Juste un petit mot rapide pour vous dire que je viens de réaliser que les présentations électroniques ont été ajoutées au site de la 8ième conférence internationale internet pour le droit.
Plusieurs de ces présentations étaient très intéressantes pour notre domaine d'intérêt.
Aussi , à écouter : la présentation d'Isabelle Pilon concernant les services du CAIJ, fait dans le cadre de la conférence "Librairies Without Borders" tenue à Toronto récemment.
à bientôt
mercredi 23 janvier 2008
vendredi 7 décembre 2007
Trier les décisions par les plus souvent citées
Nouveauté dans Canlii!!! Vous pouvez désormais trier vos résultats par décision les plus souvent citées...
Cette équipe ne cesse d'impressionner...Ce serait bien un jour de voir apparaître un lien CanliiLabs...
Cette équipe ne cesse d'impressionner...Ce serait bien un jour de voir apparaître un lien CanliiLabs...
mercredi 5 décembre 2007
Le nouveau code de procédure en version logiciel
L'éditeur Wilson Lafleur annonçait la sortie hier de son populaire cartable de formulaires de procédures en version logiciel permettant de générer les procédures en format électronique.
On s'y attendait un peu et il nous semble qu'il y avait définitivement là un marché qui tardait à être comblé.
Je me permet un commentaire: les avocats ont déjà beaucoup de logiciels et d'outils à maîtriser. Installation, maintenance, mise à jour des licences, maîtrise d'un autre logiciel ou CD en provenance d'un éditeur juridique...
Pourquoi ne pas offrir plutôt un site web comme sur ce site (on peut ici créer des mises en demeure), qui permettrait simplement de générer des procédures en format électronique avec l'aide d'un formulaire web?
Mais surtout, pourquoi ne pas simplement vendre les modèles de procédures en format électronique de façon à ce qu'on puisse les publier dans nos outils ou intranet respectifs, le tout pour nous permettre de maîtriser notre façon d'organiser et présenter les informations utiles selon notre pratique (voir mon billet du 28 octobre 2007)?
A mon humble avis, ce type d'offre (logiciel) est de moins en moins d'actualité et passe à côté de certains besoins qui nous semblent évident.
On s'y attendait un peu et il nous semble qu'il y avait définitivement là un marché qui tardait à être comblé.
Je me permet un commentaire: les avocats ont déjà beaucoup de logiciels et d'outils à maîtriser. Installation, maintenance, mise à jour des licences, maîtrise d'un autre logiciel ou CD en provenance d'un éditeur juridique...
Pourquoi ne pas offrir plutôt un site web comme sur ce site (on peut ici créer des mises en demeure), qui permettrait simplement de générer des procédures en format électronique avec l'aide d'un formulaire web?
Mais surtout, pourquoi ne pas simplement vendre les modèles de procédures en format électronique de façon à ce qu'on puisse les publier dans nos outils ou intranet respectifs, le tout pour nous permettre de maîtriser notre façon d'organiser et présenter les informations utiles selon notre pratique (voir mon billet du 28 octobre 2007)?
A mon humble avis, ce type d'offre (logiciel) est de moins en moins d'actualité et passe à côté de certains besoins qui nous semblent évident.
mardi 4 décembre 2007
Moteurs d'indexation (suite)
Pour faire suite à mon billet du 22 novembre dernier, je suis tombé hier sur un article publié dans la revue KmWorld d'août 2007 intitulé "Taking control of the e-discovery process" .
On parle ici de l'utilisation de certaines technologies d'indexation pour préparer une production documentaire, mais aussi pour étudier la production de la partie adverse. Au fond, ce qui n'est pas si bête, en autant que le format des documents électroniques puissent être indexables (ex: image .tif), sans quoi il faudra songer à un tiers logiciel (ex: Acrobat Capture) pour rendre ces documents indexables par l'entremise d'une reconnaissance de texte (OCR).
Je ne veux pas m'entretenir plus longtemps au sujet de la production documentaire en elle-même, mais seulement revenir sur le fait qu'une bonne technologie d'indexation pourra servir potentiellement à plusieurs usages:
1) Offrir un moteur de recherche à vos recherchistes (ou pour tous vos utilisateurs) sur le contenu non-structuré dans votre organisation (ex: répertoires partagés);
2) Devenir une composante à intégrer à votre système de gestion des connaissances pour indexer vos documents (si vous pouvez déterminer le moteur d'indexation pour votre système);
3) Aider à la production ou à l'étude d'une production documentaire dans le cadre d'un litige.
Toutefois, pour l'intégration d'un moteur comme composante à un autre système, il faudra s'assurer que la technologie d'indexation est disponible aussi en version SDK.
