On connaissait déjà les sites généraux spécialisés dans l'archivage des documents électroniques, tel que Humyo, Scribd, ou encore le site français oboulo.
Un site américain JD Supra, complètement gratuit, propose maintenant aux juristes un équivalent uniquement spécialisé dans la publication de leurs propres documents de nature juridique pour mieux se faire connaître (procédures, doctrine, formulaires). Le service en question permet d'y ajouter son profil d'expertise et d'obtenir ainsi de la visibilité par le biais de ce profil et des écrits de l'auteur. Le site propose une certaine catégorisation de l'information qui représente les grands domaines du droit américain, et qui permet par le fait même, de rechercher des profils ou des documents en sélectionnant parmi un ou plusieurs de ces domaines.
C'est un début intéressant de web 2.0 dans le monde juridique et qui pourrait permettre aussi dans quelques années d'offrir, à mon avis, une plateforme de collaboration entre petites firmes qui n'ont pas les ressources des grands cabinets. À quand une initiative canadienne de la sorte?
lundi 29 septembre 2008
samedi 20 septembre 2008
Sharepoint et la gestion du savoir...
Je n'aime pas traiter directement des technologies dans mes billets, mais parfois il semble qu'il y a des mouvances qui abaissent la vigilance des différents professionnels oeuvrant dans ce domaine. Pour dire les choses comme elles sont, ces professionnels prétendent souvent ne plus s'y bien se retrouver dans les nouvelles technologies, et ce faisant, le terrain est libre pour se faire imposer des choix douteux.
Plusieurs intervenants du milieu m'informent aujourd'hui de l'intention de leur département informatique de migrer leur projet vers Sharepoint mis en marché par Microsoft.
À ce jour, je n'ai pas encore eu la chance de découvrir un projet bien abouti avec cette technologie mais quelques projets semblent être dans un mode de démarrage ou transition.
Pour avoir fait un peu le tour de la question, m'être documenté récemment, et avoir joué avec la dernière version de ce système, je n'ai pas très bien compris la relation qu'il pouvait y avoir entre Sharepoint et la gestion du savoir. En fait, Sharepoint m'est apparu davantage comme un système pouvant faire tout et n'importe quoi, s'adressant à tous les besoins de l'organisation à la fois. La solution enfin totale...cela fait du bon marketing...
Après avoir discuté de ce sujet avec des techniciens, cela dit avec respect, je réalise que le fait qu'un système prétend proposer une "intégration" dans un environnement Microsoft semble créer un vif intérêt de la part de nos départements informatiques.
Toutefois, c'est toujours lorsque l'on entre dans les détails que l'on déchante. À quoi veut-on s'intégrer au juste? Exemple, Sharepoint permet d'accéder au calendrier Outlook à partir de son interface! ...On peut travailler simultanément plusieurs personnes à la fois sur un même document. Je n'a pas eu l'occasion d'avoir un client me demander ces genres d'option, en fait je soupçonne surtout qu'on invente des besoins.
Pour aller droit au point, Sharepoint ne m'a pas semblé être un système assez spécialisé pour répondre au besoin d'un projet de gestion du savoir et j'y ai analysé, au mieux, un système de gestion documentaire offrant des possibilités plutôt limitées. Mais il semblerait que lorsqu'un produit est connu, tous ont tendance à présumer qu'il est bon, mais peut-il vraiment être bon dans tout? Je ne suis pas certain que Microsoft ce soit déjà démarqué dans la mise en marché d'outils spécialisés. Évidemment, les systèmes spécialisés sont nécessairement moins connus et perçus par le département informatique comme étant "exotique"(c'est vraiment le mot qu'un collègue de la TI a utilisé pour exprimer sa méfiance envers un produit spécialisé...).
Bien sûr, on prétendra ensuite, qu'il est possible de faire développer Sharepoint pour qu'il puisse répondre à vos besoins de GS. Mais attention, ne vous fier pas sur le fait qu'il est "possible" de faire développer et adapter le système en question. En technologie, tout est "possible" avec temps et ressources...(on peut aussi aller sur la lune). Il faut être en mesure d'évaluer les efforts et les investissements pour atteindre la destination souhaitée, pas facile mais absolument nécessaire lorsqu'un nouveau système, à la base, ne répond pas à vos besoins.
