Après réflexion, avec la réalité numérique et la tendance que l'on connaît aujourd'hui dans le monde de l'information juridique, il sera difficile d'ici peu de ne pas être contraint de revoir le rôle de la bibliothèque, ou du centre de documentation dans l'organisation. Les recueils de jurisprudence, les publications papier, la Gazette officielle papier et autres, sont-ils toujours un bon investissement?
À mon avis, il y a lieu de commencer à suivre les statistiques de consultation et d'emprunt à la bibliothèque pour amorcer cette analyse. Vous saviez que les livres de la Collection du Barreau sont disponibles dans le site CAIJ (concerto), que l'équipe de Lexum s'intéresse maintenant à la publication de la doctrine et que plusieurs publications juridiques universitaires au Québec et au Canada sont maintenant en ligne gratuitement... Que restera-t-il demain de la doctrine papier à ce rythme?
Il serait intéressant aussi d'évaluer le comportement d'un jeune avocat fraîchement sortit de l'université face à ses besoins de recherche.
Bref, pourquoi ne pas songer à fusionner les services de la bibliothèque et ceux d'un projet gestion du savoir pour mettre en commun leurs ressources?
Le fait est qu'en réévaluant le rôle des bibliothèques, il deviendra difficile à mon sens, de distinguer qui devrait faire quoi, et de la confusion, l'usager en sortira perdant.
Aussi, dans le choix d'une technologie, le fait de pouvoir gérer un "document électronique" ou un "livre" devrait pouvoir être supporté par un seul et même outil. Le type ou le support de l'information ne devrait pas justifier l'achat, le support et la maintenance d'un autre nouvel outil informatique dans l'organisation... Faites les bons choix de départ....Au moment d'une fusion éventuelle des données, elle sera d'autant plus simple à effectuer, point de vue compatibilité, si on travaille d'amblé sur une seule technologie.
À lire:
-L'avenir des collections de référence imprimées (Diane St-Aubin)
-Bibliothécaire dans un cabinet d’avocats - L’avenir de la profession en péril? (Ronald Charest)
-Production et diffusion de l’information juridique (Daniel Poulin)
Gestion des connaissances dans les bibliothèques au 21e siècle (Tang Shanhong)
À assister:
-8e conférence internationale Internet pour le droit 25-26 octobre 2007
lundi 17 septembre 2007
samedi 15 septembre 2007
Une taxonomie ou non?
La question se pose normalement en début de projet. Doit-on créer une taxonomie (ou taxinomie) pour organiser, sous la forme d'un arbre hiérarchique, notre information corporative?
À mon avis, depuis l'avènement de Google, les utilisateurs sont malheureusement peu portés à naviguer à travers ce type d'organisation lorsqu'ils sont en quête d'une information. Il y a sur le sujet deux écoles de pensée, mais disons certainement que l'approche Google est venue boulverser le comportement des utilisateurs et leurs attentes. Bref, en mode de recherche, il n'est pas évident de conclure que ce travail, concernant la taxonomie, sera déterminant dans la perspective d'un usager au départ d'un tel projet. En premier lieu, l'utilisateur sera naturellement enclin à chercher les informations via une page de recherche simple. Toutefois, il est à prévoir que plus le projet contiendra d'informations, plus la taxonomie devrait être utile et utilisée.
Par contre, je suis tout de même convaincu que ce processus est nécessaire à la mise en place d'un projet de gestion des connaissances. Il permettra de favoriser, pour les différents acteurs, une compréhension commune de l'ensemble des activités de l'organisation. Il permettra aussi d'offrir une alternative pour trouver l'information pertinente lorsque le résultat d'une requête, suivant l'utilisation d'une boîte de recherche simple, s'avèrera inefficace. Mais surtout, cette approche permettra de présenter l'information d'une façon non aléatoire, comme étant une suggestion des informations à consulter après une analyse préétablie fait par l'équipe ou la personne en charge du projet. Bien sûr, il faut avoir les ressources pour effectuer cette analyse...Mais un projet de gestion des connaissances devrait être bien plus qu'une page de recherche, tout en restant simple d'utilisation.
Le défi de créer une taxonomie n'est pas évident en soi et nécessite d'impliquer des acteurs qui ont une expertise et une vue d'ensemble des activités de l'organisation (et/ou désigner un expert par domaine de droit, selon l'étendue de vos activités).
C'est lors de la création de cette taxonomie que les choses devraient se compliquer et d'où on devrait voir se manifester des visions disons différentes...
