Google Desktop;
-Exalead Desktop;
-Copernic Desktop

Premier constat, ils sont tous gratuits. Deuxième constat, il semble bien aujourd'hui que GoogleDesktop pose certains problèmes de sécurité . Il est crucial évidemment de lire les Règles de Confidentialité de Google Desktop avant d'entreprendre son installation, particulièrement si on envisage son utilisation dans un contexte professionnel. Pour ces raisons, nous n'iront pas plus loin avec cette option.

Copernic Desktop est un outil tout simplement remarquable quant à sa vitesse d'indexation, sa recherche, ses nombreuses possibilités et il semble assurer une meilleure protection au niveau de la sécurité. D'ailleurs, ce petit outil de chez nous, est reconnu parmi les meilleurs si l'on en croit certaine étude sur le sujet. Il permet d'indexer votre boîte Outlook, offre la surbrillance dans les documents et peut également indexer les répertoires dont vous avez accès via votre machine de la façon suivante:

Outils>Options>Fichiers:

L'inconvénient est que ce type d'approche nécessite une installation et un paramétrage par poste. Pour une moyenne organisation, cela ne sera pas l'idéal. Il faudra donc chercher des solutions un peu plus loin.

3) Les composantes d'indexation fournies avec votre système de gestion documentaire (GD);

Bien sûr si vous travaillez dans une grande organisation, il y a de bonnes chances que vous soyez déjà muni d'un indexeur de documents par l'entremise de votre système de gestion documentaire interne. Cela étant, il faudra bien que les documents soient archivés dans le système en question pour les retrouver et non sur le poste des employés...

Le logiciel souvent rencontré en milieu juridique est Hummingbird racheté récemment par la compagnie OpenText. Ce type d'outil est souvent une grosse quincaillerie qui doit être bien paramétré avec budget à l'appui pour consultant et tout...Le problème, à mon humble avis, avec les grands noms de l'industrie, est le fait que leurs contrôles passent d'une main à l'autre, et il devient diffiçile de suivre ou influencer l'évolution de l'outil. Mais habituellement, ce type de système offre une excellente indexation plein texte avec de bons opérateurs de recherche. Ces systèmes par contre, deviendront rapidement un entrepôt de documents trop grand pour offrir une recherche efficace pour vos utilisateurs dans l'esprit d'un projet de gestion des connaissances.

Sans trop déborder de mon sujet initial, il existe aujourd'hui quelques très bons outils de GD conçus par des firmes de plus petites tailles mais stables et crédibles. Il existe aussi quelques systèmes complets en Open Source. Bref, la clé du succès repose essentiellement sur le service et le soutien que vous pourrez obtenir. Sans aller plus loin, ce volet ne peut être étudié qu'en surface ici pour l'instant étant donné qu'il s'agit d'un sujet vaste...

4) Les systèmes d'indexation pour l'entreprise

Il existe plusieurs moteurs d'indexation payant, qui sont parfois intégrés comme une composante à un système de gestion documentaire. D'autres fois, ils sont utilisés seuls pour indexer votre contenu d'entreprise sans le soutien d'une basé de données. Pour n'en nommer que quelques-uns:

-Vivisimo
-Google enterprise
-Autonomy (anciennement Verity mais racheté par Autonomy...)
-Isys
-Recommind

-X1

-Sinequa

Encore une fois, le but ici n'est pas de faire une étude exhaustive de ces différents produits. Le coût pour l'achat et l'installation de tel produit est un facteur à considérer...et il existe différentes approches pour facturer le client (par année, nombre de documents, par licence...).

Un conseil ici, tant qu'à débourser des sommes importantes pour l'achat de ce type de technologie, aussi bien s'assurer que les 5 points suivants sont bien adressés:

1) Indexation de tous les types de document;
2) Disponibilité d'opérateur avancé de recherche tel que NEAR (et non seulement AND, OR, NOT, "expression");
3) Surbrillance pour tous les types de document via un filtre htlm;
4) Possibilité d'affiner une recherche (chercher dans une liste de résultat préconstituée)
5) Notification sur recherche

Par contre, on commence à voir apparaître d'autres moteurs d'indexation gratuit qui peuvent être très intéressants pour une petite ou moyenne entreprise. Bien sûr, il faudra prévoir une installation et un paramétrage puisque le tout devra être installé au niveau du serveur, mais en terme de coût de revient, cette option pourrait bien s'avérer très intéressante:

1) Omnifind...IBM et Yahoo

J'ai installé cette version gratuite, et j'ai monté une petite interface de recherche qui se présente comme une simple page web accessible à partir de plusieurs postes...ouf...ça ouvre bien des possibilités. Voici l'interface de recherche que j'ai préparée dans un format très simple à la Google ou yahoo:

Vous pouvez lire aussi le billet suivant sur ce sujet auquel je partage les commentaires. Cet outil est limité à 500 000 documents...mais il y a là tout de même une bonne marge de manoeuvre.