Plusieurs intervenants du milieu m'informent aujourd'hui de l'intention de leur département informatique de migrer leur projet vers Sharepoint mis en marché par Microsoft.
À ce jour, je n'ai pas encore eu la chance de découvrir un projet bien abouti avec cette technologie mais quelques projets semblent être dans un mode de démarrage ou transition.
Pour avoir fait un peu le tour de la question, m'être documenté récemment, et avoir joué avec la dernière version de ce système, je n'ai pas très bien compris la relation qu'il pouvait y avoir entre Sharepoint et la gestion du savoir. En fait, Sharepoint m'est apparu davantage comme un système pouvant faire tout et n'importe quoi, s'adressant à tous les besoins de l'organisation à la fois. La solution enfin totale...cela fait du bon marketing...
Après avoir discuté de ce sujet avec des techniciens, cela dit avec respect, je réalise que le fait qu'un système prétend proposer une "intégration" dans un environnement Microsoft semble créer un vif intérêt de la part de nos départements informatiques.
Toutefois, c'est toujours lorsque l'on entre dans les détails que l'on déchante. À quoi veut-on s'intégrer au juste? Exemple, Sharepoint permet d'accéder au calendrier Outlook à partir de son interface! ...On peut travailler simultanément plusieurs personnes à la fois sur un même document. Je n'a pas eu l'occasion d'avoir un client me demander ces genres d'option, en fait je soupçonne surtout qu'on invente des besoins.
Pour aller droit au point, Sharepoint ne m'a pas semblé être un système assez spécialisé pour répondre au besoin d'un projet de gestion du savoir et j'y ai analysé, au mieux, un système de gestion documentaire offrant des possibilités plutôt limitées. Mais il semblerait que lorsqu'un produit est connu, tous ont tendance à présumer qu'il est bon, mais peut-il vraiment être bon dans tout? Je ne suis pas certain que Microsoft ce soit déjà démarqué dans la mise en marché d'outils spécialisés. Évidemment, les systèmes spécialisés sont nécessairement moins connus et perçus par le département informatique comme étant "exotique"(c'est vraiment le mot qu'un collègue de la TI a utilisé pour exprimer sa méfiance envers un produit spécialisé...).
Bien sûr, on prétendra ensuite, qu'il est possible de faire développer Sharepoint pour qu'il puisse répondre à vos besoins de GS. Mais attention, ne vous fier pas sur le fait qu'il est "possible" de faire développer et adapter le système en question. En technologie, tout est "possible" avec temps et ressources...(on peut aussi aller sur la lune). Il faut être en mesure d'évaluer les efforts et les investissements pour atteindre la destination souhaitée, pas facile mais absolument nécessaire lorsqu'un nouveau système, à la base, ne répond pas à vos besoins.
Il faut éviter de faire de votre projet un projet informatique plutôt qu'un projet de gestion des connaissances. Il faut s'assurer que les ressources resteront essentiellement allouées pour répondre à vos besoins en GS, plutôt qu'aux besoins des consultants qu'il vous faudra pour mettre le tout en place...Un petit tour des différentes expériences dans ce domaine démontrent rapidement que ce risque est loin d'être théorique.
Ce pas d'être réfractaire aux changements que de vouloir rester responsable de ses propres outils qui font notre spécialité...
Lire aussi sur le même sujet:
Lire aussi sur le même sujet:
http://www.sharepointquebec.org/spqblog/Lists/Categories/Category.aspx?Name=Problèmes%20non-résolus
http://egovau.blogspot.com/2008/06/considering-using-microsoft-sharepoint.html
http://nkilkenny.wordpress.com/2006/11/13/whats-wrong-with-sharepoint/http://www.informit.com/articles/article.aspx?p=391848
http://intranetblog.blogware.com/blog/_archives/2007/1/16/2656328.html
http://www.prescientdigital.com/articles/intranet-articles/advice-to-sharepoint-customers-prospects/
http://pierrelietar.free.fr/wordpress/
http://www.thecontenteconomy.com/2008/04/sharepoint-dream-or-nightmare.html
http://intranetblog.blogware.com/blog/_archives/2007/1/16/2656328.html
http://www.coolweblog.com/bilodeau/archives/003799.html
http://www.coolweblog.com/bilodeau/archives/003800.html
http://egovau.blogspot.com/2008/06/considering-using-microsoft-sharepoint.html
http://nkilkenny.wordpress.com/2006/11/13/whats-wrong-with-sharepoint/http://www.informit.com/articles/article.aspx?p=391848
http://intranetblog.blogware.com/blog/_archives/2007/1/16/2656328.html
http://www.prescientdigital.com/articles/intranet-articles/advice-to-sharepoint-customers-prospects/
http://pierrelietar.free.fr/wordpress/
http://www.thecontenteconomy.com/2008/04/sharepoint-dream-or-nightmare.html
http://intranetblog.blogware.com/blog/_archives/2007/1/16/2656328.html
http://www.coolweblog.com/bilodeau/archives/003799.html
http://www.coolweblog.com/bilodeau/archives/003800.html
dimanche 14 septembre 2008
Lexum annonce la version beta de son CCQ annoté
En juin dernier, l'équipe de Lexum annonçait la sortie de la version beta de son Code civil du Québec annoté. Le service en question contient déjà à ce jour 3365 annotations... Le principe est vraiment bien, et on entre ici définitivement dans le web 2.0.