1) L'élaboration de la taxonomie: quelques conseils de base:
-L'équipe de création de la taxonomie, doit être formée d'un nombre très restreint de personnes;
-Limitez-vous à un maximum de quatre niveaux hiérarchiques;
-Faites valider le résultat par un plus grand nombre d'individus par la suite;
-Tentez de classifier les informations à saisir en fonction de votre nouvelle taxonomie pour la tester, avant de publier cette dernière;
-Elle doit être bien conçu dès le départ pour éviter de publier trop de changements, sans quoi les usagers auront du mal à suivre (la taxonomie est par définition un arbre stable);
-Ne publiez une branche de la taxonomie que lorsqu'une information y est associée (les vides et les espaces en construction sont a éviter...);
-Définir chacun des termes pour que tous en aient la même compréhension dans votre équipe;
-Distribuez la taxonomie, ainsi que les définitions à tous
2) La mise à jour des informations associées à la taxonomie:
-Tous ne doivent pas être autorisés à ajouter ou modifier des classifications aux nouvelles informations à saisir au projet. Seulement quelques personnes (sinon une seule) connaissant très bien la taxonomie doivent posséder cette autorisation et être en charge de la mise à jour;
-Prévoir un calendrier de mise à jour.
PS: J'oubliais...laissez tomber les outils qui vous promettent la création automatique d'une taxonomie...
Marc
à la prochaine!
À mon avis, depuis l'avènement de Google, les utilisateurs sont malheureusement peu portés à naviguer à travers ce type d'organisation lorsqu'ils sont en quête d'une information. Il y a sur le sujet deux écoles de pensée, mais disons certainement que l'approche Google est venue boulverser le comportement des utilisateurs et leurs attentes. Bref, en mode de recherche, il n'est pas évident de conclure que ce travail, concernant la taxonomie, sera déterminant dans la perspective d'un usager au départ d'un tel projet. En premier lieu, l'utilisateur sera naturellement enclin à chercher les informations via une page de recherche simple. Toutefois, il est à prévoir que plus le projet contiendra d'informations, plus la taxonomie devrait être utile et utilisée.
Par contre, je suis tout de même convaincu que ce processus est nécessaire à la mise en place d'un projet de gestion des connaissances. Il permettra de favoriser, pour les différents acteurs, une compréhension commune de l'ensemble des activités de l'organisation. Il permettra aussi d'offrir une alternative pour trouver l'information pertinente lorsque le résultat d'une requête, suivant l'utilisation d'une boîte de recherche simple, s'avèrera inefficace. Mais surtout, cette approche permettra de présenter l'information d'une façon non aléatoire, comme étant une suggestion des informations à consulter après une analyse préétablie fait par l'équipe ou la personne en charge du projet. Bien sûr, il faut avoir les ressources pour effectuer cette analyse...Mais un projet de gestion des connaissances devrait être bien plus qu'une page de recherche, tout en restant simple d'utilisation.
Le défi de créer une taxonomie n'est pas évident en soi et nécessite d'impliquer des acteurs qui ont une expertise et une vue d'ensemble des activités de l'organisation (et/ou désigner un expert par domaine de droit, selon l'étendue de vos activités).
C'est lors de la création de cette taxonomie que les choses devraient se compliquer et d'où on devrait voir se manifester des visions disons différentes...
1) L'élaboration de la taxonomie: quelques conseils de base:
-L'équipe de création de la taxonomie, doit être formée d'un nombre très restreint de personnes;
-Limitez-vous à un maximum de quatre niveaux hiérarchiques;
-Faites valider le résultat par un plus grand nombre d'individus par la suite;
-Tentez de classifier les informations à saisir en fonction de votre nouvelle taxonomie pour la tester, avant de publier cette dernière;
-Elle doit être bien conçu dès le départ pour éviter de publier trop de changements, sans quoi les usagers auront du mal à suivre (la taxonomie est par définition un arbre stable);
-Ne publiez une branche de la taxonomie que lorsqu'une information y est associée (les vides et les espaces en construction sont a éviter...);
-Définir chacun des termes pour que tous en aient la même compréhension dans votre équipe;
-Distribuez la taxonomie, ainsi que les définitions à tous
2) La mise à jour des informations associées à la taxonomie:
-Tous ne doivent pas être autorisés à ajouter ou modifier des classifications aux nouvelles informations à saisir au projet. Seulement quelques personnes (sinon une seule) connaissant très bien la taxonomie doivent posséder cette autorisation et être en charge de la mise à jour;
-Prévoir un calendrier de mise à jour.
PS: J'oubliais...laissez tomber les outils qui vous promettent la création automatique d'une taxonomie...
Marc
à la prochaine!
mardi 22 mai 2007
IMARK et la formation en ligne
Vous trouverez à cette adresse : http://www.imarkgroup.org/modulelist_fr.asp quatre formations d'intérêt en ligne accessibles gratuitement sur les sujets suivant:
1) Gestion des documents électroniques
2) Création de communautés et de réseaux électroniques
3) Investir dans l'information pour le développement
4) Numérisation et création de bibliothèques numériques
Le principe même de cette plate-forme de e-formation (e-learning) est également intéressant. On peut y personnaliser chacune des formations de façon à ne sélectionner que certains chapitres (et donc sauter les introductions et les généralités).
