Récupérer les documents de formation

Bien entendu, il arrive que les employés reçoivent de la formation à l'externe. Évidement, les documents qui y sont distribués peuvent s'avérer utiles à conserver et partager avec les autres membres de l'organisation. Pourquoi ne pas les archiver et les classifier dans votre système de gestion des connaissances?

Pour se faire, le plus simple est d'exiger à votre personnel, qui ira suivre la formation, de demander directement à l'auteur la possibilité d'obtenir une copie électronique du document de formation avec une autorisation de publier dans votre système interne.

Par contre, dans les faits, il y a bien des chances que cette petite exigence soit difficile à faire respecter.

Peut-être plutôt proposer que la personne en charge du projet de GS, ou son équipe, assume la responsabilité de faire le suivi pour obtenir les documents en question et l'autorisation de publier auprès de l'auteur? Ou peut-être encore faire en sorte que la personne en charge de payer les comptes puisse envoyer un simple formulaire modèle pour demander les documents à l'auteur ainsi que la demande d'autorisation? Bref, il suffit de trouver un moyen pour savoir qui ira, ou est allé, à une formation et ajouter une étape supplémentaire à nos processus actuels pour effectuer ce suivi.

Je me suis amusé à chercher une façon ultra simple de créer une base de donnée pour nous préparer à faire ce suivi. Pour ceux qui ont un soutien informatique limité, j'ai trouvé Zoho Creator qui permet de générer une base de donnée en ligne...: http://www.zoho.com/

Diffiçile de faire plus simple comme outil et c'est gratuit!

Mon projet était de faire un petit outil simple pour ce type de besoin qui présenterait un formulaire web à un employé qui désirerait obtenir l'autorisation de son employeur d'aller à une formation. Les informations du formulaire pourraient par la suite être récupérées pour faire notre suivi mentionné plus haut.

Zoho, permet très simplement de monter des bases de données, entre autre, privées ou public pour différents besoins personnalisés. ATTENTION, il faut savoir et garder à l'esprit que ce type de système conserve vos données sur des serveurs situés à l'externe, mais puisqu'ici on ne parle pas d'information très stratégiques à votre organisation, on peut penser que cette façon de faire sera sans danger apparent.

1) Cliquez sur l'image ci-dessous pour voir mon formulaire:


2) Après que l'employé ai rempli un formulaire de demande, l'administrateur du projet peut même être notifié par courriel de la façon suivante:


Il existe également un petit tutoriel sur ce module.

À vous de voir comment coller ses idées à vos processus déjà en place.

www.infojuridique.ca

Voici un site juridique intéressant, que je viens de découvrir, et qui propose des capsules vidéos sur divers sujets courant en droit:

http://www.infojuridique.ca/

Des capsules riches en information, une présentation particulièrement efficace et simple d'utilisation pour tous. Une belle intégration de la vidéo de formation dans un site web.

Bref une belle réalisation à mettre dans ces favoris! à suivre...

En passant, concernant la formation en ligne, on retrouve dans le site de l'Association du Barreau Canadien Section Québec la possibilité d'acheter de la formation vidéo pour les juristes. Aussi maintenant vous trouverez une section "Cyberformation" dans le site du Barreau du Québec.

Distribuer ou diffuser?

L'utilisation du courriel est devenu problématique à plusieurs niveaux. Tout est en place pour être déranger sans cesse dans notre concentration avec, entre autre, la petite fenêtre Outlook, nous avisant qu'un courriel, peut-être important, vient d'entrer dans notre boîte. Il suffit d'un clique pour répondre, plus le temps d'y réfléchir! Plusieurs études démontrent aujourd'hui l'inefficacité de l'utilisation que l'on fait de cette technologie et il y aurait même des risques au niveau de la santé des individus...(selon une étude récente,1 personne sur 3, se dit souffrir du "stress du courriel"...28% des personnes sondées se disent "dirigées" par leur courriel et par la nécessité de répondre le plus rapidement possible...)

Il faut remettre de l'ordre dans tout ça... Proposer une directive simple pour clarifier ce qui, en terme d'information, devrait être diffusée sur l'intranet, ce qui devrait plutôt être diffusée via le système de gestion des connaissances et ce qui devrait faire l'objet d'une distribution par courriel. Les employés doivent savoir ou se trouve l'information dans l'organisation et pour cela, il faut indiquer et rappeler à quoi chacun des outils doit servir.