Pour l'instant et selon ma compréhension, un utilisateur ne pourrait proposer l'ajout d'une nouvelle décision à un article du code, mais il pourrait soumettre un résumé ou un extrait pertinent d'une décision, le tout sujet à approbation par l'équipe. Ce service est mise en ligne via leur plate-forme LexActo.
C'est prometteur, il n'y a rien à dire de plus, le système est en soi ultra simple à utiliser. Tant qu'à effectuer une recherche sur un article du code, pourquoi ne pas collaborer?
Pour l'instant et selon ma compréhension, un utilisateur ne pourrait proposer l'ajout d'une nouvelle décision à un article du code, mais il pourrait soumettre un résumé ou un extrait pertinent d'une décision, le tout sujet à approbation par l'équipe. Ce service est mise en ligne via leur plate-forme LexActo.
C'est prometteur, il n'y a rien à dire de plus, le système est en soi ultra simple à utiliser. Tant qu'à effectuer une recherche sur un article du code, pourquoi ne pas collaborer?
vendredi 20 juin 2008
Index SOQUIJ maintenant disponible dans TOPO
Voici une nouvelle intéressante parue sur le site du CAIJ en mai dernier:
"Grâce à une collaboration avec SOQUIJ, le CAIJ ajoute l’option «Mots-clés SOQUIJ» à l’outil de recherche de TOPO. Sensiblement similaire à l’index de BIBLIO, l’accès est toutefois différent puisqu’il se fait par le biais d’une arborescence alphabétique."
http://topo.caij.qc.ca
Ca vaut vraiment la peine d'aller regarder ce service qui était déjà impressionnant, vous avez une idée de la somme de travail...
Vraiment bravo!
"Grâce à une collaboration avec SOQUIJ, le CAIJ ajoute l’option «Mots-clés SOQUIJ» à l’outil de recherche de TOPO. Sensiblement similaire à l’index de BIBLIO, l’accès est toutefois différent puisqu’il se fait par le biais d’une arborescence alphabétique."
http://topo.caij.qc.ca
Ca vaut vraiment la peine d'aller regarder ce service qui était déjà impressionnant, vous avez une idée de la somme de travail...
Vraiment bravo!
samedi 14 juin 2008
La Bibliothèque National du Québec
Bibliothèque et Archives nationales du Québec annonce la mise en ligne de son service permettant de rechercher simultanément dans divers catalogues des bibliothèques du Québec:
http://cbq.banq.qc.ca
http://cbq.banq.qc.ca
samedi 31 mai 2008
Stimuler la contribution documentaire
Voici en vrac quelques idées pour bâtir un corpus documentaire intéressant provenant de vos juristes ou employés:
Comme vous le savez, le problème au départ d'un projet du gestion du savoir est le fait que cela prend quelques mois, voir quelques années, avant d'avoir une base documentaire intéressante à offrir en consultation. Évidemment, si votre projet contient peu de chose, il suscitera aussi peu d'intérêt et les gens ne penseront pas à verser leurs documents d'intérêt.
Si le message de la gestion est clair et que tout le monde collabore naturellement, cela serait l'idéal....mais il y a bien des chances que les plus jeunes aient tendance à hésiter et les séniors, moins enclins à s'intéresser à ce type de projet, oublient simplement... Par où commencer?