Avec un peu d'imagination, si vous avez des bureaux situés dans différentes régions , il me semble bien qu'il y a quelques choses à faire...

2) Microsoft Search Server Express:

Suivant un modèle semblable, Microsoft a annoncé récemment qu'il préparait sa contre-offre gratuite pour occuper sa part du marché...Son produit est actuellement disponible en version Beta, et promet d'être très intéressant aussi :

-Alerte courriel ou RSS sur recherche
-Sans limite concernant le nombre de documents.

On reconnaît un sharepoint allégé.

Il faut espérer que la concurrence puisse continuer à bien nous servir de cette façon...

En terminant, un système d'indexation de documents n'est pas une solution de gestion des connaissances en soi. Il ne peut être considéré qu'en tant que composante à un projet de gestion des connaissances.

Bien sûr, je présente les choses ici en présumant, comme c'est souvent le cas , qu'il faut travailler avec un budget très restreint (ce qui rend plus difficile la chose et demande un peu plus d'imagination...), mais le mieux reste de songer à un produit spécialisé couplant base de données ET un indexeur plein texte. Peut-être prévoir un peu plus de ressources et envisager ce projet davantage comme un investissement.

Nous y reviendrons...

Récupérer les documents de formation

2007-11-18T17:02:00.000-08:00

Bien entendu, il arrive que les employés reçoivent de la formation à l'externe. Évidement, les documents qui y sont distribués peuvent s'avérer utiles à conserver et partager avec les autres membres de l'organisation. Pourquoi ne pas les archiver et les classifier dans votre système de gestion des connaissances?

Pour se faire, le plus simple est d'exiger à votre personnel, qui ira suivre la formation, de demander directement à l'auteur la possibilité d'obtenir une copie électronique du document de formation avec une autorisation de publier dans votre système interne.

Par contre, dans les faits, il y a bien des chances que cette petite exigence soit difficile à faire respecter.

Peut-être plutôt proposer que la personne en charge du projet de GS, ou son équipe, assume la responsabilité de faire le suivi pour obtenir les documents en question et l'autorisation de publier auprès de l'auteur? Ou peut-être encore faire en sorte que la personne en charge de payer les comptes puisse envoyer un simple formulaire modèle pour demander les documents à l'auteur ainsi que la demande d'autorisation? Bref, il suffit de trouver un moyen pour savoir qui ira, ou est allé, à une formation et ajouter une étape supplémentaire à nos processus actuels pour effectuer ce suivi.

Je me suis amusé à chercher une façon ultra simple de créer une base de donnée pour nous préparer à faire ce suivi. Pour ceux qui ont un soutien informatique limité, j'ai trouvé Zoho Creator qui permet de générer une base de donnée en ligne...: http://www.zoho.com/

Diffiçile de faire plus simple comme outil et c'est gratuit!

Mon projet était de faire un petit outil simple pour ce type de besoin qui présenterait un formulaire web à un employé qui désirerait obtenir l'autorisation de son employeur d'aller à une formation. Les informations du formulaire pourraient par la suite être récupérées pour faire notre suivi mentionné plus haut.

Zoho, permet très simplement de monter des bases de données, entre autre, privées ou public pour différents besoins personnalisés. ATTENTION, il faut savoir et garder à l'esprit que ce type de système conserve vos données sur des serveurs situés à l'externe, mais puisqu'ici on ne parle pas d'information très stratégiques à votre organisation, on peut penser que cette façon de faire sera sans danger apparent.

1) Cliquez sur l'image ci-dessous pour voir mon formulaire:

2) Après que l'employé ai rempli un formulaire de demande, l'administrateur du projet peut même être notifié par courriel de la façon suivante:

Il existe également un petit tutoriel sur ce module.

À vous de voir comment coller ses idées à vos processus déjà en place.

www.infojuridique.ca

2007-11-15T18:26:00.000-08:00

Voici un site juridique intéressant, que je viens de découvrir, et qui propose des capsules vidéos sur divers sujets courant en droit:

http://www.infojuridique.ca/

Des capsules riches en information, une présentation particulièrement efficace et simple d'utilisation pour tous. Une belle intégration de la vidéo de formation dans un site web.

Bref une belle réalisation à mettre dans ces favoris! à suivre...

En passant, concernant la formation en ligne, on retrouve dans le site de l'Association du Barreau Canadien Section Québec la possibilité d'acheter de la formation vidéo pour les juristes. Aussi maintenant vous trouverez une section "Cyberformation" dans le site du Barreau du Québec.

Distribuer ou diffuser?