Avant l'air du numérique, quand il y avait une urgence, on plaçait le document sur la chaise de l'employé (Courriel-distribution). Si l'information était d'un intérêt général, on l'a partageait sur le babillard (diffusion). Si l'information était d'intérêt spécifique, mais non urgente, elle était placée dans le pigeonnier. Au fond ce n'était peut-être pas si bête...et c'est une bonne piste de réflexion pour établir et mettre en place une directive quant à l'utilisation des technologies. Avec le flot d'information qui transite maintenant, il faut à mon avis adopter une directive pour le bénéfice de tous.

Archiver des livres juridiques libres de droit d'auteur

Il semblerait que Microsoft, qui veut probablement faire compétition à Google, offre maintenant via son interface Live, un accès complet à de vieux ouvrages numérisés (traitant de plusieurs domaines y compris juridique canadien) et qui seraient aujourd'hui libres de droit.

La beauté de ce projet réside dans le fait que les documents sont accessibles en entier et en format PDF... Si vous êtes intéressé par cette idée, vous devez également consulter le projet d'envergure qu'est: Internet Archive, section Text (PDF)

voir aussi: Le projet Alouette (non PDF)
La bibliothèque Nationale section Collection numérique

Pourquoi ne pas archiver, ou créer des liens, sur les ouvrages juridiques d'intérêt en format PDF, à l'intérieur de votre propre projet, de façon à ce que les documents puissent être pleinement indexés? Peut-être même créer une section "documents de nature historique"...

Je vous laisse découvrir par vous même ce qu'on peut trouver dans ces différents projets (exemple de mots clés: canada constitution, canada law....)

Acheter un droit de diffuser...plutôt que d'acheter un nombre x de copies?

Compte tenu que beaucoup de publications sont maintenant disponibles en version électronique, pourquoi ne pas négocier, auprès des éditeurs, un droit d'archiver et publier ces documents dans nos outils interne?

Lorsque nous achetons du contenu auprès des éditeurs privés (livres, publications ou autres) l'achat vient nécessairement avec une restriction quant à son utilisation. À titre d'exemple, je m'abonne à une revue juridique électronique et le contrat stipulera qu'il est interdit d'archiver, de transférer..., bref que cet abonnement est pour mon utilisation exclusif. Que peut-on faire avec nos abonnements électroniques qui soient utiles ou adaptés à notre pratique de partage et d'organisation de l'information? Est-ce-que ces restrictions sont toujours pertinentes aujourd'hui, ou est-ce-que ces restrictions s'adaptent bien à nos nouveaux besoins (particulièrement dans une grande organisation)?

Il me semble bien humblement que les éditeurs ont un mode de facturation qui ne colle qu'au monde du "papier". On débourse encore pour le nombre de copies, alors que notre réalité et pratique est rendu différente à mon avis.

Le nouveau rôle de la bibliothèque dans un cabinet

Après réflexion, avec la réalité numérique et la tendance que l'on connaît aujourd'hui dans le monde de l'information juridique, il sera difficile d'ici peu de ne pas être contraint de revoir le rôle de la bibliothèque, ou du centre de documentation dans l'organisation. Les recueils de jurisprudence, les publications papier, la Gazette officielle papier et autres, sont-ils toujours un bon investissement?

À mon avis, il y a lieu de commencer à suivre les statistiques de consultation et d'emprunt à la bibliothèque pour amorcer cette analyse. Vous saviez que les livres de la Collection du Barreau sont disponibles dans le site CAIJ (concerto), que l'équipe de Lexum s'intéresse maintenant à la publication de la doctrine et que plusieurs publications juridiques universitaires au Québec et au Canada sont maintenant en ligne gratuitement... Que restera-t-il demain de la doctrine papier à ce rythme?

Il serait intéressant aussi d'évaluer le comportement d'un jeune avocat fraîchement sortit de l'université face à ses besoins de recherche.

Bref, pourquoi ne pas songer à fusionner les services de la bibliothèque et ceux d'un projet gestion du savoir pour mettre en commun leurs ressources?

Le fait est qu'en réévaluant le rôle des bibliothèques, il deviendra difficile à mon sens, de distinguer qui devrait faire quoi, et de la confusion, l'usager en sortira perdant.