"Vous pouvez définir un PIF en sélectionnant Parcours individuel dans la rubrique Mon cours qui apparaîtra dans le menu à gauche de l'écran."
Le système mémorise aussi à quelle étape vous êtes rendu dans votre plan d'apprentissage.
Chacune des étapes comprend une série de questions à répondre pour assurer votre bonne compréhension.
Bref, de quoi vous permettre d'améliorer vos connaissances sur ces sujets , et cela à votre rythme...
1) Gestion des documents électroniques
2) Création de communautés et de réseaux électroniques
3) Investir dans l'information pour le développement
4) Numérisation et création de bibliothèques numériques
Le principe même de cette plate-forme de e-formation (e-learning) est également intéressant. On peut y personnaliser chacune des formations de façon à ne sélectionner que certains chapitres (et donc sauter les introductions et les généralités).
"Vous pouvez définir un PIF en sélectionnant Parcours individuel dans la rubrique Mon cours qui apparaîtra dans le menu à gauche de l'écran."
Le système mémorise aussi à quelle étape vous êtes rendu dans votre plan d'apprentissage.
Chacune des étapes comprend une série de questions à répondre pour assurer votre bonne compréhension.
Bref, de quoi vous permettre d'améliorer vos connaissances sur ces sujets , et cela à votre rythme...
mercredi 16 mai 2007
La base de connaissance TOPO du CAIJ, un outil très prometteur...
On peut affirmer d'une façon générale qu'il existe trois grandes approches dans l'orientation même d'un projet de gestion des connaissances:
-Une première mettant l'accent sur l'organisation de l'information interne, et plus spécifiquement sur l'organisation des documents présentant un intérêt pour l'entreprise.
-Une seconde mettant l'emphase sur la gestion des expertises internes du personnel, de façon à savoir et trouver facilement avec qui entrer en contact pour obtenir une réponse à une question spécialisée.
-Finalement, les projets de nature "Questions/Réponses", que l'on voit par exemple dans les centres d'appel permettant aux employés en charge du service téléphonique de trouver très rapidement des réponses précises à des demandes provenant d'une clientèle en attente. D'ailleurs, ces systèmes ont évidemment plusieurs points en commun avec le nouveau phénomène "Questions/Réponses" du web 2.0, tel que answers.yahoo.com ou qna.live.com et autres....
Dans ce dernier modèle, le monde juridique québécois a vu naître récemment un nouveau projet de base de connaissance appelé TOPO développé par le CAIJ, et qui est à notre avis très inspirant... Effectivement, TOPO est un projet qui affiche les questions fréquemment adressées à l'équipe de recherche du CAIJ. Ces questions juridiques sont organisées suivant une taxonomie et complétées par une "fiche réponse" où figure les sources d'informations pertinentes. La fiche réponse comprend en outre la législation pertinente (accessible en lien hypertexte), les ouvrages en bibliothèque traitant de cette question, et parfois même un lien vers une recherche en ligne dynamique vers l'outil CONCERTO ... Également, le projet TOPO permet d'effectuer, parmi la banque de fiches "Questions/Réponses", des recherches simples, des recherches avancées, ainsi que de conserver certaines fiches intéressantes.
Dans un article récent intitulé "Le CAIJ, Portrait d'un courtier en information juridique" paru dans la revue Argus vol.35 no.3 Hiver 2006-2007, on y apprend plusieurs choses intéressantes concernant ce projet:
-Le service de recherche du CAIJ regroupe une dizaine de professionnels de la recherche en information juridique (aidée par des techniciens juridiques et techniciens en documentation);
-L'équipe à adopté en 2005 un logiciel de gestion du processus de recherche;
Je me permet aussi de citer un passage fort intéressant de l'article en question :
"Son originalité tient également à sa conception, qui est basée sur une utilisation très créative d'outils et de logiciels bibliographiques existants...L'utilisation de logiciels pour lesquels le CAIJ détenait déjà une licence à également permis de réaliser des économies importantes dans le développement et l'exploitation de TOPO".
À ce titre, et pour faire référence à ma chronique précédente, si l'un des buts de la gestion des connaissances est de permettre et démontrer un potentiel d'économie, aussi bien bâtir initialement le projet en permettant une réutilisation maximale des ressources existantes...plutôt qu'élaborer un projet qui comporterait au départ de nouveaux achats et de nouveaux risques.
De retour à TOPO, nous voulons aussi souligner et saluer le fait que l'équipe a récemment enlevé la page d'accueil imposant la saisie d'un identifiant et mot de passe pour l'utilisateur. Devant un si beau projet, il faut en faciliter l'accès. L'ouverture et l'accessibilité sur le web offre une vitrine formidable, alors que le protectionnisme est généralement mal perçu.
Peut-être un commentaire en terminant, le projet THEMA, également du CAIJ, présente aussi sous une autre forme, une organisation de l'information juridique, avec une autre taxonomie. Pourquoi ne pas songer éventuellement à une fusion des deux projets enfin d'épurer le tout et réunir c'est deux projets sous un seul onglet et une seule taxonomie?