2007-11-09T07:05:00.000-08:00

L'utilisation du courriel est devenu problématique à plusieurs niveaux. Tout est en place pour être déranger sans cesse dans notre concentration avec, entre autre, la petite fenêtre Outlook, nous avisant qu'un courriel, peut-être important, vient d'entrer dans notre boîte. Il suffit d'un clique pour répondre, plus le temps d'y réfléchir! Plusieurs études démontrent aujourd'hui l'inefficacité de l'utilisation que l'on fait de cette technologie et il y aurait même des risques au niveau de la santé des individus...(selon une étude récente,1 personne sur 3, se dit souffrir du "stress du courriel"...28% des personnes sondées se disent "dirigées" par leur courriel et par la nécessité de répondre le plus rapidement possible...)

Il faut remettre de l'ordre dans tout ça... Proposer une directive simple pour clarifier ce qui, en terme d'information, devrait être diffusée sur l'intranet, ce qui devrait plutôt être diffusée via le système de gestion des connaissances et ce qui devrait faire l'objet d'une distribution par courriel. Les employés doivent savoir ou se trouve l'information dans l'organisation et pour cela, il faut indiquer et rappeler à quoi chacun des outils doit servir.

Avant l'air du numérique, quand il y avait une urgence, on plaçait le document sur la chaise de l'employé (Courriel-distribution). Si l'information était d'un intérêt général, on l'a partageait sur le babillard (diffusion). Si l'information était d'intérêt spécifique, mais non urgente, elle était placée dans le pigeonnier. Au fond ce n'était peut-être pas si bête...et c'est une bonne piste de réflexion pour établir et mettre en place une directive quant à l'utilisation des technologies. Avec le flot d'information qui transite maintenant, il faut à mon avis adopter une directive pour le bénéfice de tous.

Archiver des livres juridiques libres de droit d'auteur

2007-11-07T16:49:00.000-08:00

Il semblerait que Microsoft, qui veut probablement faire compétition à Google, offre maintenant via son interface Live, un accès complet à de vieux ouvrages numérisés (traitant de plusieurs domaines y compris juridique canadien) et qui seraient aujourd'hui libres de droit.

La beauté de ce projet réside dans le fait que les documents sont accessibles en entier et en format PDF... Si vous êtes intéressé par cette idée, vous devez également consulter le projet d'envergure qu'est: Internet Archive, section Text (PDF)

voir aussi: Le projet Alouette (non PDF)
La bibliothèque Nationale section Collection numérique

Pourquoi ne pas archiver, ou créer des liens, sur les ouvrages juridiques d'intérêt en format PDF, à l'intérieur de votre propre projet, de façon à ce que les documents puissent être pleinement indexés? Peut-être même créer une section "documents de nature historique"...

Je vous laisse découvrir par vous même ce qu'on peut trouver dans ces différents projets (exemple de mots clés: canada constitution, canada law....)

Acheter un droit de diffuser...plutôt que d'acheter un nombre x de copies?

2007-10-28T13:45:00.000-07:00

Compte tenu que beaucoup de publications sont maintenant disponibles en version électronique, pourquoi ne pas négocier, auprès des éditeurs, un droit d'archiver et publier ces documents dans nos outils interne?

Lorsque nous achetons du contenu auprès des éditeurs privés (livres, publications ou autres) l'achat vient nécessairement avec une restriction quant à son utilisation. À titre d'exemple, je m'abonne à une revue juridique électronique et le contrat stipulera qu'il est interdit d'archiver, de transférer..., bref que cet abonnement est pour mon utilisation exclusif. Que peut-on faire avec nos abonnements électroniques qui soient utiles ou adaptés à notre pratique de partage et d'organisation de l'information? Est-ce-que ces restrictions sont toujours pertinentes aujourd'hui, ou est-ce-que ces restrictions s'adaptent bien à nos nouveaux besoins (particulièrement dans une grande organisation)?

Il me semble bien humblement que les éditeurs ont un mode de facturation qui ne colle qu'au monde du "papier". On débourse encore pour le nombre de copies, alors que notre réalité et pratique est rendu différente à mon avis.

Le nouveau rôle de la bibliothèque dans un cabinet

2007-09-17T22:15:00.000-07:00

Après réflexion, avec la réalité numérique et la tendance que l'on connaît aujourd'hui dans le monde de l'information juridique, il sera difficile d'ici peu de ne pas être contraint de revoir le rôle de la bibliothèque, ou du centre de documentation dans l'organisation. Les recueils de jurisprudence, les publications papier, la Gazette officielle papier et autres, sont-ils toujours un bon investissement?

À mon avis, il y a lieu de commencer à suivre les statistiques de consultation et d'emprunt à la bibliothèque pour amorcer cette analyse. Vous saviez que les livres de la Collection du Barreau sont disponibles dans le site CAIJ (concerto), que l'équipe de Lexum s'intéresse maintenant à la publication de la doctrine et que plusieurs publications juridiques universitaires au Québec et au Canada sont maintenant en ligne gratuitement... Que restera-t-il demain de la doctrine papier à ce rythme?

Il serait intéressant aussi d'évaluer le comportement d'un jeune avocat fraîchement sortit de l'université face à ses besoins de recherche.