Il y a un avantage à cela, chacun des moteurs ne fonctionne pas de la même façon et les utilisateurs doivent savoir les maîtriser tous (en plus de ceux q'on retrouve dans les outils payant comme QL). Par exemple, si dans vos divers projets, les mêmes opérateurs avancés de recherche sont disponibles, via une même technologie, ça me semble un plus pour tout le monde. Cela représente aussi une façon de rentabiliser vos achats informatiques en favorisant l'emploi d'une seule technologie. Parce qu'un moteur d'indexation, c'est un moteur d'indexation, que l'on traite de documents électroniques pour un projet de GS ou pour l'aide à étude d'une production documentaire.
PS: Évidement, à en lire l'article en question on pourrait, avec de tels outils, faire des productions documentaires sans avoir à revoir les documents du tout...bien sûr, bien sûr...mais c'est à vos risques...Encore une fois, la meilleure suggestion qu'on puisse donner est de ne pas confondre technologie et magie ...
On parle ici de l'utilisation de certaines technologies d'indexation pour préparer une production documentaire, mais aussi pour étudier la production de la partie adverse. Au fond, ce qui n'est pas si bête, en autant que le format des documents électroniques puissent être indexables (ex: image .tif), sans quoi il faudra songer à un tiers logiciel (ex: Acrobat Capture) pour rendre ces documents indexables par l'entremise d'une reconnaissance de texte (OCR).
Je ne veux pas m'entretenir plus longtemps au sujet de la production documentaire en elle-même, mais seulement revenir sur le fait qu'une bonne technologie d'indexation pourra servir potentiellement à plusieurs usages:
1) Offrir un moteur de recherche à vos recherchistes (ou pour tous vos utilisateurs) sur le contenu non-structuré dans votre organisation (ex: répertoires partagés);
2) Devenir une composante à intégrer à votre système de gestion des connaissances pour indexer vos documents (si vous pouvez déterminer le moteur d'indexation pour votre système);
3) Aider à la production ou à l'étude d'une production documentaire dans le cadre d'un litige.
Toutefois, pour l'intégration d'un moteur comme composante à un autre système, il faudra s'assurer que la technologie d'indexation est disponible aussi en version SDK.
Il y a un avantage à cela, chacun des moteurs ne fonctionne pas de la même façon et les utilisateurs doivent savoir les maîtriser tous (en plus de ceux q'on retrouve dans les outils payant comme QL). Par exemple, si dans vos divers projets, les mêmes opérateurs avancés de recherche sont disponibles, via une même technologie, ça me semble un plus pour tout le monde. Cela représente aussi une façon de rentabiliser vos achats informatiques en favorisant l'emploi d'une seule technologie. Parce qu'un moteur d'indexation, c'est un moteur d'indexation, que l'on traite de documents électroniques pour un projet de GS ou pour l'aide à étude d'une production documentaire.
PS: Évidement, à en lire l'article en question on pourrait, avec de tels outils, faire des productions documentaires sans avoir à revoir les documents du tout...bien sûr, bien sûr...mais c'est à vos risques...Encore une fois, la meilleure suggestion qu'on puisse donner est de ne pas confondre technologie et magie ...
samedi 1 décembre 2007
Une formation annoncée en gestion des connaissances
Je viens de trouver une formation qui sera donnée par l'université Laval dans notre domaine d'intérêt, soit en gestion des connaissances. La formation en question sera d'une durée d'une journée et sera offerte à Québec et à Montréal au printemps prochain...
samedi 24 novembre 2007
Mise en ligne du catalogue de la bibliothèque Prince Rupert Public Library
Le 5 novembre dernier, la bibliothèque "Prince Rupert Public Library" de la Colombie-Britannique annonçait la mise en ligne de son catalogue avec le logiciel Open Source Evergreen. Cet ouverture constitue un pilote, les bibliothèques publiques de la Colombie-Britannique ayant adopté un plan sur cinq ans pour l'implantation progressive de cette solution dans tout leur réseau.
jeudi 22 novembre 2007
L'indexation plein texte des documents
Je vais entreprendre dans ce billet une petite analyse d'un sujet qui n'est pas simple en soi, mais qu'il faut bien tenter de démêler... Au fur et à mesure que je pourrai approfondir le sujet, j'irai apporter quelques ajouts et modifications à ce texte. Aussi, vos commentaires seraient fortement appréciés .Voici mes découvertes à ce jour:
1) D'abord celui qui est inclut dans le système d'exploitation Windows;
2) Les deskstops;
3) Les composantes d'indexation fournies avec les systèmes de gestion documentaire;
4) Les systèmes d'indexation pour entreprise.