Mais définitivement, un grand bravo pour cette initiative que nous suivrons de près...
-Une première mettant l'accent sur l'organisation de l'information interne, et plus spécifiquement sur l'organisation des documents présentant un intérêt pour l'entreprise.
-Une seconde mettant l'emphase sur la gestion des expertises internes du personnel, de façon à savoir et trouver facilement avec qui entrer en contact pour obtenir une réponse à une question spécialisée.
-Finalement, les projets de nature "Questions/Réponses", que l'on voit par exemple dans les centres d'appel permettant aux employés en charge du service téléphonique de trouver très rapidement des réponses précises à des demandes provenant d'une clientèle en attente. D'ailleurs, ces systèmes ont évidemment plusieurs points en commun avec le nouveau phénomène "Questions/Réponses" du web 2.0, tel que answers.yahoo.com ou qna.live.com et autres....
Dans ce dernier modèle, le monde juridique québécois a vu naître récemment un nouveau projet de base de connaissance appelé TOPO développé par le CAIJ, et qui est à notre avis très inspirant... Effectivement, TOPO est un projet qui affiche les questions fréquemment adressées à l'équipe de recherche du CAIJ. Ces questions juridiques sont organisées suivant une taxonomie et complétées par une "fiche réponse" où figure les sources d'informations pertinentes. La fiche réponse comprend en outre la législation pertinente (accessible en lien hypertexte), les ouvrages en bibliothèque traitant de cette question, et parfois même un lien vers une recherche en ligne dynamique vers l'outil CONCERTO ... Également, le projet TOPO permet d'effectuer, parmi la banque de fiches "Questions/Réponses", des recherches simples, des recherches avancées, ainsi que de conserver certaines fiches intéressantes.
Dans un article récent intitulé "Le CAIJ, Portrait d'un courtier en information juridique" paru dans la revue Argus vol.35 no.3 Hiver 2006-2007, on y apprend plusieurs choses intéressantes concernant ce projet:
-Le service de recherche du CAIJ regroupe une dizaine de professionnels de la recherche en information juridique (aidée par des techniciens juridiques et techniciens en documentation);
-L'équipe à adopté en 2005 un logiciel de gestion du processus de recherche;
Je me permet aussi de citer un passage fort intéressant de l'article en question :
"Son originalité tient également à sa conception, qui est basée sur une utilisation très créative d'outils et de logiciels bibliographiques existants...L'utilisation de logiciels pour lesquels le CAIJ détenait déjà une licence à également permis de réaliser des économies importantes dans le développement et l'exploitation de TOPO".
À ce titre, et pour faire référence à ma chronique précédente, si l'un des buts de la gestion des connaissances est de permettre et démontrer un potentiel d'économie, aussi bien bâtir initialement le projet en permettant une réutilisation maximale des ressources existantes...plutôt qu'élaborer un projet qui comporterait au départ de nouveaux achats et de nouveaux risques.
De retour à TOPO, nous voulons aussi souligner et saluer le fait que l'équipe a récemment enlevé la page d'accueil imposant la saisie d'un identifiant et mot de passe pour l'utilisateur. Devant un si beau projet, il faut en faciliter l'accès. L'ouverture et l'accessibilité sur le web offre une vitrine formidable, alors que le protectionnisme est généralement mal perçu.
Peut-être un commentaire en terminant, le projet THEMA, également du CAIJ, présente aussi sous une autre forme, une organisation de l'information juridique, avec une autre taxonomie. Pourquoi ne pas songer éventuellement à une fusion des deux projets enfin d'épurer le tout et réunir c'est deux projets sous un seul onglet et une seule taxonomie?
Mais définitivement, un grand bravo pour cette initiative que nous suivrons de près...
jeudi 19 avril 2007
Réflexions préliminaires à la mise sur pied d'un projet de gestion du savoir.
La gestion du savoir (ou gestion des connaissances) est un sujet qui a été abondamment abordé au plan théorique, mais de toute évidence, elle reste un concept abstrait et difficile à mettre en application. Nous tenterons ici de proposer quelques idées concrètes et soulever des questions auxquelles il faut répondre au préalable à la mise en oeuvre d'un tel projet. Mais d'abord proposons une définition empruntée au Wikipédia:
"La gestion des connaissances (en anglais Knowledge Management), est l'ensemble des techniques permettant d'identifier, d'organiser, de stocker et de fournir des connaissances aux membres de l'organisation, en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle-même (recherche et développement) ou acquis de l'extérieur (intelligence économique)"
D'entré de jeu, il existe dans votre organisation déjà plusieurs éléments qui appartiennent à la gestion du savoir, et si vous arriviez à les mettre ensemble ou les reliés, vous auriez déjà fait un grand pas.