Bref, pourquoi ne pas songer à fusionner les services de la bibliothèque et ceux d'un projet gestion du savoir pour mettre en commun leurs ressources?

Le fait est qu'en réévaluant le rôle des bibliothèques, il deviendra difficile à mon sens, de distinguer qui devrait faire quoi, et de la confusion, l'usager en sortira perdant.

Aussi, dans le choix d'une technologie, le fait de pouvoir gérer un "document électronique" ou un "livre" devrait pouvoir être supporté par un seul et même outil. Le type ou le support de l'information ne devrait pas justifier l'achat, le support et la maintenance d'un autre nouvel outil informatique dans l'organisation... Faites les bons choix de départ....Au moment d'une fusion éventuelle des données, elle sera d'autant plus simple à effectuer, point de vue compatibilité, si on travaille d'amblé sur une seule technologie.

À lire:

-L'avenir des collections de référence imprimées (Diane St-Aubin)

-Bibliothécaire dans un cabinet d’avocats - L’avenir de la profession en péril? (Ronald Charest)

-Production et diffusion de l’information juridique (Daniel Poulin)

Gestion des connaissances dans les bibliothèques au 21e siècle (Tang Shanhong)

À assister:

-8e conférence internationale Internet pour le droit 25-26 octobre 2007

Une taxonomie ou non?

2007-09-15T17:45:00.000-07:00

La question se pose normalement en début de projet. Doit-on créer une taxonomie (ou taxinomie) pour organiser, sous la forme d'un arbre hiérarchique, notre information corporative?

À mon avis, depuis l'avènement de Google, les utilisateurs sont malheureusement peu portés à naviguer à travers ce type d'organisation lorsqu'ils sont en quête d'une information. Il y a sur le sujet deux écoles de pensée, mais disons certainement que l'approche Google est venue boulverser le comportement des utilisateurs et leurs attentes. Bref, en mode de recherche, il n'est pas évident de conclure que ce travail, concernant la taxonomie, sera déterminant dans la perspective d'un usager au départ d'un tel projet. En premier lieu, l'utilisateur sera naturellement enclin à chercher les informations via une page de recherche simple. Toutefois, il est à prévoir que plus le projet contiendra d'informations, plus la taxonomie devrait être utile et utilisée.

Par contre, je suis tout de même convaincu que ce processus est nécessaire à la mise en place d'un projet de gestion des connaissances. Il permettra de favoriser, pour les différents acteurs, une compréhension commune de l'ensemble des activités de l'organisation. Il permettra aussi d'offrir une alternative pour trouver l'information pertinente lorsque le résultat d'une requête, suivant l'utilisation d'une boîte de recherche simple, s'avèrera inefficace. Mais surtout, cette approche permettra de présenter l'information d'une façon non aléatoire, comme étant une suggestion des informations à consulter après une analyse préétablie fait par l'équipe ou la personne en charge du projet. Bien sûr, il faut avoir les ressources pour effectuer cette analyse...Mais un projet de gestion des connaissances devrait être bien plus qu'une page de recherche, tout en restant simple d'utilisation.

Le défi de créer une taxonomie n'est pas évident en soi et nécessite d'impliquer des acteurs qui ont une expertise et une vue d'ensemble des activités de l'organisation (et/ou désigner un expert par domaine de droit, selon l'étendue de vos activités).

C'est lors de la création de cette taxonomie que les choses devraient se compliquer et d'où on devrait voir se manifester des visions disons différentes...

1) L'élaboration de la taxonomie: quelques conseils de base:

-L'équipe de création de la taxonomie, doit être formée d'un nombre très restreint de personnes;
-Limitez-vous à un maximum de quatre niveaux hiérarchiques;
-Faites valider le résultat par un plus grand nombre d'individus par la suite;
-Tentez de classifier les informations à saisir en fonction de votre nouvelle taxonomie pour la tester, avant de publier cette dernière;
-Elle doit être bien conçu dès le départ pour éviter de publier trop de changements, sans quoi les usagers auront du mal à suivre (la taxonomie est par définition un arbre stable);
-Ne publiez une branche de la taxonomie que lorsqu'une information y est associée (les vides et les espaces en construction sont a éviter...);
-Définir chacun des termes pour que tous en aient la même compréhension dans votre équipe;
-Distribuez la taxonomie, ainsi que les définitions à tous

2) La mise à jour des informations associées à la taxonomie:

-Tous ne doivent pas être autorisés à ajouter ou modifier des classifications aux nouvelles informations à saisir au projet. Seulement quelques personnes (sinon une seule) connaissant très bien la taxonomie doivent posséder cette autorisation et être en charge de la mise à jour;
-Prévoir un calendrier de mise à jour.

PS: J'oubliais...laissez tomber les outils qui vous promettent la création automatique d'une taxonomie...

Marc
à la prochaine!