-Nous proposions dans un autre billet, de lier l'évaluation d'un employé à sa contribution au projet;
Des façons détournées ou idées pour effectuer du contrôle de qualité:
-Une personne pourrait être responsable de vérifier les dossiers à leur fermeture, pour s'assurer qu'ils ne contiennent pas des documents d'intérêt pour la gestion du savoir, avant leur archivage;
- Une personne du projet pourrait assister aux réunions d'équipe pour s'assurer que rien d'important n'échappe au projet;
- Certains juristes ont probablement constitués leurs propres répertoires de documents d'intérêt;
Comme vous le savez, le problème au départ d'un projet du gestion du savoir est le fait que cela prend quelques mois, voir quelques années, avant d'avoir une base documentaire intéressante à offrir en consultation. Évidemment, si votre projet contient peu de chose, il suscitera aussi peu d'intérêt et les gens ne penseront pas à verser leurs documents d'intérêt.
Si le message de la gestion est clair et que tout le monde collabore naturellement, cela serait l'idéal....mais il y a bien des chances que les plus jeunes aient tendance à hésiter et les séniors, moins enclins à s'intéresser à ce type de projet, oublient simplement... Par où commencer?
-Nous proposions dans un autre billet, de lier l'évaluation d'un employé à sa contribution au projet;
Des façons détournées ou idées pour effectuer du contrôle de qualité:
-Une personne pourrait être responsable de vérifier les dossiers à leur fermeture, pour s'assurer qu'ils ne contiennent pas des documents d'intérêt pour la gestion du savoir, avant leur archivage;
- Une personne du projet pourrait assister aux réunions d'équipe pour s'assurer que rien d'important n'échappe au projet;
- Certains juristes ont probablement constitués leurs propres répertoires de documents d'intérêt;
- Pourquoi ne pas instituer un prix annuel aux contributeurs méritants;
- Afficher dans l'interface du projet: le contributeur du mois!
- Ajouter aux tâches des assistant(e)s, le rôle de transférer certains types de document (ex: tous les assistant(e)s des avocats seniors doivent transférer les opinions et procédures rédigés;
-Une recherche comportant le "nom de votre firme" ou "organisation" dans www.Canlii.org , suivi d'un tri sur date (pour consulter les plus récentes décisions), vous permettrait de connaître les nouvelles décisions rendues dans un de vos dossiers. Et donc, vous pourriez demander les procédures déposés à l'avocat ayant plaidé (figurant au bas de la décision).
Évidemment, s'il y a moyen d'obtenir la procédure avant son dépôt à la cour où le jour de l'audition, c'est encore mieux. L'idée est de trouver une façon d'être informé, et tant mieux s'il y a un moyen interne (ex: un tableau des auditions). Mais parfois, en raison de la taille de l'organisation, ce n'est pas si évident.
- Tenter d'inculquer la notion suivante à vos utilisateurs: à la réception d'un nouveau dossier, une bonne pratique imposerait de prendre 5 minutes, avant de débuter toute rédaction, pour vérifier s'il n'y aurait pas des antécédents dans le projet de gestion du savoir concernant le sujet relatif à ce dossier. Si rien n'est trouvé, c'est que cette rédaction à venir devrait faire l'objet d'une contribution au projet.
-Une recherche comportant le "nom de votre firme" ou "organisation" dans www.Canlii.org , suivi d'un tri sur date (pour consulter les plus récentes décisions), vous permettrait de connaître les nouvelles décisions rendues dans un de vos dossiers. Et donc, vous pourriez demander les procédures déposés à l'avocat ayant plaidé (figurant au bas de la décision).
Évidemment, s'il y a moyen d'obtenir la procédure avant son dépôt à la cour où le jour de l'audition, c'est encore mieux. L'idée est de trouver une façon d'être informé, et tant mieux s'il y a un moyen interne (ex: un tableau des auditions). Mais parfois, en raison de la taille de l'organisation, ce n'est pas si évident.