1) L'équipe et les ressources :
La "gestion" du savoir sous-entend qu'il faudra "gérer" l'information. Pour ce faire, nous partirons avec la prémisse qu'il faut nommer un responsable au projet et peut-être même songer à la création d'une équipe dédiée si la taille de l'organisation le justifie. Cette personne en charge devra avoir une bonne crédibilité dans son organisation , et une bonne compréhension de l'ensemble des activités de la firme.
Votre équipe de GS doit posséder le soutien, le budget et l'autorité nécessaire pour réussir le projet. De plus, elle doit disposer de moyens raisonnables pour promouvoir ces services. Toutefois, si le principe qui sous-tend la GS est de rendre l'organisation plus efficace, plus compétive et de générer des économies d'échelle, les ressources accordées pour le projet doivent bien sûr rester proportionnelles à cet objectif. À ce sujet, nous croyons qu'il est préférable de rester modeste et réaliste.
2) Les perceptions face au projet :
Faites une consultation interne pour peser ce que vos utilisateurs attendent de vos services. Identifiez les besoins des juristes. Identifiez les freins et les irritants à la mise sur pied du projet.
3) Localisez les sources du savoir :
Dans un premier temps, répertoriez les équipes de droit et les différents experts. Existe-t-il déjà un répertoire de profils d'expertise dans l'organisation (comme on en trouve pour certains grands cabinets sur leur site Internet)? Ensuite, localisez UNE personne ressource (ou un expert) par équipe de droit qui porte un intérêt particulier à la gestion du savoir pour devenir éventuellement responsable d'une portion du projet. Y a-t-il lieu de proposer également un répertoire d'expertise externe (témoins-experts ou autres)?
Localisez toutes les sources et types d'information pertinents (internes ou externes) pour chacune des pratiques de droit.
En préparation à la création de taxonomie(s), localisez les divers types de classement de nature juridique dans votre organisation (exemple: filière personnelle, table des matières d'un ouvrage, répertoire documentaire hiérarchique...).
Qu'est-ce-que la firme publie à l'interne et l'externe comme ouvrages juridiques, "Newsletter", résumés de jurisprudence ou formations, qui vous aiderait à déterminer la pertinence de certaines informations juridiques. Quels documents internes pourraient se qualifier de "valeur ajoutée" à l'information juridique (résumés de décisions ou autre)?
Existe-t-il des comités de révision de procédures ou d'opinions qui vous aideraient à déterminer la pertinence de certaines informations ?
4) Définir certaines règles au préalable :
Définissez et proposez à la gestion des règles de partage. Qui a l'autorité de donner accès et diffuser à l'interne une information ou un document jugé pertinent (l’auteur, la personne ressource dans l’équipe de droit ou l’équipe de GS) ? Diffusez ces règles à tous.
Qui a l'autorité de déterminer la pertinence des informations à conserver et organiser (l’auteur, la personne ressource dans l’équipe de droit ou l’équipe de GS ) ? Diffusez ces règles à tous.
Vous vous souvenez de la théorie des ensembles ? Dès le départ, faites cet exercice avec les sujets de droit couvert par vos équipes. Autrement dit, quels sont les sujets qui sont d'intérêt général (ex : Charte, interprétation...) et quels sont ceux qui sont propres à un domaine précis (droit municipale). Dans quelques années, lorsque le projet contiendra trop d'informations, vous aurez un élément sur lequel vous rabattre pour gérer plus finement la pertinence des informations de votre base. Lorsque cela n'est pas prévu le jour 1, ce problème devient pratiquement irrésoluble pour corriger le tir et analyser de nouveau la masse de données provenant du passé.
Y a t-il lieu de proposer et diffuser une règle pour clarifier la question de savoir quelles informations devraient se retrouver dans quels systèmes (Intranet, Outlook, le système de gestion documentaire...) ?
Comment mesurer le taux de partage et de collaboration des participants ? Proposez à la gestion un plan de récompense pour favoriser le partage et la collaboration. Peut-on intégrer ces éléments à l'évaluation de rendement du personnel ?
À quelles étapes précises, dans le processus d'affaires, pouvez-vous vérifier si les informations utiles, créées dans l'organisation, sont partagées et accessibles dans le projet (exemple : lorsque la version finale d'un document est disponible ? Lorsqu’une décision est rendue ?, lorsqu'un dossier est fermé ? lorsqu'une personne quitte ses fonctions ?).
Définissez vos services et adoptez une norme de service. Diffusez ces normes à tous.
5) La structure de l'organisation :
Qui supervise les étudiants et stagiaires qui produisent des recherches ? Comment coordonner ce travail ou être tenu informé des demandes de recherche et du produit des recherches ?
Qui organise les événements à l'interne comme les dîners-causeries, formations ou autres ? Avez-vous les capacités techniques de capturer (vidéo ou son) ces occasions de transfert du savoir ?