IMARK et la formation en ligne

2007-05-22T15:50:00.000-07:00

Vous trouverez à cette adresse : http://www.imarkgroup.org/modulelist_fr.asp quatre formations d'intérêt en ligne accessibles gratuitement sur les sujets suivant:

1) Gestion des documents électroniques
2) Création de communautés et de réseaux électroniques
3) Investir dans l'information pour le développement
4) Numérisation et création de bibliothèques numériques

Le principe même de cette plate-forme de e-formation (e-learning) est également intéressant. On peut y personnaliser chacune des formations de façon à ne sélectionner que certains chapitres (et donc sauter les introductions et les généralités).

"Vous pouvez définir un PIF en sélectionnant Parcours individuel dans la rubrique Mon cours qui apparaîtra dans le menu à gauche de l'écran."

Le système mémorise aussi à quelle étape vous êtes rendu dans votre plan d'apprentissage.

Chacune des étapes comprend une série de questions à répondre pour assurer votre bonne compréhension.

Bref, de quoi vous permettre d'améliorer vos connaissances sur ces sujets , et cela à votre rythme...

La base de connaissance TOPO du CAIJ, un outil très prometteur...

2007-05-16T21:21:00.000-07:00

On peut affirmer d'une façon générale qu'il existe trois grandes approches dans l'orientation même d'un projet de gestion des connaissances:

-Une première mettant l'accent sur l'organisation de l'information interne, et plus spécifiquement sur l'organisation des documents présentant un intérêt pour l'entreprise.

-Une seconde mettant l'emphase sur la gestion des expertises internes du personnel, de façon à savoir et trouver facilement avec qui entrer en contact pour obtenir une réponse à une question spécialisée.

-Finalement, les projets de nature "Questions/Réponses", que l'on voit par exemple dans les centres d'appel permettant aux employés en charge du service téléphonique de trouver très rapidement des réponses précises à des demandes provenant d'une clientèle en attente. D'ailleurs, ces systèmes ont évidemment plusieurs points en commun avec le nouveau phénomène "Questions/Réponses" du web 2.0, tel que answers.yahoo.com ou qna.live.com et autres....

Dans ce dernier modèle, le monde juridique québécois a vu naître récemment un nouveau projet de base de connaissance appelé TOPO développé par le CAIJ, et qui est à notre avis très inspirant... Effectivement, TOPO est un projet qui affiche les questions fréquemment adressées à l'équipe de recherche du CAIJ. Ces questions juridiques sont organisées suivant une taxonomie et complétées par une "fiche réponse" où figure les sources d'informations pertinentes. La fiche réponse comprend en outre la législation pertinente (accessible en lien hypertexte), les ouvrages en bibliothèque traitant de cette question, et parfois même un lien vers une recherche en ligne dynamique vers l'outil CONCERTO ... Également, le projet TOPO permet d'effectuer, parmi la banque de fiches "Questions/Réponses", des recherches simples, des recherches avancées, ainsi que de conserver certaines fiches intéressantes.

Dans un article récent intitulé "Le CAIJ, Portrait d'un courtier en information juridique" paru dans la revue Argus vol.35 no.3 Hiver 2006-2007, on y apprend plusieurs choses intéressantes concernant ce projet:

-Le service de recherche du CAIJ regroupe une dizaine de professionnels de la recherche en information juridique (aidée par des techniciens juridiques et techniciens en documentation);

-L'équipe à adopté en 2005 un logiciel de gestion du processus de recherche;

Je me permet aussi de citer un passage fort intéressant de l'article en question :

"Son originalité tient également à sa conception, qui est basée sur une utilisation très créative d'outils et de logiciels bibliographiques existants...L'utilisation de logiciels pour lesquels le CAIJ détenait déjà une licence à également permis de réaliser des économies importantes dans le développement et l'exploitation de TOPO".

À ce titre, et pour faire référence à ma chronique précédente, si l'un des buts de la gestion des connaissances est de permettre et démontrer un potentiel d'économie, aussi bien bâtir initialement le projet en permettant une réutilisation maximale des ressources existantes...plutôt qu'élaborer un projet qui comporterait au départ de nouveaux achats et de nouveaux risques.

De retour à TOPO, nous voulons aussi souligner et saluer le fait que l'équipe a récemment enlevé la page d'accueil imposant la saisie d'un identifiant et mot de passe pour l'utilisateur. Devant un si beau projet, il faut en faciliter l'accès. L'ouverture et l'accessibilité sur le web offre une vitrine formidable, alors que le protectionnisme est généralement mal perçu.

Peut-être un commentaire en terminant, le projet THEMA, également du CAIJ, présente aussi sous une autre forme, une organisation de l'information juridique, avec une autre taxonomie. Pourquoi ne pas songer éventuellement à une fusion des deux projets enfin d'épurer le tout et réunir c'est deux projets sous un seul onglet et une seule taxonomie?

