L'utilisation du courriel est devenu problématique à plusieurs niveaux. Tout est en place pour être déranger sans cesse dans notre concentration avec, entre autre, la petite fenêtre Outlook, nous avisant qu'un courriel, peut-être important, vient d'entrer dans notre boîte. Il suffit d'un clique pour répondre, plus le temps d'y réfléchir! Plusieurs études démontrent aujourd'hui l'inefficacité de l'utilisation que l'on fait de cette technologie et il y aurait même des risques au niveau de la santé des individus...(selon une étude récente,1 personne sur 3, se dit souffrir du "stress du courriel"...28% des personnes sondées se disent "dirigées" par leur courriel et par la nécessité de répondre le plus rapidement possible...)
Il faut remettre de l'ordre dans tout ça... Proposer une directive simple pour clarifier ce qui, en terme d'information, devrait être diffusée sur l'intranet, ce qui devrait plutôt être diffusée via le système de gestion des connaissances et ce qui devrait faire l'objet d'une distribution par courriel. Les employés doivent savoir ou se trouve l'information dans l'organisation et pour cela, il faut indiquer et rappeler à quoi chacun des outils doit servir.
Avant l'air du numérique, quand il y avait une urgence, on plaçait le document sur la chaise de l'employé (Courriel-distribution). Si l'information était d'un intérêt général, on l'a partageait sur le babillard (diffusion). Si l'information était d'intérêt spécifique, mais non urgente, elle était placée dans le pigeonnier. Au fond ce n'était peut-être pas si bête...et c'est une bonne piste de réflexion pour établir et mettre en place une directive quant à l'utilisation des technologies. Avec le flot d'information qui transite maintenant, il faut à mon avis adopter une directive pour le bénéfice de tous.
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