Est-il possible d'être informé à l'avance des formations qui seront données ou suivies par les juristes (Ces éléments font aussi partie du savoir de l'organisation) ? Comment obtenir les documents de formation de façon systématique pour intégration dans votre base de connaissances avec autorisation de l’auteur ?
Impliquez votre bibliothécaire dans la création des taxonomies et métadonnées. La science de la bibliothéconomie à beaucoup à apporter à un projet de gestion du savoir. Le bibliothécaire doit retrouver sa place dans l'organisation puisque le monde des livres va tendre à disparaître. Disons pour l'instant qu'à mon avis, ces dernières années, beaucoup d'énergie et des ressources ont été investies à réinventer des concepts qui existaient bien avant l'aire numérique.
6) Les outils :
"successful KM is 10 percent systems and IT and 90 percent people and culture"
Yasar E. Jarrar
Étudiez attentivement les capacités techniques de vos outils en place et des modules qui pourraient s'y greffer (système de gestion documentaire, logiciel de la bibliothèque...). Partant du principe que l'on utilise qu'un faible pourcentage des capacités de nos outils et que les utilisateurs sont réfractaires à ce type de changement, comment tirer profit au maximum des ressources technologiques existantes ? Ne vous laissez pas distraire au premier abord, par les promesses technologiques d'un nouveau système ou d'un projet de développement... Sa mise en place technique, sa maîtrise, ses coûts ainsi que son acceptation ne sont jamais chose simple à gérer et vous causeront assurément plus de soucis que de succès. En d'autres mots, il est hautement préférable de miser en premier lieu sur le service à offrir plutôt que l'outillage. D'ailleurs à ce propos, des études récentes tendent à démontrer qu'il y a une corrélation négative entre les investissements en technologie et la performance d'affaires (Approche stratégique de la gestion des connaissances, Lucie Rivard - Les presses de l'université Laval - 2005)
Commencez à songer à la création des métadonnées pour décrire les divers types d'information contenus au projet. Y a-t-il des informations (métadonnées, documents...) que vous jugez utiles dans les systèmes existants ?
Peut-on obtenir des statistiques au sujet de l'utilisation des systèmes en place (ou log) vous permettant de mieux comprendre les besoins de recherches de vos utilisateurs?
Impliquez le département informatique et assurez-vous de bien maîtriser vos besoins. Faites la différence entre les gadgets et les éléments utiles.
Étudiez l'intérêt et l'utilité pour les besoins de l'organisation des plus récents modes de partage et de collaboration (Forum, Wiki, Blog, e-learning, veille stratégique).
En espérant le tout utile pour l'instant, nous reviendrons sur plusieurs points sous peu...
À Bientôt!
"La gestion des connaissances (en anglais Knowledge Management), est l'ensemble des techniques permettant d'identifier, d'organiser, de stocker et de fournir des connaissances aux membres de l'organisation, en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle-même (recherche et développement) ou acquis de l'extérieur (intelligence économique)"
D'entré de jeu, il existe dans votre organisation déjà plusieurs éléments qui appartiennent à la gestion du savoir, et si vous arriviez à les mettre ensemble ou les reliés, vous auriez déjà fait un grand pas.
1) L'équipe et les ressources :
La "gestion" du savoir sous-entend qu'il faudra "gérer" l'information. Pour ce faire, nous partirons avec la prémisse qu'il faut nommer un responsable au projet et peut-être même songer à la création d'une équipe dédiée si la taille de l'organisation le justifie. Cette personne en charge devra avoir une bonne crédibilité dans son organisation , et une bonne compréhension de l'ensemble des activités de la firme.
Votre équipe de GS doit posséder le soutien, le budget et l'autorité nécessaire pour réussir le projet. De plus, elle doit disposer de moyens raisonnables pour promouvoir ces services. Toutefois, si le principe qui sous-tend la GS est de rendre l'organisation plus efficace, plus compétive et de générer des économies d'échelle, les ressources accordées pour le projet doivent bien sûr rester proportionnelles à cet objectif. À ce sujet, nous croyons qu'il est préférable de rester modeste et réaliste.
2) Les perceptions face au projet :
Faites une consultation interne pour peser ce que vos utilisateurs attendent de vos services. Identifiez les besoins des juristes. Identifiez les freins et les irritants à la mise sur pied du projet.
3) Localisez les sources du savoir :
Dans un premier temps, répertoriez les équipes de droit et les différents experts. Existe-t-il déjà un répertoire de profils d'expertise dans l'organisation (comme on en trouve pour certains grands cabinets sur leur site Internet)? Ensuite, localisez UNE personne ressource (ou un expert) par équipe de droit qui porte un intérêt particulier à la gestion du savoir pour devenir éventuellement responsable d'une portion du projet. Y a-t-il lieu de proposer également un répertoire d'expertise externe (témoins-experts ou autres)?
Localisez toutes les sources et types d'information pertinents (internes ou externes) pour chacune des pratiques de droit.