Mais définitivement, un grand bravo pour cette initiative que nous suivrons de près...

Réflexions préliminaires à la mise sur pied d'un projet de gestion du savoir.

2007-04-19T16:24:00.000-07:00

La gestion du savoir (ou gestion des connaissances) est un sujet qui a été abondamment abordé au plan théorique, mais de toute évidence, elle reste un concept abstrait et difficile à mettre en application. Nous tenterons ici de proposer quelques idées concrètes et soulever des questions auxquelles il faut répondre au préalable à la mise en oeuvre d'un tel projet. Mais d'abord proposons une définition empruntée au Wikipédia:

"La gestion des connaissances (en anglais Knowledge Management), est l'ensemble des techniques permettant d'identifier, d'organiser, de stocker et de fournir des connaissances aux membres de l'organisation, en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle-même (recherche et développement) ou acquis de l'extérieur (intelligence économique)"

D'entré de jeu, il existe dans votre organisation déjà plusieurs éléments qui appartiennent à la gestion du savoir, et si vous arriviez à les mettre ensemble ou les reliés, vous auriez déjà fait un grand pas.

1) L'équipe et les ressources :

La "gestion" du savoir sous-entend qu'il faudra "gérer" l'information. Pour ce faire, nous partirons avec la prémisse qu'il faut nommer un responsable au projet et peut-être même songer à la création d'une équipe dédiée si la taille de l'organisation le justifie. Cette personne en charge devra avoir une bonne crédibilité dans son organisation , et une bonne compréhension de l'ensemble des activités de la firme.

Votre équipe de GS doit posséder le soutien, le budget et l'autorité nécessaire pour réussir le projet. De plus, elle doit disposer de moyens raisonnables pour promouvoir ces services. Toutefois, si le principe qui sous-tend la GS est de rendre l'organisation plus efficace, plus compétive et de générer des économies d'échelle, les ressources accordées pour le projet doivent bien sûr rester proportionnelles à cet objectif. À ce sujet, nous croyons qu'il est préférable de rester modeste et réaliste.

2) Les perceptions face au projet :

Faites une consultation interne pour peser ce que vos utilisateurs attendent de vos services. Identifiez les besoins des juristes. Identifiez les freins et les irritants à la mise sur pied du projet.

3) Localisez les sources du savoir :

Dans un premier temps, répertoriez les équipes de droit et les différents experts. Existe-t-il déjà un répertoire de profils d'expertise dans l'organisation (comme on en trouve pour certains grands cabinets sur leur site Internet)? Ensuite, localisez UNE personne ressource (ou un expert) par équipe de droit qui porte un intérêt particulier à la gestion du savoir pour devenir éventuellement responsable d'une portion du projet. Y a-t-il lieu de proposer également un répertoire d'expertise externe (témoins-experts ou autres)?

Localisez toutes les sources et types d'information pertinents (internes ou externes) pour chacune des pratiques de droit.

En préparation à la création de taxonomie(s), localisez les divers types de classement de nature juridique dans votre organisation (exemple: filière personnelle, table des matières d'un ouvrage, répertoire documentaire hiérarchique...).

Qu'est-ce-que la firme publie à l'interne et l'externe comme ouvrages juridiques, "Newsletter", résumés de jurisprudence ou formations, qui vous aiderait à déterminer la pertinence de certaines informations juridiques. Quels documents internes pourraient se qualifier de "valeur ajoutée" à l'information juridique (résumés de décisions ou autre)?

Existe-t-il des comités de révision de procédures ou d'opinions qui vous aideraient à déterminer la pertinence de certaines informations ?

4) Définir certaines règles au préalable :

Définissez et proposez à la gestion des règles de partage. Qui a l'autorité de donner accès et diffuser à l'interne une information ou un document jugé pertinent (l’auteur, la personne ressource dans l’équipe de droit ou l’équipe de GS) ? Diffusez ces règles à tous.

Qui a l'autorité de déterminer la pertinence des informations à conserver et organiser (l’auteur, la personne ressource dans l’équipe de droit ou l’équipe de GS ) ? Diffusez ces règles à tous.

Vous vous souvenez de la théorie des ensembles ? Dès le départ, faites cet exercice avec les sujets de droit couvert par vos équipes. Autrement dit, quels sont les sujets qui sont d'intérêt général (ex : Charte, interprétation...) et quels sont ceux qui sont propres à un domaine précis (droit municipale). Dans quelques années, lorsque le projet contiendra trop d'informations, vous aurez un élément sur lequel vous rabattre pour gérer plus finement la pertinence des informations de votre base. Lorsque cela n'est pas prévu le jour 1, ce problème devient pratiquement irrésoluble pour corriger le tir et analyser de nouveau la masse de données provenant du passé.

Y a t-il lieu de proposer et diffuser une règle pour clarifier la question de savoir quelles informations devraient se retrouver dans quels systèmes (Intranet, Outlook, le système de gestion documentaire...) ?

