Le nouveau rôle de la bibliothèque dans un cabinet

Après réflexion, avec la réalité numérique et la tendance que l'on connaît aujourd'hui dans le monde de l'information juridique, il sera difficile d'ici peu de ne pas être contraint de revoir le rôle de la bibliothèque, ou du centre de documentation dans l'organisation. Les recueils de jurisprudence, les publications papier, la Gazette officielle papier et autres, sont-ils toujours un bon investissement?

À mon avis, il y a lieu de commencer à suivre les statistiques de consultation et d'emprunt à la bibliothèque pour amorcer cette analyse. Vous saviez que les livres de la Collection du Barreau sont disponibles dans le site CAIJ (concerto), que l'équipe de Lexum s'intéresse maintenant à la publication de la doctrine et que plusieurs publications juridiques universitaires au Québec et au Canada sont maintenant en ligne gratuitement... Que restera-t-il demain de la doctrine papier à ce rythme?

Il serait intéressant aussi d'évaluer le comportement d'un jeune avocat fraîchement sortit de l'université face à ses besoins de recherche.

Bref, pourquoi ne pas songer à fusionner les services de la bibliothèque et ceux d'un projet gestion du savoir pour mettre en commun leurs ressources?

Le fait est qu'en réévaluant le rôle des bibliothèques, il deviendra difficile à mon sens, de distinguer qui devrait faire quoi, et de la confusion, l'usager en sortira perdant.

Aussi, dans le choix d'une technologie, le fait de pouvoir gérer un "document électronique" ou un "livre" devrait pouvoir être supporté par un seul et même outil. Le type ou le support de l'information ne devrait pas justifier l'achat, le support et la maintenance d'un autre nouvel outil informatique dans l'organisation... Faites les bons choix de départ....Au moment d'une fusion éventuelle des données, elle sera d'autant plus simple à effectuer, point de vue compatibilité, si on travaille d'amblé sur une seule technologie.

À lire:

-L'avenir des collections de référence imprimées (Diane St-Aubin)

-Bibliothécaire dans un cabinet d’avocats - L’avenir de la profession en péril? (Ronald Charest)

-Production et diffusion de l’information juridique (Daniel Poulin)

Gestion des connaissances dans les bibliothèques au 21e siècle (Tang Shanhong)


À assister:

-8e conférence internationale Internet pour le droit 25-26 octobre 2007

Une taxonomie ou non?

La question se pose normalement en début de projet. Doit-on créer une taxonomie (ou taxinomie) pour organiser, sous la forme d'un arbre hiérarchique, notre information corporative?

À mon avis, depuis l'avènement de Google, les utilisateurs sont malheureusement peu portés à naviguer à travers ce type d'organisation lorsqu'ils sont en quête d'une information. Il y a sur le sujet deux écoles de pensée, mais disons certainement que l'approche Google est venue boulverser le comportement des utilisateurs et leurs attentes. Bref, en mode de recherche, il n'est pas évident de conclure que ce travail, concernant la taxonomie, sera déterminant dans la perspective d'un usager au départ d'un tel projet. En premier lieu, l'utilisateur sera naturellement enclin à chercher les informations via une page de recherche simple. Toutefois, il est à prévoir que plus le projet contiendra d'informations, plus la taxonomie devrait être utile et utilisée.

Par contre, je suis tout de même convaincu que ce processus est nécessaire à la mise en place d'un projet de gestion des connaissances. Il permettra de favoriser, pour les différents acteurs, une compréhension commune de l'ensemble des activités de l'organisation. Il permettra aussi d'offrir une alternative pour trouver l'information pertinente lorsque le résultat d'une requête, suivant l'utilisation d'une boîte de recherche simple, s'avèrera inefficace. Mais surtout, cette approche permettra de présenter l'information d'une façon non aléatoire, comme étant une suggestion des informations à consulter après une analyse préétablie fait par l'équipe ou la personne en charge du projet. Bien sûr, il faut avoir les ressources pour effectuer cette analyse...Mais un projet de gestion des connaissances devrait être bien plus qu'une page de recherche, tout en restant simple d'utilisation.

Le défi de créer une taxonomie n'est pas évident en soi et nécessite d'impliquer des acteurs qui ont une expertise et une vue d'ensemble des activités de l'organisation (et/ou désigner un expert par domaine de droit, selon l'étendue de vos activités).

C'est lors de la création de cette taxonomie que les choses devraient se compliquer et d'où on devrait voir se manifester des visions disons différentes...

1) L'élaboration de la taxonomie: quelques conseils de base:

-L'équipe de création de la taxonomie, doit être formée d'un nombre très restreint de personnes;
-Limitez-vous à un maximum de quatre niveaux hiérarchiques;
-Faites valider le résultat par un plus grand nombre d'individus par la suite;
-Tentez de classifier les informations à saisir en fonction de votre nouvelle taxonomie pour la tester, avant de publier cette dernière;
-Elle doit être bien conçu dès le départ pour éviter de publier trop de changements, sans quoi les usagers auront du mal à suivre (la taxonomie est par définition un arbre stable);
-Ne publiez une branche de la taxonomie que lorsqu'une information y est associée (les vides et les espaces en construction sont a éviter...);
-Définir chacun des termes pour que tous en aient la même compréhension dans votre équipe;
-Distribuez la taxonomie, ainsi que les définitions à tous

2) La mise à jour des informations associées à la taxonomie:

-Tous ne doivent pas être autorisés à ajouter ou modifier des classifications aux nouvelles informations à saisir au projet. Seulement quelques personnes (sinon une seule) connaissant très bien la taxonomie doivent posséder cette autorisation et être en charge de la mise à jour;
-Prévoir un calendrier de mise à jour.

PS: J'oubliais...laissez tomber les outils qui vous promettent la création automatique d'une taxonomie...

Marc
à la prochaine!