Aussi, dans le choix d'une technologie, le fait de pouvoir gérer un "document électronique" ou un "livre" devrait pouvoir être supporté par un seul et même outil. Le type ou le support de l'information ne devrait pas justifier l'achat, le support et la maintenance d'un autre nouvel outil informatique dans l'organisation... Faites les bons choix de départ....Au moment d'une fusion éventuelle des données, elle sera d'autant plus simple à effectuer, point de vue compatibilité, si on travaille d'amblé sur une seule technologie.

À lire:

-L'avenir des collections de référence imprimées (Diane St-Aubin)

-Bibliothécaire dans un cabinet d’avocats - L’avenir de la profession en péril? (Ronald Charest)

-Production et diffusion de l’information juridique (Daniel Poulin)

Gestion des connaissances dans les bibliothèques au 21e siècle (Tang Shanhong)


À assister:

-8e conférence internationale Internet pour le droit 25-26 octobre 2007

Une taxonomie ou non?

La question se pose normalement en début de projet. Doit-on créer une taxonomie (ou taxinomie) pour organiser, sous la forme d'un arbre hiérarchique, notre information corporative?

À mon avis, depuis l'avènement de Google, les utilisateurs sont malheureusement peu portés à naviguer à travers ce type d'organisation lorsqu'ils sont en quête d'une information. Il y a sur le sujet deux écoles de pensée, mais disons certainement que l'approche Google est venue boulverser le comportement des utilisateurs et leurs attentes. Bref, en mode de recherche, il n'est pas évident de conclure que ce travail, concernant la taxonomie, sera déterminant dans la perspective d'un usager au départ d'un tel projet. En premier lieu, l'utilisateur sera naturellement enclin à chercher les informations via une page de recherche simple. Toutefois, il est à prévoir que plus le projet contiendra d'informations, plus la taxonomie devrait être utile et utilisée.

Par contre, je suis tout de même convaincu que ce processus est nécessaire à la mise en place d'un projet de gestion des connaissances. Il permettra de favoriser, pour les différents acteurs, une compréhension commune de l'ensemble des activités de l'organisation. Il permettra aussi d'offrir une alternative pour trouver l'information pertinente lorsque le résultat d'une requête, suivant l'utilisation d'une boîte de recherche simple, s'avèrera inefficace. Mais surtout, cette approche permettra de présenter l'information d'une façon non aléatoire, comme étant une suggestion des informations à consulter après une analyse préétablie fait par l'équipe ou la personne en charge du projet. Bien sûr, il faut avoir les ressources pour effectuer cette analyse...Mais un projet de gestion des connaissances devrait être bien plus qu'une page de recherche, tout en restant simple d'utilisation.

Le défi de créer une taxonomie n'est pas évident en soi et nécessite d'impliquer des acteurs qui ont une expertise et une vue d'ensemble des activités de l'organisation (et/ou désigner un expert par domaine de droit, selon l'étendue de vos activités).

C'est lors de la création de cette taxonomie que les choses devraient se compliquer et d'où on devrait voir se manifester des visions disons différentes...

1) L'élaboration de la taxonomie: quelques conseils de base:

-L'équipe de création de la taxonomie, doit être formée d'un nombre très restreint de personnes;
-Limitez-vous à un maximum de quatre niveaux hiérarchiques;
-Faites valider le résultat par un plus grand nombre d'individus par la suite;
-Tentez de classifier les informations à saisir en fonction de votre nouvelle taxonomie pour la tester, avant de publier cette dernière;
-Elle doit être bien conçu dès le départ pour éviter de publier trop de changements, sans quoi les usagers auront du mal à suivre (la taxonomie est par définition un arbre stable);
-Ne publiez une branche de la taxonomie que lorsqu'une information y est associée (les vides et les espaces en construction sont a éviter...);
-Définir chacun des termes pour que tous en aient la même compréhension dans votre équipe;
-Distribuez la taxonomie, ainsi que les définitions à tous

2) La mise à jour des informations associées à la taxonomie:

-Tous ne doivent pas être autorisés à ajouter ou modifier des classifications aux nouvelles informations à saisir au projet. Seulement quelques personnes (sinon une seule) connaissant très bien la taxonomie doivent posséder cette autorisation et être en charge de la mise à jour;
-Prévoir un calendrier de mise à jour.

PS: J'oubliais...laissez tomber les outils qui vous promettent la création automatique d'une taxonomie...

Marc
à la prochaine!