Comment mesurer le taux de partage et de collaboration des participants ? Proposez à la gestion un plan de récompense pour favoriser le partage et la collaboration. Peut-on intégrer ces éléments à l'évaluation de rendement du personnel ?

À quelles étapes précises, dans le processus d'affaires, pouvez-vous vérifier si les informations utiles, créées dans l'organisation, sont partagées et accessibles dans le projet (exemple : lorsque la version finale d'un document est disponible ? Lorsqu’une décision est rendue ?, lorsqu'un dossier est fermé ? lorsqu'une personne quitte ses fonctions ?).

Définissez vos services et adoptez une norme de service. Diffusez ces normes à tous.

5) La structure de l'organisation :

Qui supervise les étudiants et stagiaires qui produisent des recherches ? Comment coordonner ce travail ou être tenu informé des demandes de recherche et du produit des recherches ?

Qui organise les événements à l'interne comme les dîners-causeries, formations ou autres ? Avez-vous les capacités techniques de capturer (vidéo ou son) ces occasions de transfert du savoir ?

Est-il possible d'être informé à l'avance des formations qui seront données ou suivies par les juristes (Ces éléments font aussi partie du savoir de l'organisation) ? Comment obtenir les documents de formation de façon systématique pour intégration dans votre base de connaissances avec autorisation de l’auteur ?

Impliquez votre bibliothécaire dans la création des taxonomies et métadonnées. La science de la bibliothéconomie à beaucoup à apporter à un projet de gestion du savoir. Le bibliothécaire doit retrouver sa place dans l'organisation puisque le monde des livres va tendre à disparaître. Disons pour l'instant qu'à mon avis, ces dernières années, beaucoup d'énergie et des ressources ont été investies à réinventer des concepts qui existaient bien avant l'aire numérique.

6) Les outils :

"successful KM is 10 percent systems and IT and 90 percent people and culture"
Yasar E. Jarrar

Étudiez attentivement les capacités techniques de vos outils en place et des modules qui pourraient s'y greffer (système de gestion documentaire, logiciel de la bibliothèque...). Partant du principe que l'on utilise qu'un faible pourcentage des capacités de nos outils et que les utilisateurs sont réfractaires à ce type de changement, comment tirer profit au maximum des ressources technologiques existantes ? Ne vous laissez pas distraire au premier abord, par les promesses technologiques d'un nouveau système ou d'un projet de développement... Sa mise en place technique, sa maîtrise, ses coûts ainsi que son acceptation ne sont jamais chose simple à gérer et vous causeront assurément plus de soucis que de succès. En d'autres mots, il est hautement préférable de miser en premier lieu sur le service à offrir plutôt que l'outillage. D'ailleurs à ce propos, des études récentes tendent à démontrer qu'il y a une corrélation négative entre les investissements en technologie et la performance d'affaires (Approche stratégique de la gestion des connaissances, Lucie Rivard - Les presses de l'université Laval - 2005)

Commencez à songer à la création des métadonnées pour décrire les divers types d'information contenus au projet. Y a-t-il des informations (métadonnées, documents...) que vous jugez utiles dans les systèmes existants ?

Peut-on obtenir des statistiques au sujet de l'utilisation des systèmes en place (ou log) vous permettant de mieux comprendre les besoins de recherches de vos utilisateurs?

Impliquez le département informatique et assurez-vous de bien maîtriser vos besoins. Faites la différence entre les gadgets et les éléments utiles.

Étudiez l'intérêt et l'utilité pour les besoins de l'organisation des plus récents modes de partage et de collaboration (Forum, Wiki, Blog, e-learning, veille stratégique).

En espérant le tout utile pour l'instant, nous reviendrons sur plusieurs points sous peu...

À Bientôt!

Un virage à 90 degrés!

2007-04-18T21:22:00.001-07:00

Une autre petite chronique technique avant d'entrer dans la substance.

Un écran d'ordinateur de grandeur ordinaire ne permet pas de visualiser pleine grandeur un document numérisé en 8 1/2 x 11 ou 8 1/2 x 14. Pour voir toute la page d'un PDF à l'écran, il faut réduire à 60% sa taille, ce qui rend la lecture inconfortable...Pour faciliter la transition "document papier" à "document électronique", un écran positionné à la verticale, plutôt qu'à l'horizontale, serait tellement plus naturel pour le lecteur...

Prenez justement un virage de 90 degrés avec le type d'écran rotatif suivant:
http://accessories.us.dell.com/sna/productdetail.aspx?c=ca&l=fr&s=dhs&cs=cadhs1&sku=320-4977

Lorsque le budget ne le permet pas, vous pouvez simplement installer le logiciel iRotate.

Pour le juriste qui passe ses journées à lire, ce truc n'est pas un luxe, ni un gadget. Fini de jouer sans cesse avec la petite roulette de la souris...

Un exemple de web 2.0 impressionnant, Basecamp!