1) Le moteur d'indexation inclut dans votre système d'exploitation Windows
Cliquez sur le bouton droite de la souris lorsque vous êtes sur un répertoire, normalement vous devriez y trouver une fonction recherche, et plus particulièment, une fonction de recherche dans le plein texte. Cette recherche est généralement peu performante et offre peu de capacité, c'est pourquoi il existe d'autres outils plus sophistiqués, bien que Windows ai apporté certaines améliorations à ce niveau avec son dernier système d'exploitation Vista.
2) Les deskstops;
Voici trois grands acteurs dans ce domaine:
-Google Desktop;
-Exalead Desktop;
-Copernic Desktop
Premier constat, ils sont tous gratuits. Deuxième constat, il semble bien aujourd'hui que GoogleDesktop pose certains problèmes de sécurité. Il est crucial évidemment de lire les Règles de Confidentialité de Google Desktop avant d'entreprendre son installation, particulièrement si on envisage son utilisation dans un contexte professionnel. Pour ces raisons, nous n'iront pas plus loin avec cette option.
Copernic Desktop est un outil tout simplement remarquable quant à sa vitesse d'indexation, sa recherche, ses nombreuses possibilités et il semble assurer une meilleure protection au niveau de la sécurité. D'ailleurs, ce petit outil de chez nous, est reconnu parmi les meilleurs si l'on en croit certaine étude sur le sujet. Il permet d'indexer votre boîte Outlook, offre la surbrillance dans les documents et peut également indexer les répertoires dont vous avez accès via votre machine de la façon suivante:
Outils>Options>Fichiers:
L'inconvénient est que ce type d'approche nécessite une installation et un paramétrage par poste. Pour une moyenne organisation, cela ne sera pas l'idéal. Il faudra donc chercher des solutions un peu plus loin.
3) Les composantes d'indexation fournies avec votre système de gestion documentaire (GD);
Bien sûr si vous travaillez dans une grande organisation, il y a de bonnes chances que vous soyez déjà muni d'un indexeur de documents par l'entremise de votre système de gestion documentaire interne. Cela étant, il faudra bien que les documents soient archivés dans le système en question pour les retrouver et non sur le poste des employés...
Le logiciel souvent rencontré en milieu juridique est Hummingbird racheté récemment par la compagnie OpenText. Ce type d'outil est souvent une grosse quincaillerie qui doit être bien paramétré avec budget à l'appui pour consultant et tout...Le problème, à mon humble avis, avec les grands noms de l'industrie, est le fait que leurs contrôles passent d'une main à l'autre, et il devient diffiçile de suivre ou influencer l'évolution de l'outil. Mais habituellement, ce type de système offre une excellente indexation plein texte avec de bons opérateurs de recherche. Ces systèmes par contre, deviendront rapidement un entrepôt de documents trop grand pour offrir une recherche efficace pour vos utilisateurs dans l'esprit d'un projet de gestion des connaissances.
Sans trop déborder de mon sujet initial, il existe aujourd'hui quelques très bons outils de GD conçus par des firmes de plus petites tailles mais stables et crédibles. Il existe aussi quelques systèmes complets en Open Source. Bref, la clé du succès repose essentiellement sur le service et le soutien que vous pourrez obtenir. Sans aller plus loin, ce volet ne peut être étudié qu'en surface ici pour l'instant étant donné qu'il s'agit d'un sujet vaste...
4) Les systèmes d'indexation pour l'entreprise
Il existe plusieurs moteurs d'indexation payant, qui sont parfois intégrés comme une composante à un système de gestion documentaire. D'autres fois, ils sont utilisés seuls pour indexer votre contenu d'entreprise sans le soutien d'une basé de données. Pour n'en nommer que quelques-uns:
-Vivisimo
-Google enterprise
-Autonomy (anciennement Verity mais racheté par Autonomy...)
-Isys
-Recommind
Il existe divers types de moteurs d'indexation ayant pour but de vous permettre de chercher dans le corps de vos documents:
1) D'abord celui qui est inclut dans le système d'exploitation Windows;
2) Les deskstops;
3) Les composantes d'indexation fournies avec les systèmes de gestion documentaire;
4) Les systèmes d'indexation pour entreprise.
1) Le moteur d'indexation inclut dans votre système d'exploitation Windows
Cliquez sur le bouton droite de la souris lorsque vous êtes sur un répertoire, normalement vous devriez y trouver une fonction recherche, et plus particulièment, une fonction de recherche dans le plein texte. Cette recherche est généralement peu performante et offre peu de capacité, c'est pourquoi il existe d'autres outils plus sophistiqués, bien que Windows ai apporté certaines améliorations à ce niveau avec son dernier système d'exploitation Vista.
