Récupérer les documents de formation

Bien entendu, il arrive que les employés reçoivent de la formation à l'externe. Évidement, les documents qui y sont distribués peuvent s'avérer utiles à conserver et partager avec les autres membres de l'organisation. Pourquoi ne pas les archiver et les classifier dans votre système de gestion des connaissances?

Pour se faire, le plus simple est d'exiger à votre personnel, qui ira suivre la formation, de demander directement à l'auteur la possibilité d'obtenir une copie électronique du document de formation avec une autorisation de publier dans votre système interne.

Par contre, dans les faits, il y a bien des chances que cette petite exigence soit difficile à faire respecter.

Peut-être plutôt proposer que la personne en charge du projet de GS, ou son équipe, assume la responsabilité de faire le suivi pour obtenir les documents en question et l'autorisation de publier auprès de l'auteur? Ou peut-être encore faire en sorte que la personne en charge de payer les comptes puisse envoyer un simple formulaire modèle pour demander les documents à l'auteur ainsi que la demande d'autorisation? Bref, il suffit de trouver un moyen pour savoir qui ira, ou est allé, à une formation et ajouter une étape supplémentaire à nos processus actuels pour effectuer ce suivi.

Je me suis amusé à chercher une façon ultra simple de créer une base de donnée pour nous préparer à faire ce suivi. Pour ceux qui ont un soutien informatique limité, j'ai trouvé Zoho Creator qui permet de générer une base de donnée en ligne...: http://www.zoho.com/

Diffiçile de faire plus simple comme outil et c'est gratuit!

Mon projet était de faire un petit outil simple pour ce type de besoin qui présenterait un formulaire web à un employé qui désirerait obtenir l'autorisation de son employeur d'aller à une formation. Les informations du formulaire pourraient par la suite être récupérées pour faire notre suivi mentionné plus haut.

Zoho, permet très simplement de monter des bases de données, entre autre, privées ou public pour différents besoins personnalisés. ATTENTION, il faut savoir et garder à l'esprit que ce type de système conserve vos données sur des serveurs situés à l'externe, mais puisqu'ici on ne parle pas d'information très stratégiques à votre organisation, on peut penser que cette façon de faire sera sans danger apparent.

1) Cliquez sur l'image ci-dessous pour voir mon formulaire:


2) Après que l'employé ai rempli un formulaire de demande, l'administrateur du projet peut même être notifié par courriel de la façon suivante:


Il existe également un petit tutoriel sur ce module.

À vous de voir comment coller ses idées à vos processus déjà en place.