2007-04-18T17:06:00.000-07:00

Vous coordonnez une équipe de travail et vous aimeriez avoir un outil pour gérer les tâches de chacun et avoir une idée d'ensemble du travail à accomplir ?

Basecamp est un outil gratuit que vous pourrez activer en moins de 30 minutes. J'ai testé et adopté.

Vous créez d'abord des comptes, puis des objectifs à atteindre, dont vous pouvez fixer la date dans un calendrier. Ensuite, vous définissez les tâches à réaliser pour atteindre vos objectifs. Chacune des tâches pourra être assignée à un membre de votre équipe. Le membre est notifié par courriel à chacune des nouvelles tâches. En tant qu'administrateur, vous pourrez facilement changer la priorité du travail à effectuer par un membre d'un simple "drag & drop". Chacun des membres de l'équipe pourra retourner consulter la liste de ses tâches.

Aucune installation, aucun logiciel, tout en web...et gratuitement...

Visionnez ces extraits vidéos pour vous convaincre de la simplicité de cet outil.

http://www.basecamphq.com/demos/milestones/

http://www.basecamphq.com/demos/todos/

Tout y est!

http://www.basecamphq.com

Saviez-vous que (no3) - Organisez vos recherches

2007-04-15T14:31:00.000-07:00

Saviez-vous que vous pouvez utiliser l'option "Favoris" de votre navigateur Internet Explorer pour organiser vos recherches juridiques et vous permettre d'être à jour facilement dans votre domaine d'expertise?

1) Allez à la page de recherche de CANLII;

www.canlii.org/fr/index.html

2) Dans la boîte no.1 (recherche plein texte), taper les mots clés correspondant à vos besoins, disons pour les fins de l'exemple la requête suivante: 2925 /s (C.C.Q OR "code civil");

3) Sélectionnez l'option "Trier par : Date";

4) Dans l'onglet "Favoris" de votre navigateur, sélectionnez "Ajouter aux favoris" (comme si c'était un site ordinaire), ici, disons: "recherche sur la prescription";

5) Vous pouvez alors renommer ce nouveau favori;

6) Il est possible ensuite ce créer des répertoires pour organiser vos requêtes de façon hiérarchique;

7) La beauté de cette astuce est que lorsque, plus tard, vous irez sélectionner votre requête ou ce favori, votre recherche sera automatiquement mise à jour...

À vous de jouer...

Saviez-vous que...(no 2) Traduire une décision en ligne!

2007-04-15T14:22:00.000-07:00

Au sujet de la tratuction des décisions, saviez-vous que vous pouvez utiliser l'outil de traduction de google pour vous aider à lire ou traduire un jugement?

1) Disons que je désire traduire la décision suivante de la Cour fédérale (les traductions officielles sont publiées quelques mois après la publication de la décision originale pour cette Cour);

http://www.canlii.com/en/ca/fct/doc/2007/2007fc361/2007fc361.html

2) Je vais sur google, puis l'option "Outils linguistiques" ;

3) Je colle le lien de la décision dans la case "Traduire la page";

4) Pour cet exemple, choisissez l'option "Anglais à Français";

5) Regardez le résultat...Ce n'est pas parfait, mais c'est tout de même un excellent point de départ.

La nouvelle version de CANLII est en ligne!

2007-04-15T14:11:00.000-07:00

La nouvelle version de canlii est maintenant accessible et plusieurs nouveautés et améliorations sont vraiment plus qu'intéressantes:

-Ajout des opérateurs de proximité pour la recherche (ex: /s /p /n);
-Amélioration notable de la surbrillance dans les documents trouvés;
-Ajout de fils rss des nouvelles décisions;
-Ajout des versions PDF des décisions;
-Tri de la liste des documents par DATE ou PERTINENCE;
-Mots-clés décrivant la décision dans la liste de résultat

www.canlii.org

il faut voir...Bravo et merci à cette remarquable équipe!

Saviez-vous que...(no।1) - Doctrine

2007-04-15T14:09:00.000-07:00

Si vous allez à l'adresse suivante et sélectionnez le bouton
radio "Doctrine", vous remarquerez maintenant l'accès en mode recherche
aux différents volumes des livres de la Collection de droit du Barreau
de l'année.

http://recherche.caij.qc.ca/DelphesSearch/Search.aspx

Peut être très utile!

L'objet de ce Blog

2007-03-06T17:52:00.000-08:00

Ce Blog sera dédié à certaines de mes lectures, réflexions et expériences au sujet de la gestion du savoir dans le domaine juridique. Il sera avant tout d'un style libre au format de capsules et n'aura pas la prétention d'être d'une exhaustivité scientifique, mais pourra tout de même apporter quelques pistes de solutions pour les intéressés.

Nous commencerons le tout avec quelques petites chroniques succintes présentant des trucs et astuces utiles à la pratique du droit.

À bientôt...