En préparation à la création de taxonomie(s), localisez les divers types de classement de nature juridique dans votre organisation (exemple: filière personnelle, table des matières d'un ouvrage, répertoire documentaire hiérarchique...).
Qu'est-ce-que la firme publie à l'interne et l'externe comme ouvrages juridiques, "Newsletter", résumés de jurisprudence ou formations, qui vous aiderait à déterminer la pertinence de certaines informations juridiques. Quels documents internes pourraient se qualifier de "valeur ajoutée" à l'information juridique (résumés de décisions ou autre)?
Existe-t-il des comités de révision de procédures ou d'opinions qui vous aideraient à déterminer la pertinence de certaines informations ?
4) Définir certaines règles au préalable :
Définissez et proposez à la gestion des règles de partage. Qui a l'autorité de donner accès et diffuser à l'interne une information ou un document jugé pertinent (l’auteur, la personne ressource dans l’équipe de droit ou l’équipe de GS) ? Diffusez ces règles à tous.
Qui a l'autorité de déterminer la pertinence des informations à conserver et organiser (l’auteur, la personne ressource dans l’équipe de droit ou l’équipe de GS ) ? Diffusez ces règles à tous.
Vous vous souvenez de la théorie des ensembles ? Dès le départ, faites cet exercice avec les sujets de droit couvert par vos équipes. Autrement dit, quels sont les sujets qui sont d'intérêt général (ex : Charte, interprétation...) et quels sont ceux qui sont propres à un domaine précis (droit municipale). Dans quelques années, lorsque le projet contiendra trop d'informations, vous aurez un élément sur lequel vous rabattre pour gérer plus finement la pertinence des informations de votre base. Lorsque cela n'est pas prévu le jour 1, ce problème devient pratiquement irrésoluble pour corriger le tir et analyser de nouveau la masse de données provenant du passé.
Y a t-il lieu de proposer et diffuser une règle pour clarifier la question de savoir quelles informations devraient se retrouver dans quels systèmes (Intranet, Outlook, le système de gestion documentaire...) ?
Comment mesurer le taux de partage et de collaboration des participants ? Proposez à la gestion un plan de récompense pour favoriser le partage et la collaboration. Peut-on intégrer ces éléments à l'évaluation de rendement du personnel ?
À quelles étapes précises, dans le processus d'affaires, pouvez-vous vérifier si les informations utiles, créées dans l'organisation, sont partagées et accessibles dans le projet (exemple : lorsque la version finale d'un document est disponible ? Lorsqu’une décision est rendue ?, lorsqu'un dossier est fermé ? lorsqu'une personne quitte ses fonctions ?).
Définissez vos services et adoptez une norme de service. Diffusez ces normes à tous.
5) La structure de l'organisation :
Qui supervise les étudiants et stagiaires qui produisent des recherches ? Comment coordonner ce travail ou être tenu informé des demandes de recherche et du produit des recherches ?
Qui organise les événements à l'interne comme les dîners-causeries, formations ou autres ? Avez-vous les capacités techniques de capturer (vidéo ou son) ces occasions de transfert du savoir ?
Est-il possible d'être informé à l'avance des formations qui seront données ou suivies par les juristes (Ces éléments font aussi partie du savoir de l'organisation) ? Comment obtenir les documents de formation de façon systématique pour intégration dans votre base de connaissances avec autorisation de l’auteur ?
Impliquez votre bibliothécaire dans la création des taxonomies et métadonnées. La science de la bibliothéconomie à beaucoup à apporter à un projet de gestion du savoir. Le bibliothécaire doit retrouver sa place dans l'organisation puisque le monde des livres va tendre à disparaître. Disons pour l'instant qu'à mon avis, ces dernières années, beaucoup d'énergie et des ressources ont été investies à réinventer des concepts qui existaient bien avant l'aire numérique.
6) Les outils :
"successful KM is 10 percent systems and IT and 90 percent people and culture"
Yasar E. Jarrar
Étudiez attentivement les capacités techniques de vos outils en place et des modules qui pourraient s'y greffer (système de gestion documentaire, logiciel de la bibliothèque...). Partant du principe que l'on utilise qu'un faible pourcentage des capacités de nos outils et que les utilisateurs sont réfractaires à ce type de changement, comment tirer profit au maximum des ressources technologiques existantes ? Ne vous laissez pas distraire au premier abord, par les promesses technologiques d'un nouveau système ou d'un projet de développement... Sa mise en place technique, sa maîtrise, ses coûts ainsi que son acceptation ne sont jamais chose simple à gérer et vous causeront assurément plus de soucis que de succès. En d'autres mots, il est hautement préférable de miser en premier lieu sur le service à offrir plutôt que l'outillage. D'ailleurs à ce propos, des études récentes tendent à démontrer qu'il y a une corrélation négative entre les investissements en technologie et la performance d'affaires (Approche stratégique de la gestion des connaissances, Lucie Rivard - Les presses de l'université Laval - 2005)
Commencez à songer à la création des métadonnées pour décrire les divers types d'information contenus au projet. Y a-t-il des informations (métadonnées, documents...) que vous jugez utiles dans les systèmes existants ?
