Comme vous le savez, le problème au départ d'un projet du gestion du savoir est le fait que cela prend quelques mois, voir quelques années, avant d'avoir une base documentaire intéressante à offrir en consultation. Évidemment, si votre projet contient peu de chose, il suscitera aussi peu d'intérêt et les gens ne penseront pas à verser leurs documents d'intérêt.
Si le message de la gestion est clair et que tout le monde collabore naturellement, cela serait l'idéal....mais il y a bien des chances que les plus jeunes aient tendance à hésiter et les séniors, moins enclins à s'intéresser à ce type de projet, oublient simplement... Par où commencer?
-Nous proposions dans un autre billet, de lier l'évaluation d'un employé à sa contribution au projet;
Des façons détournées ou idées pour effectuer du contrôle de qualité:
-Une personne pourrait être responsable de vérifier les dossiers à leur fermeture, pour s'assurer qu'ils ne contiennent pas des documents d'intérêt pour la gestion du savoir, avant leur archivage;
- Une personne du projet pourrait assister aux réunions d'équipe pour s'assurer que rien d'important n'échappe au projet;
- Certains juristes ont probablement constitués leurs propres répertoires de documents d'intérêt;
- Pourquoi ne pas instituer un prix annuel aux contributeurs méritants;
- Afficher dans l'interface du projet: le contributeur du mois!
- Ajouter aux tâches des assistant(e)s, le rôle de transférer certains types de document (ex: tous les assistant(e)s des avocats seniors doivent transférer les opinions et procédures rédigés;
-Une recherche comportant le "nom de votre firme" ou "organisation" dans www.Canlii.org , suivi d'un tri sur date (pour consulter les plus récentes décisions), vous permettrait de connaître les nouvelles décisions rendues dans un de vos dossiers. Et donc, vous pourriez demander les procédures déposés à l'avocat ayant plaidé (figurant au bas de la décision).
Évidemment, s'il y a moyen d'obtenir la procédure avant son dépôt à la cour où le jour de l'audition, c'est encore mieux. L'idée est de trouver une façon d'être informé, et tant mieux s'il y a un moyen interne (ex: un tableau des auditions). Mais parfois, en raison de la taille de l'organisation, ce n'est pas si évident.
- Tenter d'inculquer la notion suivante à vos utilisateurs: à la réception d'un nouveau dossier, une bonne pratique imposerait de prendre 5 minutes, avant de débuter toute rédaction, pour vérifier s'il n'y aurait pas des antécédents dans le projet de gestion du savoir concernant le sujet relatif à ce dossier. Si rien n'est trouvé, c'est que cette rédaction à venir devrait faire l'objet d'une contribution au projet.
-Une recherche comportant le "nom de votre firme" ou "organisation" dans www.Canlii.org , suivi d'un tri sur date (pour consulter les plus récentes décisions), vous permettrait de connaître les nouvelles décisions rendues dans un de vos dossiers. Et donc, vous pourriez demander les procédures déposés à l'avocat ayant plaidé (figurant au bas de la décision).
Évidemment, s'il y a moyen d'obtenir la procédure avant son dépôt à la cour où le jour de l'audition, c'est encore mieux. L'idée est de trouver une façon d'être informé, et tant mieux s'il y a un moyen interne (ex: un tableau des auditions). Mais parfois, en raison de la taille de l'organisation, ce n'est pas si évident.
- Tenter d'inculquer la notion suivante à vos utilisateurs: à la réception d'un nouveau dossier, une bonne pratique imposerait de prendre 5 minutes, avant de débuter toute rédaction, pour vérifier s'il n'y aurait pas des antécédents dans le projet de gestion du savoir concernant le sujet relatif à ce dossier. Si rien n'est trouvé, c'est que cette rédaction à venir devrait faire l'objet d'une contribution au projet.
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