2) Les deskstops;
Voici trois grands acteurs dans ce domaine:
-Google Desktop;
-Exalead Desktop;
-Copernic Desktop
Premier constat, ils sont tous gratuits. Deuxième constat, il semble bien aujourd'hui que GoogleDesktop pose certains problèmes de sécurité. Il est crucial évidemment de lire les Règles de Confidentialité de Google Desktop avant d'entreprendre son installation, particulièrement si on envisage son utilisation dans un contexte professionnel. Pour ces raisons, nous n'iront pas plus loin avec cette option.
Copernic Desktop est un outil tout simplement remarquable quant à sa vitesse d'indexation, sa recherche, ses nombreuses possibilités et il semble assurer une meilleure protection au niveau de la sécurité. D'ailleurs, ce petit outil de chez nous, est reconnu parmi les meilleurs si l'on en croit certaine étude sur le sujet. Il permet d'indexer votre boîte Outlook, offre la surbrillance dans les documents et peut également indexer les répertoires dont vous avez accès via votre machine de la façon suivante:
Outils>Options>Fichiers:
L'inconvénient est que ce type d'approche nécessite une installation et un paramétrage par poste. Pour une moyenne organisation, cela ne sera pas l'idéal. Il faudra donc chercher des solutions un peu plus loin.
3) Les composantes d'indexation fournies avec votre système de gestion documentaire (GD);
Bien sûr si vous travaillez dans une grande organisation, il y a de bonnes chances que vous soyez déjà muni d'un indexeur de documents par l'entremise de votre système de gestion documentaire interne. Cela étant, il faudra bien que les documents soient archivés dans le système en question pour les retrouver et non sur le poste des employés...
Le logiciel souvent rencontré en milieu juridique est Hummingbird racheté récemment par la compagnie OpenText. Ce type d'outil est souvent une grosse quincaillerie qui doit être bien paramétré avec budget à l'appui pour consultant et tout...Le problème, à mon humble avis, avec les grands noms de l'industrie, est le fait que leurs contrôles passent d'une main à l'autre, et il devient diffiçile de suivre ou influencer l'évolution de l'outil. Mais habituellement, ce type de système offre une excellente indexation plein texte avec de bons opérateurs de recherche. Ces systèmes par contre, deviendront rapidement un entrepôt de documents trop grand pour offrir une recherche efficace pour vos utilisateurs dans l'esprit d'un projet de gestion des connaissances.
Sans trop déborder de mon sujet initial, il existe aujourd'hui quelques très bons outils de GD conçus par des firmes de plus petites tailles mais stables et crédibles. Il existe aussi quelques systèmes complets en Open Source. Bref, la clé du succès repose essentiellement sur le service et le soutien que vous pourrez obtenir. Sans aller plus loin, ce volet ne peut être étudié qu'en surface ici pour l'instant étant donné qu'il s'agit d'un sujet vaste...
4) Les systèmes d'indexation pour l'entreprise
Il existe plusieurs moteurs d'indexation payant, qui sont parfois intégrés comme une composante à un système de gestion documentaire. D'autres fois, ils sont utilisés seuls pour indexer votre contenu d'entreprise sans le soutien d'une basé de données. Pour n'en nommer que quelques-uns:
-Vivisimo
-Google enterprise
-Autonomy (anciennement Verity mais racheté par Autonomy...)
-Isys
-Recommind
-Sinequa
Encore une fois, le but ici n'est pas de faire une étude exhaustive de ces différents produits. Le coût pour l'achat et l'installation de tel produit est un facteur à considérer...et il existe différentes approches pour facturer le client (par année, nombre de documents, par licence...).
Un conseil ici, tant qu'à débourser des sommes importantes pour l'achat de ce type de technologie, aussi bien s'assurer que les 5 points suivants sont bien adressés:
1) Indexation de tous les types de document;
2) Disponibilité d'opérateur avancé de recherche tel que NEAR (et non seulement AND, OR, NOT, "expression");
3) Surbrillance pour tous les types de document via un filtre htlm;
4) Possibilité d'affiner une recherche (chercher dans une liste de résultat préconstituée)
5) Notification sur recherche
Par contre, on commence à voir apparaître d'autres moteurs d'indexation gratuit qui peuvent être très intéressants pour une petite ou moyenne entreprise. Bien sûr, il faudra prévoir une installation et un paramétrage puisque le tout devra être installé au niveau du serveur, mais en terme de coût de revient, cette option pourrait bien s'avérer très intéressante:
1) Omnifind...IBM et Yahoo
J'ai installé cette version gratuite, et j'ai monté une petite interface de recherche qui se présente comme une simple page web accessible à partir de plusieurs postes...ouf...ça ouvre bien des possibilités. Voici l'interface de recherche que j'ai préparée dans un format très simple à la Google ou yahoo:
Vous pouvez lire aussi le billet suivant sur ce sujet auquel je partage les commentaires. Cet outil est limité à 500 000 documents...mais il y a là tout de même une bonne marge de manoeuvre.