Peut-on obtenir des statistiques au sujet de l'utilisation des systèmes en place (ou log) vous permettant de mieux comprendre les besoins de recherches de vos utilisateurs?
Impliquez le département informatique et assurez-vous de bien maîtriser vos besoins. Faites la différence entre les gadgets et les éléments utiles.
Étudiez l'intérêt et l'utilité pour les besoins de l'organisation des plus récents modes de partage et de collaboration (Forum, Wiki, Blog, e-learning, veille stratégique).
En espérant le tout utile pour l'instant, nous reviendrons sur plusieurs points sous peu...
À Bientôt!
mercredi 18 avril 2007
Un virage à 90 degrés!
Une autre petite chronique technique avant d'entrer dans la substance.
Un écran d'ordinateur de grandeur ordinaire ne permet pas de visualiser pleine grandeur un document numérisé en 8 1/2 x 11 ou 8 1/2 x 14. Pour voir toute la page d'un PDF à l'écran, il faut réduire à 60% sa taille, ce qui rend la lecture inconfortable...Pour faciliter la transition "document papier" à "document électronique", un écran positionné à la verticale, plutôt qu'à l'horizontale, serait tellement plus naturel pour le lecteur...
Prenez justement un virage de 90 degrés avec le type d'écran rotatif suivant:
http://accessories.us.dell.com/sna/productdetail.aspx?c=ca&l=fr&s=dhs&cs=cadhs1&sku=320-4977
Pour le juriste qui passe ses journées à lire, ce truc n'est pas un luxe, ni un gadget. Fini de jouer sans cesse avec la petite roulette de la souris...
Un écran d'ordinateur de grandeur ordinaire ne permet pas de visualiser pleine grandeur un document numérisé en 8 1/2 x 11 ou 8 1/2 x 14. Pour voir toute la page d'un PDF à l'écran, il faut réduire à 60% sa taille, ce qui rend la lecture inconfortable...Pour faciliter la transition "document papier" à "document électronique", un écran positionné à la verticale, plutôt qu'à l'horizontale, serait tellement plus naturel pour le lecteur...
Prenez justement un virage de 90 degrés avec le type d'écran rotatif suivant:
http://accessories.us.dell.com/sna/productdetail.aspx?c=ca&l=fr&s=dhs&cs=cadhs1&sku=320-4977
Lorsque le budget ne le permet pas, vous pouvez simplement installer le logiciel iRotate.
Pour le juriste qui passe ses journées à lire, ce truc n'est pas un luxe, ni un gadget. Fini de jouer sans cesse avec la petite roulette de la souris...
Un exemple de web 2.0 impressionnant, Basecamp!
Vous coordonnez une équipe de travail et vous aimeriez avoir un outil pour gérer les tâches de chacun et avoir une idée d'ensemble du travail à accomplir ?
Basecamp est un outil gratuit que vous pourrez activer en moins de 30 minutes. J'ai testé et adopté.
Vous créez d'abord des comptes, puis des objectifs à atteindre, dont vous pouvez fixer la date dans un calendrier. Ensuite, vous définissez les tâches à réaliser pour atteindre vos objectifs. Chacune des tâches pourra être assignée à un membre de votre équipe. Le membre est notifié par courriel à chacune des nouvelles tâches. En tant qu'administrateur, vous pourrez facilement changer la priorité du travail à effectuer par un membre d'un simple "drag & drop". Chacun des membres de l'équipe pourra retourner consulter la liste de ses tâches.
Aucune installation, aucun logiciel, tout en web...et gratuitement...
Visionnez ces extraits vidéos pour vous convaincre de la simplicité de cet outil.
http://www.basecamphq.com/demos/milestones/
http://www.basecamphq.com/demos/todos/
Tout y est!
http://www.basecamphq.com
Basecamp est un outil gratuit que vous pourrez activer en moins de 30 minutes. J'ai testé et adopté.
Vous créez d'abord des comptes, puis des objectifs à atteindre, dont vous pouvez fixer la date dans un calendrier. Ensuite, vous définissez les tâches à réaliser pour atteindre vos objectifs. Chacune des tâches pourra être assignée à un membre de votre équipe. Le membre est notifié par courriel à chacune des nouvelles tâches. En tant qu'administrateur, vous pourrez facilement changer la priorité du travail à effectuer par un membre d'un simple "drag & drop". Chacun des membres de l'équipe pourra retourner consulter la liste de ses tâches.
Aucune installation, aucun logiciel, tout en web...et gratuitement...
Visionnez ces extraits vidéos pour vous convaincre de la simplicité de cet outil.
http://www.basecamphq.com/demos/milestones/
http://www.basecamphq.com/demos/todos/
Tout y est!
http://www.basecamphq.com
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