Partir un Wiki

Un truc simple pour partir un wiki dans une entreprise ou une organisation: Ne le partez pas vide, mettez-y un contenu de départ. Le gens seront davantage portés à collaborer en modifiant un contenu existant plutôt qu'être la première personne à risquer d'écrire un contenu nouveau.

Un "search entreprise" ou un "système de gestion du savoir"

Il est difficile de s'y retrouver aujourd'hui face à l'offre du marché parce que toutes les compagnies prétendent qu'ils peuvent TOUT faire. Un exemple parmi tant d'autres en page d'accueil:

http://www.autonomy.com/

Mais une fois installé, ce n'est plus aussi simple... Il est important à mon avis de différencier deux grandes catégories d'outil:

-Les moteurs d'indexation: qui permettront d'indexer (pour permettre une recherche en plein texte) des contenus divers, situés dans divers locations et de divers formats (.doc, mail, .PPT, PDF...)> Ici le document électroniques est au centre de ce système; Lorsque commence un projet de gestion du savoir, on réalise rapidement qu'il faudra y greffer une base des données et c'est là qu'on commencera a discuter de programmation... Mais ne vous y trompez pas, la programmation d'une base de données spécialisée en gestion du savoir prendra plusieurs années en développement. En fait, la base de donnée spécialisée est plus importante que l'indexeur dans ce type de projet. Cette technologie permettra d'offrir un "Search enterprise" (une page de recherche) mais difficilement à mon avis, "un outil de gestion du savoir" permettant de "gérer" votre information.

Lire aussi ce billet et la suite concernant les moteurs d'indexation.

-Un outil de gestion du savoir: Est d'abord un système qui permet de gérer des informations, que ce soit des documents électronique ou autres. Ici, la gestion de votre information via une base de données spécialisée, est au coeur de ce système. C'est selon nous, ce qu'un gestionnaire du savoir a besoin pour offrir un service de "gestion du savoir" dans une entreprise ou une organisation. Cet outil est souvent proposé avec un indexeur pour permettre aussi la recherche plein texte dans le documents électronique qui seront archivés au système. Cet outil permettra facilement de créer des fiches ou notices sans nécessairement y archiver des documents électroniques (Les formations à venir, les profils experts, les nouvelles, les nouvelles publications...). Également, cet outil devra permettre la création d'une fiche ou notice, et y archiver plusieurs documents électroniques dans la même fiche. L'information et son classement (descripteur, thésaurus...) est au coeur de ce système et non le document lui-même.

Cet outil doit vous offrir toute la puissance et la souplesse, pour travailler et modifier en lot des informations. Les contextes changent, évoluent et votre outil doit permettre de faire refléter cette réalité. Ce n'est pas qu'au moment de la saisie initiale d'un document dans le système que l'on connaîtra parfaitement son classement ou l'informations a y ajouter. Il faut être en mesure de facilement revenir en arrière sur des lots d'information sans devoir passer par le département informatique.

Aussi, souvent les indexeurs prétendent être en mesure de générer automatiquement une taxonomie...Ce que j'ai pu voir comme résultat m'a laissé un peu perplexe...Je suis curieux, y a t-il des personnes qui ont réussi a obtenir un résultat satisfaisant avec cette composante? Mon point est le suivant, ne perdez du temps et une belle occasion d'impliquer vos experts pour créer une ou plusieurs taxonomies. Si vous décidé de créer une taxonomie, cette étape est importante pour impliquer vos clients et faire en sorte qu'ils sentent que c'est aussi leur projet...Dans un projet collaboratif, il ne faudrait pas oublier d'impliquer "les personnes" à qui s'adressera votre service.

Un Search enterprise ou un système de gestion du savoir? Encore une fois, ça dépendra de vos besoins. Partager et mettre vos documents importants dans un répertoire, puis les indexer pour permettre une recherche plein texte, est un projet simple mais qui offrira aussi un résultat limité (Search enterprise). Gérer et maîtriser votre information, dans le cadre d'un projet de gestion du savoir, est plus complexe à mettre en place mais offrira des avantages et possibilités d'avenir tout autre (système de gestion du savoir).

Quelques critères de sélection d'un outil de gestion du savoir:

-Multi thesaurus

-Multilingue

-Multi-contextes ou Multi-projet

-Gestion Électronique des documents (GED) et Gestion des emprunts

+composantes 2.0 (wiki, Blog...)