Avec un peu d'imagination, si vous avez des bureaux situés dans différentes régions , il me semble bien qu'il y a quelques choses à faire...
2) Microsoft Search Server Express:
Suivant un modèle semblable, Microsoft a annoncé récemment qu'il préparait sa contre-offre gratuite pour occuper sa part du marché...Son produit est actuellement disponible en version Beta, et promet d'être très intéressant aussi :
-Alerte courriel ou RSS sur recherche
-Sans limite concernant le nombre de documents.
On reconnaît un sharepoint allégé.
Il faut espérer que la concurrence puisse continuer à bien nous servir de cette façon...
En terminant, un système d'indexation de documents n'est pas une solution de gestion des connaissances en soi. Il ne peut être considéré qu'en tant que composante à un projet de gestion des connaissances.
Bien sûr, je présente les choses ici en présumant, comme c'est souvent le cas , qu'il faut travailler avec un budget très restreint (ce qui rend plus difficile la chose et demande un peu plus d'imagination...), mais le mieux reste de songer à un produit spécialisé couplant base de données ET un indexeur plein texte. Peut-être prévoir un peu plus de ressources et envisager ce projet davantage comme un investissement.
Nous y reviendrons...
Encore une fois, le but ici n'est pas de faire une étude exhaustive de ces différents produits. Le coût pour l'achat et l'installation de tel produit est un facteur à considérer...et il existe différentes approches pour facturer le client (par année, nombre de documents, par licence...).
Un conseil ici, tant qu'à débourser des sommes importantes pour l'achat de ce type de technologie, aussi bien s'assurer que les 5 points suivants sont bien adressés:
1) Indexation de tous les types de document;
2) Disponibilité d'opérateur avancé de recherche tel que NEAR (et non seulement AND, OR, NOT, "expression");
3) Surbrillance pour tous les types de document via un filtre htlm;
4) Possibilité d'affiner une recherche (chercher dans une liste de résultat préconstituée)
5) Notification sur recherche
Par contre, on commence à voir apparaître d'autres moteurs d'indexation gratuit qui peuvent être très intéressants pour une petite ou moyenne entreprise. Bien sûr, il faudra prévoir une installation et un paramétrage puisque le tout devra être installé au niveau du serveur, mais en terme de coût de revient, cette option pourrait bien s'avérer très intéressante:
1) Omnifind...IBM et Yahoo
J'ai installé cette version gratuite, et j'ai monté une petite interface de recherche qui se présente comme une simple page web accessible à partir de plusieurs postes...ouf...ça ouvre bien des possibilités. Voici l'interface de recherche que j'ai préparée dans un format très simple à la Google ou yahoo:
Vous pouvez lire aussi le billet suivant sur ce sujet auquel je partage les commentaires. Cet outil est limité à 500 000 documents...mais il y a là tout de même une bonne marge de manoeuvre.
Avec un peu d'imagination, si vous avez des bureaux situés dans différentes régions , il me semble bien qu'il y a quelques choses à faire...
2) Microsoft Search Server Express:
Suivant un modèle semblable, Microsoft a annoncé récemment qu'il préparait sa contre-offre gratuite pour occuper sa part du marché...Son produit est actuellement disponible en version Beta, et promet d'être très intéressant aussi :
-Alerte courriel ou RSS sur recherche
-Sans limite concernant le nombre de documents.
On reconnaît un sharepoint allégé.
Il faut espérer que la concurrence puisse continuer à bien nous servir de cette façon...
En terminant, un système d'indexation de documents n'est pas une solution de gestion des connaissances en soi. Il ne peut être considéré qu'en tant que composante à un projet de gestion des connaissances.
Bien sûr, je présente les choses ici en présumant, comme c'est souvent le cas , qu'il faut travailler avec un budget très restreint (ce qui rend plus difficile la chose et demande un peu plus d'imagination...), mais le mieux reste de songer à un produit spécialisé couplant base de données ET un indexeur plein texte. Peut-être prévoir un peu plus de ressources et envisager ce projet davantage comme un investissement.
Nous y reviendrons...
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