- Tenter d'inculquer la notion suivante à vos utilisateurs: à la réception d'un nouveau dossier, une bonne pratique imposerait de prendre 5 minutes, avant de débuter toute rédaction, pour vérifier s'il n'y aurait pas des antécédents dans le projet de gestion du savoir concernant le sujet relatif à ce dossier. Si rien n'est trouvé, c'est que cette rédaction à venir devrait faire l'objet d'une contribution au projet.
mercredi 21 mai 2008
Formation au sujet de la gestion du savoir à Québec
J'assistais la semaine dernière à une formation au sujet de la gestion du savoir à Québec. Ce que j'ai trouvé intéressant, et ce qui est ressorti à quelques reprises, est l'écart devenu important entre les capacités technologiques d'aujourd'hui et les capacités d'utilisation d'un usager régulier.
Je me faisais la réflexion suivante, ces dernières années il y a eu nettement plus de ressources et d'énergie investit à améliorer les technologies, qu'à assister l'utilisateur à maîtriser ces mêmes technologies. Il n'est pas simple défi de rapprocher ces deux mondes...
Dans mon dernier billet, je parlais de la complexité technique à mettre en place ce type de projet. Je cite ici un passage pertinent d'un document datant de 1996 malheureusement (je suis à la recherche de données à jour à ce sujet):
Une récente étude portant sur 8 380 projets menés dans des administrations gouvernementales et dans des entreprises privées aux états-Unis a révélé que 31 p. 100 des projets de technologie de l'information étaient abandonnés en cours d'exécution et que les coûts de 53 p. 100 de ceux qui étaient menés à terme dépassaient en moyenne de 189 p. 100 les estimations originales et incluaient en moyenne seulement 42 p. 100 des caractéristiques et des fonctions proposées au départ. Seulement 9 p. 100 des projets étaient terminés à temps et respectaient les plafonds budgétaires.
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/efm1_f.asp#int
Un des facteurs clés à la réussite sera de s'assurer que le gestionnaire de projet, a une excellente connaissance des besoins opérationnels, mais aussi des capacités technologies dans les détails le plus possible. Les bons choix de départ, en ce qui concerne les technologies, ne sont pas des questions purement "techniques". À mon avis, ll n'y a peu de questions quoi soient purement techniques, et le gestionnaire du projet devrait lui-même maîtriser ces aspects.
La technologie n'est et ne sera que le véhicule, mais comment se rendre à destination si celle-ci n'est pas adaptée?
Encore trop de gestionnaires de projet délèguent complètement cette partie sous prétexte de ne rien comprendre en technologie. D'ailleurs, il y a quelques mois, j'ai lu un article à ce sujet dans le journal des affaires comme quoi la technologie intéressait peu sinon pas la gestion. Et pourtant...
Je me faisais la réflexion suivante, ces dernières années il y a eu nettement plus de ressources et d'énergie investit à améliorer les technologies, qu'à assister l'utilisateur à maîtriser ces mêmes technologies. Il n'est pas simple défi de rapprocher ces deux mondes...
Dans mon dernier billet, je parlais de la complexité technique à mettre en place ce type de projet. Je cite ici un passage pertinent d'un document datant de 1996 malheureusement (je suis à la recherche de données à jour à ce sujet):
Une récente étude portant sur 8 380 projets menés dans des administrations gouvernementales et dans des entreprises privées aux états-Unis a révélé que 31 p. 100 des projets de technologie de l'information étaient abandonnés en cours d'exécution et que les coûts de 53 p. 100 de ceux qui étaient menés à terme dépassaient en moyenne de 189 p. 100 les estimations originales et incluaient en moyenne seulement 42 p. 100 des caractéristiques et des fonctions proposées au départ. Seulement 9 p. 100 des projets étaient terminés à temps et respectaient les plafonds budgétaires.
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/efm1_f.asp#int
Un des facteurs clés à la réussite sera de s'assurer que le gestionnaire de projet, a une excellente connaissance des besoins opérationnels, mais aussi des capacités technologies dans les détails le plus possible. Les bons choix de départ, en ce qui concerne les technologies, ne sont pas des questions purement "techniques". À mon avis, ll n'y a peu de questions quoi soient purement techniques, et le gestionnaire du projet devrait lui-même maîtriser ces aspects.
La technologie n'est et ne sera que le véhicule, mais comment se rendre à destination si celle-ci n'est pas adaptée?
Encore trop de gestionnaires de projet délèguent complètement cette partie sous prétexte de ne rien comprendre en technologie. D'ailleurs, il y a quelques mois, j'ai lu un article à ce sujet dans le journal des affaires comme quoi la technologie intéressait peu sinon pas la gestion. Et pourtant...
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